Už není považováno za bláznivé nosit na pracovišti džíny nebo po několika hodinách u svého šéfa nápoje, ale pokud jde o používání emodži v e-mailu, linky se trochu rozmazají.
Může být obtížné orientovat se v in a profesionálních etiketách e-mailů. Ale je to pravděpodobně hlavní způsob, jak se spojit se svým šéfem a spolupracovníky (kromě toho, víte, osobně). A to znamená, že každá odeslaná zpráva má šanci udělat dobrý dojem … nebo špatný.
Zde je devět pravidel pracovního e-mailu, který musíte dodržovat - pokud chcete, aby vaše online reputace zůstala nedotčena.
1. Začněte řádkem předmětu
Pokud posíláte e-mail jednomu ze svých nadřízených, mějte na paměti, že pravděpodobně mají ve své doručené poště stovky zpráv.
Co dělá váš šéf s většinou z nich? Stiskněte klávesu Delete nebo je označte hvězdičkou pro pozdější použití (a nikdy je nečtěte). To znamená, že máte pouze jednu šanci upoutat jejich pozornost: lákavá linie předmětu může pomoci zajistit, aby ji skutečně otevřely.
2. Sledujte svá slova
Dostali jste někdy textovou zprávu, která skončila tečkou? Pokud ano, pravděpodobně jste si mysleli, že osoba, která vám ji poslala, byla na vás naštvaná (i když se opravdu jen snažili použít správnou interpunkci).
To proto, že druhy slov, která používáte, mohou někoho okamžitě uklidnit nebo rozrušit. Nepoužívejte slova jako „hej“ nebo „naléhavá“ a místo toho používejte „vy“ nebo „dnes“. (Zmatené? Další vysvětlení níže.)
3. Napište jako editor
Nemusíte psát vysokoškolský papír, ale to neznamená, že nejste tříděni. Špatná gramatika, pravopisné chyby a dokonce i nedostatek úvodu, těla a závěru vás znějí, jako byste se snažili dostat do složky doručené pošty, nebyli odpovědným zaměstnancem.
4. Buďte zdvořilí vůči času člověka
Pokud někomu pošlete e-mail, řekněte jim, proč jej odesíláte.
Pokud například připojujete prezentaci, řekněte jim přesně, jaké budou jejich další kroky (Potřebujete jejich souhlas? Chcete, aby přidali snímek?). Pokud se chystáte někoho do CC, řekněte jim, proč byli zahrnuti.
5. Používejte Emojis opatrně
Tady je to o emodži: Ne každý je jejich fanoušek. I když pracujete v neformálním prostředí, stále existuje značné procento pracující populace, která je považuje za neprofesionální. Neriskujte, pokud si nejste jisti, jak bude přijata.
6. Připojte přílohu
Zní to zjevně, ale všichni jsme se provinili tímto porušením e-mailu při více než jedné příležitosti.
Zkontrolujte před stisknutím tlačítka Odeslat: Připojili jste přílohu, o které jste řekli, že ji připojíte? (Řekněte to 10krát rychle.)
7. Nehmotné přihlášení (bez obvyklého „nejlepšího“)
Musíte ukončit svůj e-mail odhlášením, ale to neznamená, že musíte na konci každé zprávy říci „nejlepší“ nebo „děkovat“ (zejména pokud ve skutečnosti nemáte nic, za co byste měli být vděční).
Místo toho se rozhodněte pro pozdrav, který je profesionální, ale funkční. Zkuste „pozdravuje“, „s úctou“ nebo „brzy s vámi budu mluvit.“
8. Používejte profesionální podpis (i ve vašem telefonu)
Pokud jste právě vytvořili profesionální, dobře napsaný e-mail, proč byste ho chtěli ukončit „Odesláno z mého iPhone“? Místo toho si vyberte jednoduchý, poutavý podpis, který zahrnuje váš titul, vaše profily sociálních médií, váš web a možná i obrázek vaší tváře.
9. Vědět, kdy neposlat e-mail
Samozřejmě, bez ohledu na to, jak dobrá je vaše etiketa, je to všechno pro nic, pokud posíláte e-mailem něco, co by nemělo být.
Pokud například potřebujete od někoho rychlou odpověď, zavolejte jim. A pokud chcete požádat svého šéfa o navýšení, naplánujte si schůzku (tuto konverzaci nechcete mít přes e-mail).
Dokud budete dodržovat těchto devět pravidel, budete mít téměř vždy možnost nechat si e-maily přečíst a reagovat na ně. A hej, mohl bys udělat dobrý dojem na svého šéfa, když jsi u toho!
