Ve světě e-mailů může i ta nejmenší změna změnit vaši dobrou zprávu na fantastickou. Vyladění psaní pouze tad může být rozdíl mezi důležitým spojením stisknutím ikony koše nebo skutečně kliknutím na „Odpovědět“.
Jako někdo, kdo provozuje zcela virtuální organizaci s více než 120 zaměstnanci, jsem viděl více než můj spravedlivý podíl úžasných e-mailů - a zcela podřízených - a všiml jsem si, že mnohokrát, profesionalita zprávy (nebo nedostatek) z toho) je to, co mě nutí rozhodnout, zda pomoci odesílateli ven nebo ne.
Jaké jsou tedy tyto drobné změny, díky nimž mohou být vaše e-maily profesionálnější (a proto je mnohem pravděpodobnější, že vás dostanou, co chcete)? Zde je devět klíčových věcí, které byste měli mít na paměti.
1. Mít účelový řádek předmětu
Nezáleží na tom, komu posíláte e-maily, nikdy nenechávejte předmět prázdný nebo vágní (dívám se na vás, „Otázka“ nebo „Důležitá zpráva“). Trik má být co nejkonkrétnější, ale také udržet vaši linii kolem čtyř až devíti slov. Méně je více, ale mít něco, co by mělo začít, je zásadní - bude to lákat čtenáře, aby klikl na váš e-mail, a pomůže vám oběma najít to v doručené poště později.
Řádek vašeho předmětu může být také skvělým místem k objasnění dalších kroků. Zkuste přidat (Potřebujete do úterý), pokud existuje lhůta, (Ne-naléhavé), pokud to není citlivé na čas, nebo (Není vyžadována odpověď), pokud se jedná o e-mail FYI, na který nepotřebujete odpověď.
2. Napište svůj e-mail zpět
Pravděpodobně víte, že každý e-mail by měl mít výzvu k akci. Ať už vám to zasílá e-mailem v určitou dobu nebo uspořádá schůzku, chcete, aby čtenáři mohli snadno vědět, co musí udělat dál.
Ale mnoho lidí to drží v poslední větě zprávy. Místo toho, aby se vaše e-maily snadněji zpracovaly, vložte do první věty konkrétní dotaz a poté do následujících odstavců přidejte jakékoli informace, které potřebujete k jejich zálohování.
3. Podejte kontext
Při výzvě k akci nezapomeňte uvést nějakou větu, která nastaví kontext e-mailu („Toto je zpráva, kterou jsme projednali na minulém zasedání“ nebo „Toto mě navazuje na naši akci minulý pondělí“).
4. Využijte mezeru
To se rozhodně jeví jako neosvobozující, ale ve skutečnosti není neobvyklé přijímat e-maily bez přestávek mezi různými odstavci nebo novými myšlenkami. Nic není nepříjemnější než příjem e-mailu, který vypadá jako zeď textu, kde se spisovatel ani neobtěžoval rozdělit věty na malé, lépe zvládnutelné odstavce. Usnadněte čtenáři: Dejte svůj e-mail na začátek, (krátký) střed a konec.
5. Držte se jednoho písma
Používání neonových Comic Sans v e-mailu vás nezpůsobí nezapomenutelným, bude vás jen divit. Jinými slovy, vždy ponechte výchozí písmo a barvu e-mailu. Ve svém e-mailu také nepoužívejte více písem. K tomu často dochází náhodou, když lidé kopírují a vkládají informace z jiných webů, protože e-mailoví klienti, jako je Gmail, neodstraní formátování. Chcete-li tomu zabránit, stiskněte klávesu „shift + command + v“ namísto „command + v“, což způsobí, že text bude odpovídat formátování v e-mailu.
6. Tučné nebo podtržené - ale pouze v případě, že je to skutečně potřeba
Pokud váš e-mail obsahuje více než jeden velmi důležitý bod nebo otázku, použijte tučné nebo podtržené stránky, aby tyto části zprávy vynikly. Jen si dejte pozor na přespání s formátováním písma - nechcete, aby e-mail byl úplně kurzívou, tučně a podtržený.
7. Korektury všeho
Každý ví, že v e-mailech kontroluje pravopisné a gramatické chyby, ale zkontrolovali jste, zda jsou správně zadána data, názvy událostí, termíny a jména? V mém případě se vždycky cítím trochu naštvaný, když lidé vložili toto „l“ do „Lily“, aby to bylo „Lilly“.
8. Udržujte svůj podpis jednoduchý
Je hezké mít podpis, který je víc než jen vaše jméno, ale neměl by zabírat polovinu e-mailu. Vynechejte všechny dlouhé citace, odstavce s vaším životním příběhem, pokračujte v úryvcích, získáte představu. Stačí jen vaše jméno, vaše aktuální pozice a jeden nebo dva způsoby, jak vás kontaktovat (jako je e-mailová adresa a popis Twitteru s hypertextovými odkazy).
Další vedlejší poznámka: Viděl jsem překvapivé množství profesionálů, kteří na konci svých e-mailových podpisů vkládali náboženské citace, a to je rozhodně něco, na co se pečlivě zamyslet. Pamatujte, že pravděpodobně nevíte systémy víry většiny lidí, kterým posíláte e-maily, a nechcete, aby někdo odkládal kvůli něčemu, co je zcela pod vaší kontrolou.
9. Pokud je to nutné, použijte BCC
Namísto toho, aby někdo, kdo již není součástí konverzace, nechal vlákno, přesuňte tuto osobu do BCC (a ujistěte se, že jste jí dali vědět, až to uděláte!). Jednoduchý „přechod na BCC“ na začátku e-mailu by měl stačit, aby se všichni ujistili, že jsou na stejné stránce.
Posílání skvělých e-mailů je o zvládnutí malých nuancí, které si čtenář nemusí všimnout, ale podvědomě to ocení. Vyzbrojeni tímto seznamem jste o krok blíže k tomu, abyste byli pánem doručené pošty.
