Zde je ne zcela nereálná situace: Představte si, že správa vaší doručené pošty v poslední době zabírá tolik času a energie, že se začínáte cítit, jako by to tak prostě mělo být. Tyto e-mailové triky, které vidíte online, se na vaši situaci nikdy nevztahují, protože spisovatelé nemohou pochopit složité podrobnosti o vaší konkrétní práci nebo odpovědnosti, které s ní souvisejí.
Pokud to zní dobře, je pravděpodobné, že podceňujete, jak se vaše e-mailová adresa vymkla kontrole. Ve skutečnosti je možné, že vaše doručená pošta je v režimu úplného vzteku a obviňujete se ze své nespravedlnosti, když se můžete problému úplně vyhnout. Přečtěte si o některých známkách, že nejste sami ve svých zápasech, plus způsoby, jak je opravit!
Pamatujte: Můžete převzít kontrolu.
1. Získáte více e-mailů, než na které můžete odpovědět
Proč je to tak, že pokaždé, když odpovíte na jednu zprávu, objeví se dalších 10? V minulosti jste strávili hodiny časem procházením a odpovídáním, jen abyste zaostávali nad skutečnými akčními položkami ve vašem seznamu úkolů a čekali na vaši pozornost. Neexistuje žádná zdravá rovnováha mezi pobytem v aktuálním stavu a dobře se starat o všechno ostatní ve vašem životě. Možná váš vztah s doručenou poštou prostě není to, co bývalo.
Proč se to děje
Se svými e-maily zachází, jako by všechny měly stejnou váhu. Možná máte první zásilku, zásilku ven, na kterou reagujete na vše, co na vaši odpověď čekalo nejdéle, a pracujte až dodnes. Nebo možná máte poslední zásilku, první zásilku, kde začnete shora a pracujete dolů.
Jak to opravit
Je na čase, abyste zahájili prioritizaci zpráv podle naléhavosti. Pokládejte si tyto otázky pokaždé, když dostanete novou:
- Je to naléhavé?
- Jsou zde i další lidé, kteří jsou lépe připraveni na to?
- Vyžaduje odpověď?
- Je to odpověď, kterou často dáváte?
Pokud to není naléhavé, uložte jej na později. Nejedná se o TBD později, ale o skutečný čas, který nastavíte každý den, abyste prošli svou doručenou poštou. Pokud je to naléhavé, ale je zde mnoho lidí, kteří jsou lépe připraveni odpovědět - dejte mu několik minut a podívejte se, jestli to jeden z nich neudělá. Pokud není vyžadována žádná odpověď: neodpovídejte. A konečně, pokud se jedná o odpověď, kterou často dáváte, přemýšlejte o použití funkce jako Konzervované odpovědi v Gmailu nebo o vytvoření dokumentu, který bude mít všechny vaše šablony na jednom místě.
2. Dostáváte se příliš mnoho zpravodajů
Probudíte se každé ráno spoustou nepřečtených zpráv, včetně nejméně 30 různých zpravodajů (lámání titulků! Prodej! Nejlepší restaurace v této oblasti! Zprávy z průmyslu!). Ležíte v posteli, sotva otevřené oči a každý jeden prstem přímo do koše. Toto je nezbytná součást zkušenosti, říkáte si. Zaregistroval jsem se za ně a teď je to cena, kterou musím zaplatit.
Proč se to děje
Chápu to: Informační bulletiny jsou přitažlivé. S tolika skvělými tam venku, se snažíte vybrat, co je skutečně cenné z toho, co je prostě zajímavé . Pokaždé, když najdete nový denní výtah nebo týdenní dopis, který se zdá být opravdu užitečný, zeptáte se sami sebe, jestli jste si opravdu jistí, než předáte zlaté klíče do vaší doručené pošty - a vy jste. Takže se přihlásíte. Ale než to víte, a to i bez toho, abyste pro to měli smysl, toto předplatné se rychle stává dalším v dlouhé řadě deletů brzy ráno.
Jak to opravit
Zabraňte tomu, aby k tomu došlo úmyslným odhlášením. Pokaždé, když se přihlásíte k odběru novinek, dejte si zkušební týden. Pokud na konci týdne nejste nadšeni jej otevřít (nebo jste to ještě neudělali), odhlásit se. Žádné otázky. Vím, co si myslíte: Kdo má čas na to všechno? S aplikacemi jako Unroll.Me (pro informační bulletiny) a BoxBe (pro lidi) to děláte.
3. Často ztratíte e-mailové nitě nebo je úplně zapomenete
Pracujete s pěti dalšími spolupracovníky na připravovaném projektu a někdo zahájil vlákno, aby zjistil čas schůzek na příští týden. Pokud vezmete v úvahu všechny ostatní úkoly, které máte na svém talíři, zjistíte, že je v pořádku posunout tento malý plánovací detail až později - ještě lépe, když je konverzace rozvinutější a s čím musíte pracovat více. O pár hodin později jdete hledat zprávy a jsou pryč. Bez ohledu na to, jaké vyhledávací dotazy zkusíte.
Proč se to děje
Dvě možnosti: Vaše doručená pošta je příliš nepřehledná nebo příliš organizovaná. Mluvím o lidech, kteří se hned hned pod sluncem zbaví všeho, nebo hromadí tisíce a tisíce nepřečtených zpráv. Každý e-mail, který dostanete - od svého šéfa, vašeho souseda, vašeho partnera a babičky - je vyhozen do archivů nebo navždy sedět v doručené poště.
Jak to opravit
Je čas vyčistit doručenou poštu. Jeden den vyčlenil hodinu a věnuje se tomu, že nedělá nic jiného než třídění zpráv. Můžete: přesouvat vlákna do složek, používat značky, označovat hvězdičkou vše, co se potřebujete vrátit, podívat se na Boomerang nebo vyzkoušet některý z těchto úžasných nástrojů. Nevybírejte metodu pouze pro účely výběru, místo toho si vyberte metodu, o které víte, že pro vás má smysl. Možná budete muset vyzkoušet několik systémů, než najdete perfektní možnost, ale věřte mi, že pár hodin strávených tímto krokem vám v dlouhodobém horizontu ušetří tunu.
Pokud vám některý z těchto scénářů zní dobře, je to v pořádku. Je normální mít pocit, že vaše doručená pošta ovládá váš život. Ale to neznamená, že se musíte vzdát. Místo toho začněte problém řešit e-mailem e-mailem, dokud nebudete mít zpět kontrolu.
Máte nějaké triky pro správu e-mailů, které bych měl vyzkoušet a které nebyly zahrnuty? Tweet me @caroqliu a dejte mi vědět!
