E-mail nahradil hlemýžďový mail pro velké množství obchodních a osobních komunikací. Chcete-li poslat nejlepší e-maily, musíte si být vědom několika pravidel. E-mailová etiketová policie nepřijde po vás, pokud je nebudete následovat, ale jsou to pokyny, které vám pomohou vyhnout se chybám, jako je někoho urážet, když nemáte na mysli a nedorozumění jako urazení, když nemáte v úmyslu .
Tato základní pravidla e-mailové etikety nám pomáhají všem lépe komunikovat prostřednictvím e-mailu a vyplatí se je poznat.
01 z 25Podstoupit druhý pohled před odesláním zprávy
Zadejte jednou, podívejte se dvakrát a vyhněte se trápným e-mailům, které mají nesprávný text, jdou na nesprávného příjemce nebo příjemce. Tak:
- Pozastavit chvíli po dokončení e-mailu.
- Podívejte se na názvy příjemců.
- Přečtěte si e-mailovou zprávu.
Jen tehdy byste si měli vybratPoslat. Jednotka prevence stojí za kilo léku.
V Gmailu a několika dalších e-mailových službách můžete povolit funkci nevyžádané pošty, která vám umožní pár vteřin vrátit potenciální poškození i po odeslání chybného e-mailu. Pokud to není k dispozici, zkuste nechat pole Komu prázdné nebo zadáte svou vlastní e-mailovou adresu, takže vám připomínáme, abyste před odesláním konečně zvážili.
02 z 25Nepoužívejte výchozí, chcete-li odpovědět na všechny
Pokud je odpověď "Dobrá odpověď", je třeba odpovědět "Vše, co odpovídá". Je to v pořádku?
Buďte si vědomi doručené pošty příjemců a neposílejte svou odpověď lidem, kteří ji nepotřebují.
03 z 25Udržujte e-maily krátké
Nezastrašujte příjemce s příliš velkým množstvím textu. Spočítejte místo toho krátkou a snadno rozpoznatelnou zprávu.
04 z 25Použijte funkci Citace Judiciously
Myslíte si, že citovat originální text ve vašich e-mailových zprávách je spousta práce? To není. Někdy je pro kontinuitu důležité. Váš příjemce nemusí vědět, na co odpovídáte, ale pokud citujete část zprávy odesílatele ve své odpovědi, váš záměr je jasný.
Ve většině případů můžete zkopírovat část e-mailu odesílatele a poté ve své odpovědi zvolit možnost "Vložit jako citace" (nebo podobná rozptýlení). Pokud zpráva odesílatele byla dlouhá, obvykle nemusíte citovat celou věc.
05 z 25Psaní účinných e-mailových předmětů
Děláte hloupé chyby ve svých e-mailových předmětech? Klíčem k tomu, aby se vaše zprávy četly, se ukázalo, není být chytrý. Namísto toho se soustřeďte na to, že uvedete spodní řádek zprávy nebo shrnete zprávu. Nebuďte rozvážní a nechte zbytečné slova. Pokud chcete, aby příjemce podnikl nějakou akci, řekněte to v řádku předmětu.
06 z 25Vyčistěte e-maily před jejich předáním
Předávání e-mailů je skvělý způsob sdílení nápadů, ale ujistěte se, že původní myšlenka není ztracena v zmatení. Je naprosto správné použít těžkou ruku při úpravě částí e-mailových řetězců, které se nevztahují na příjemce přesměrování - pokud odstraněné části nezmění záměr zprávy.
07 z 25Když je v pochybnostech, posíláte e-mail s prostým textem, HTML není bohatý
Ne každý může přijímat vaše formátované e-maily. Někteří mohou být dokonce rozčileni. Být v bezpečí, spíše než litovat, tak pošlete emaily v prostém textu, pokud máte pochybnosti. To je zvláště důležité v podnikovém prostředí, kde může být čas omezen.
08 z 25Neposílejte e-maily
Jste pravděpodobně podezřelý, když vidíte v e-mailové schránce příliš překvapující e-mailový podvod. Nedopusťte chybu v předávání e-mailem jakéhokoli příběhu, který jste neprošetřili sám a potvrdil, že je pravda.
09 z 25Nepřetěžujte viry
Ujistěte se, že ne šíříte červy a viry prostřednictvím e-mailu nebo se chováte jako prostředek šíření spamu. To vše může být způsobeno škodlivými emaily. Naštěstí existuje ochrana: Používejte antivirový software, aktualizujte jej a bezplatně skenujte jednotlivé soubory.
- Top Windows Anti-Virus Software
- Top Mac Anti-Virus Software
- VirusTotal pro skenování souborů a adres URL online
Vysvětlete, proč předáte
Lepší komunikace vytváří lepší vztahy. Chcete-li předávat e-maily a odkazy způsobem, který sdílí relevantní informace a podporuje vztahy, které jsou uvedeny na e-mailu, proč si myslíte, že příjemce bude zajímavé informace shledat.
11 z 25Umožněte lidem vědět, že jejich e-mail byl přijat
Span filtry jsou vítaným doplňkem e-mailových služeb, ale nejsou perfektní. Někdy obdrží důležitý e-mail. Vyměňujte ostatní za záludný problém a dejte jim vědět, že jste dostali jejich e-mail.
12 z 25Zeptejte se před odesláním obrovských příloh
Nezakrývejte e-mailové systémy zasláním obrovských příloh nebo to pouze s povolením.
13 z 25Diskuse o jednom předmětu pouze za e-mail
Udělat svět méně matoucí. Pokuste se mluvit pouze o jednom předmětu na zprávu. U jiného tématu spusťte nový e-mail.
14 z 25Punctuation Matters
Čárka, dvojtečka, pomlčka a středník - všechny existují z nějakého důvodu: usnadňují pochopení smyslu věty. Nestavte život obtížnější a možná i méně zajímavý pro příjemce vašich e-mailů. Dávejte pozor na interpunkci.
15 z 25Použijte zkresleně zkratky
DYK? Ne každý zná každou zkratku, a tyto zkratky nešetří tolik času. Použijte tedy jen málo akronymů a pouze pokud jste si jisti, že příjemce zná svůj význam. Je to hrubé, aby někdo spustil vyhledávání ve vašem e-mailu.
16 z 25Změna velikosti obrázků na Handy Proportions pro e-maily
Když vaše fotky vypadají dobře ve vašem e-mailu, vypadáte dobře. Udržujte své přiložené e-mailové obrázky ne větší než obrazovka, změňte je ve stylu - online a zdarma.
17 z 25Psaní ve všech čepicích je křik
Neříkejte v e-mailech, pokud nemáte v úmyslu. Text nastavený všemi velkými písmeny je chápán jako křik a je také obtížné číst.
18 z 25Buďte opatrní s ironií v e-mailech
Né vážně! Myslím to vážně. Upřímně řečeno!
Médium, které nabízí malý kontext, jako je e-mail, není vhodná pro ironii a sarkasmus, i když znáte příjemce.
19 z 25Chyť Typos tiskem e-mailů
Důležité, formální e-maily nebo milostné dopisy s výkyvy kariéry vytiskněte předtím, než kliknetePoslat.
Na tištěné kopii a tužku v ruce můžete často najít typy nebo nesprávné čárky, které jste vy nebo váš kontrolor pravopisu chytil. Uložená úloha / vztah může být vaše vlastní.
20 z 25Nastavte hodiny systému
Ujistěte se, že neposíláte zprávy od roku 1981 nebo 3078.
21 z 25Když jste v pochybnosti, konče e-maily s "díky"
Pokud nevíte, jak se na konci e-mailu rozloučit, existuje jedna věc, která bude téměř vždy vhodná. Dík.
22 z 25Kde dát svůj podpis
Bez řádku, který říká "podepsat tady", jak se rozhodnete, kam umístit svůj e-mailový podpis? Umístěte jej přímo pod konec textu.
23 z 25Přečtěte si "Jak to v písemné formě?" Použijte "To"
Všimli jste si, jak lidé, kteří dobře rozumějí, když je budete poslouchat, se stanou tajemnými a hloupými, když začnou psát?
Nebuďte jako oni. Řekni to, jako by to bylo, a řekni to stejně jako v rozhovoru tváří v tvář. Nyní není čas je zapůsobit na své zvládnutí anglického jazyka. Jděte krátce a sladce.
24 z 25Komprimovat soubory
Malý je krásný, přinejmenším pokud jde o přílohu e-mailu. Před odesláním e-mailem je třeba soubory zmenšit.
25 z 25Vyhněte se zprávám "Me Too"
"Já taky" není dostatečný obsah, který by vyžadoval e-mail. Je to nepříjemné. Počkejte, až do konverzace přidáte něco, na který chcete odpovědět.
