Jak třídit data v aplikaci Excel

Tento článek zahrnuje různé metody třídění dat v aplikaci Excel. Informace, které lze nalézt v různých částech tohoto článku, obsahují pokyny, jak:

1. Seřadit jeden sloupec pomocíTřídění a filtr nebo Hot Keys
2. Třídit více sloupců
3. Seřadit podle dat nebo časů
4. Třídit podle dnů týdne, měsíců nebo jiných uživatelských seznamů
5. Řadit podle řádků - Změnit sloupce

Výběr dat, které mají být seřazeny

Předtím, než je možné data třídit, aplikace Excel potřebuje znát přesný rozsah, který má být roztříděn, a obvykle je aplikace Excel docela dobrá při výběru oblastí souvisejících dat, takže pokud byly splněny následující podmínky:

1. V oblasti souvisejících dat nebyly ponechány prázdné řádky ani sloupce.
2. Mezi oblasti souvisejících dat byly ponechány prázdné řádky a sloupce.

Aplikace Excel určí poměrně přesně, zda má datová oblast názvy polí a vyloučí řádek ze záznamů, které mají být seřazeny. Nicméně umožnění programu Excel vybrat rozsah, který má být roztříděn, může být riskantní - zejména s velkým množstvím dat, které je těžké kontrolovat.

Aby bylo zajištěno, že jsou vybrány správné údaje, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění. Pokud má být stejný rozsah opakovaně tříděn, nejlepším přístupem je poskytnout mu jméno.

Řadit klíč a třídit pořadí v aplikaci Excel

Třídění vyžaduje použití třídícího klíče a pořadí řazení. The třídit jsou údaje ve sloupci nebo sloupcích, které chcete třídit. je označena záhlaví sloupce nebo názvem pole. Na výše uvedeném obrázku jsou možné třídní klávesy Student ID, jméno, věk, program a začátek měsíce. V rychlém třídění stačí klepnutím na jednu buňku ve sloupci obsahujícím klávesu řazení, aby Excel uvedl, jaký je klíč řazení.

U textových nebo číselných hodnot jsou dvě možnosti řazení pořadí vzestupné a sestupné.

Při použití Třídění a filtr tlačítko na Domov li pásku karet, volby řazení v rozbalovacím seznamu se budou měnit v závislosti na typu dat ve zvoleném rozsahu.

Rychlé řazení pomocí třídění a filtrování

V aplikaci Excel lze provádět rychlé řazení pomocí příkazu Třídění a filtr tlačítko na Domov záložku pásku.

Postupy pro rychlé řazení jsou:

1. Klikněte na a buňka ve sloupci obsahujícím klíč řazení.
2. Klikněte na tlačítko Domov záložku pásku.
3. Klepněte na tlačítko Třídění a filtr pro otevření rozevírací nabídky možností řazení.
4. Klepněte na některou ze dvou možností, chcete-li seřadit buďto vzestupně nebo klesající objednat.

Třídit více sloupců dat v aplikaci Excel

Kromě rychlého třídění založeného na jediném sloupci dat umožňuje funkce vlastního řazení služby Excel třídění na více sloupců definováním více třídicích klíčů. Ve více sloupcích jsou třídní klíče identifikovány výběrem záhlaví sloupců v dialogovém okně řazení.

Stejně jako u rychlého řazení jsou třídní klíče definovány identifikací názvů sloupců nebo názvů polí v tabulce obsahující klávesu řazení.

Seřadit na více sloupců Příklad

Ve výše uvedeném příkladu byly provedeny následující kroky při řazení dat v rozsahu H2 na L12 na dvou sloupcích dat - nejprve podle názvu a poté podle věku.

1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit.
2. Klikněte na tlačítko Domov záložku pásku.
3. Klikněte na tlačítko Třídění a filtr ikonu na pásu k otevření rozevíracího seznamu.
4. Klikněte na Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvolejte Třídit dialogové okno.
5. Pod Sloupec v dialogovém okně vyberte položku název z rozevíracího seznamu nejprve zoradit data podle sloupce Název.
6. The Třídit zapnuto volba je nastavena na hodnotu Hodnoty - protože třídění vychází ze skutečných údajů v tabulce.
7. Pod Řadit objednávku nadpis, zvolte Z do A z rozevíracího seznamu uspořádat data Jméno v sestupném pořadí.
8. V horní části dialogového okna klikněte na tlačítko Přidat úroveň pro přidání druhé možnosti řazení.
9. U druhého třídícího klíče pod Sloupec nadpis, zvolte Stáří z rozevíracího seznamu pro řazení záznamů s duplicitními názvy ve sloupci Věk.
10. Pod Řadit objednávku nadpis, zvolte Největší až nejmenší z rozevíracího seznamu zoradit věkové údaje v sestupném pořadí.
11. Klikněte na tlačítko OK v dialogovém okně zavřete dialogové okno a zoradíte data.

V důsledku definování druhého třídícího klíče ve výše uvedeném příkladu jsou dvě záznamy s identickými hodnotami pro název pole byly dále tříděny v sestupném pořadí pomocí Stáří pole, což vede k záznamu pro studenta Wilsona ve věku 21 let, který byl před rekordem pro druhého Wilsona ve věku 19 let.

První řádek: záhlaví sloupců nebo údaje

Rozsah dat vybraných pro třídění ve výše uvedeném příkladu zahrnoval nadpisy sloupců nad prvním řádkem dat.

Aplikace Excel zjistila, že tento řádek obsahoval data, která se lišila od dat v následujících řádcích, takže předpokládala, že první řádek bude nadpisy sloupců a upraví dostupné možnosti v Třídit dialogové okno, které je obsahuje.

Jedním z kritérií, které používá aplikace Excel k určení, zda první řádek obsahuje záhlaví sloupců, je formátování. Ve výše uvedeném příkladu je text v prvním řádku odlišné písmo a je odlišná barva od dat ve zbývajících řádcích.

Pokud první řádek neobsahuje nadpisy, aplikace Excel použije jako sloupce D nebo sloupec E sloupce jako volby ve sloupci Sloupec možnost volby Třídit dialogové okno.

Excel používá takový rozdíl při rozhodování o tom, zda je první řádek řádek záhlaví, a je to docela dobré, když to uděláte správně, ale není to neomylné. Pokud aplikace Excel udělá chybu, dialogové okno řazení obsahuje zaškrtávací políčko - Moje data mají záhlaví - který lze použít k automatickému přepínání tohoto výběru.

Třídit data podle data nebo času v aplikaci Excel

Kromě třídění textových dat v abecedním pořadí nebo čísel z největších na nejmenší, možnosti třídění aplikace Excel zahrnují data řazení. K dispozici jsou k dispozici třídění objednávek pro data:

• Vzestupný pořadí - nejstarší na nejnovější;
• Sestupný pořadí - nejnovější až nejstarší.

Dialogové okno Rychlé řazení a řazení

Vzhledem k tomu, že data a časy jsou pouze formátované číselné údaje, pro druhy v jednom sloupci, jako je například Datum zapůjčení v našem příkladu lze úspěšně použít metodu quicksort. U tříd zahrnujících více sloupců dat nebo časů je třeba použít dialogové okno Seřadit - stejně jako při třídění více sloupců čísel nebo textových dat.

Třídit podle data Příklad

Chcete-li provést rychlé řazení podle data ve vzestupném pořadí - nejstarší na nejnovější - například u výše uvedeného obrázku, kroky by byly:

1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit.
2. Klikněte na tlačítko Domov záložku pásku.
3. Klikněte na tlačítko Třídění a filtr ikonu na pásu k otevření rozevíracího seznamu.
4. Klikněte na Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvolejte Třídit dialogové okno.
5. Pod Sloupec v dialogovém okně vyberte položku Vypůjčeno z rozevíracího seznamu nejprve zoradit data podle sloupce Název.
6. The Třídit zapnuto volba je nastavena na hodnotu Hodnoty - protože třídění vychází ze skutečných údajů v tabulce.
7. Pod Řadit objednávku nadpis, zvolte Nejstarší na nejnovější z rozbalovacího seznamu a zoradíte data
8. Klikněte na tlačítko OK v dialogovém okně zavřete dialogové okno a zoradíte data.

Pokud se výsledky třídění podle data nevyvíjejí podle očekávání, data ve sloupci obsahujícím klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoliv jako čísla (data a časy jsou pouze formátované číselné údaje).

Smíšené údaje a rychlé řazení

Při použití metody rychlého třídění, pokud jsou záznamy obsahující textové a číselné údaje smíšeny, Excel třídí čísla a textová data odděleně umístěním záznamů s textovými daty ve spodní části seřazeného seznamu.

Program Excel může také zahrnovat záhlaví sloupců ve výsledcích třídění a interpretovat je pouze jako další řádek textových dat namísto názvů polí pro tabulku dat.

Možné varování řazení

Pokud je použito dialogové okno řazení, dokonce i pro třídění na jednom sloupci, může aplikace Excel zobrazit zprávu, která vás upozorní, že se setkala s daty uloženými jako text a dává vám možnost zvolit:

• Seřadit cokoliv, které vypadá jako číslo jako číslo.
• Seřadit čísla a čísla uložená samostatně jako text.

Pokud zvolíte první možnost, aplikace Excel se pokusí umístit textová data do správného umístění výsledků třídění. Vyberte druhou možnost a aplikace Excel umístí záznamy obsahující textová data do dolní části výsledků řazení - stejně jako u rychlých třídění.

Třídění dat podle dnů týdne nebo měsíců v aplikaci Excel

Můžete také třídit data podle dnů týdne nebo měsíců v roce pomocí stejného vestavěného vlastního seznamu, který používá aplikace Excel k přidání dnů nebo měsíců do listu pomocí popisovače výplně. Tento seznam umožňuje třídění podle dnů nebo měsíců chronologicky spíše než v abecedním pořadí.

Stejně jako u jiných třídících možností lze třídění hodnot podle vlastního seznamu zobrazit ve vzestupné (neděle až sobotu / leden až prosinec) nebo sestupně (od soboty do neděle / prosinec do ledna).

Na výše uvedeném obrázku byly dodrženy následující kroky k uspořádání vzorku dat v rozsahu H2 na L12 podle měsíců v roce:

1. Zvýrazněte rozsah buněk, které chcete třídit.
2. Klikněte na tlačítko Domov záložku pásku.
3. Klikněte na tlačítko Třídění a filtr ikonu na pásu k otevření rozevíracího seznamu.
4. Klikněte na Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvolejte Třídit dialogové okno.
5. Pod Sloupec v dialogovém okně vyberte položku Začátek měsíce z rozevíracího seznamu zoradíte data podle měsíců roku.
6. The Třídit zapnuto volba je nastavena na hodnotu Hodnoty - protože třídění vychází ze skutečných údajů v tabulce.
7. Pod Řadit objednávku klikněte na šipku dolů vedle výchozí Od A do Z možnost otevřít rozbalovací nabídku.
8. V nabídce zvolte Vlastní seznam k otevření Vlastní seznamy dialogové okno.
9. V levém okně dialogového okna klikněte jednou na seznam: Leden únor březen duben… vyberte jej.
10. Klikněte na tlačítko OK potvrďte výběr a vraťte se na Třídit v dialogovém okně.
11. Vybraný seznam -Leden únor březen duben - se zobrazí pod Objednat nadpis.
12. Klikněte na tlačítko OK zavřete dialogové okno a tříděte data podle měsíců v roce.

Ve výchozím nastavení se vlastní seznamy zobrazují pouze vzestupně objednat v Vlastní seznamy dialogové okno. Chcete-li třídit data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu po výběru požadovaného seznamu tak, aby byl zobrazen pod Objednat záhlaví v dialogovém okně řazení:

1. Klepněte na šipku dolů vedle zobrazeného seznamu, například Leden únor březen duben…, otevřete rozbalovací nabídku.
2. V nabídce vyberte možnost vlastního seznamu, která se zobrazí v sestupném pořadí, jako je například Prosinec, listopad, říjen, září …
3. Klikněte na tlačítko OK zavřete dialogové okno a zoradit data v sestupném pořadí pomocí vlastního seznamu.

Řádek podle řádků sloučit sloupce v aplikaci Excel

Jak je zobrazeno u předchozích možností řazení, data jsou obvykle seřazeny podle nadpisů sloupců nebo názvů polí a výsledkem je přeskupování celých řádků nebo záznamů dat. Méně známá a proto méně využívaná možnost řazení v aplikaci Excel je řazení podle řádek, což má za následek přeskupení pořadí sloupců zleva doprava v listu

Jedním z důvodů třídění podle řádu je shoda mezi sloupci mezi různými tabulkami dat. Se sloupci ve stejném pořadí vlevo a vpravo je snadnější porovnávat záznamy nebo kopírovat a přesouvat data mezi tabulkami.

Přizpůsobení objednávky sloupců

Velmi zřídka však získává sloupce ve správném pořadí přímou úlohu z důvodu omezení vzestupného a sestupného řazení pořadí hodnot. Obvykle je nutné použít vlastní pořadí řazení a aplikace Excel obsahuje možnosti třídění podle barvy buňky nebo písma nebo podmíněných formátovacích ikon.

Nejjednodušším způsobem, jak říci Excel pořadí sloupců, je přidat řádek nad nebo pod datovou tabulku obsahující čísla 1, 2, 3, 4... které označují pořadí sloupců zleva doprava. Třídění podle řádků se pak stává jednoduchou záležitostí třídění sloupců nejmenších na největší podle řádku obsahujícího čísla.

Po dokončení třídění lze přidaný řádek čísel snadno odstranit.

Řadit podle řádek Příklad

Ve vzorku dat použitém pro tuto sérii v možnostech třídění ve formátu aplikace Excel ID studenta sloupec byl vždy první vlevo, následovaný název a pak obvykle Stáří.

V tomto případě, jak je znázorněno na obrázku výše, sloupce byly uspořádány tak, že Program sloupec je nejprve vlevo Začátek měsíce, ​název, atd.

Následující kroky byly použity pro změnu pořadí sloupců, jak je vidět na obrázku výše:

1. Vložte prázdný řádek nad řádek s názvy polí.
2. V tomto novém řádku zadejte do sloupce H následující čísla zleva doprava: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Zvýrazněte rozsah H2 až L13.
4. Klikněte na tlačítko Domov záložku pásku.
5. Klikněte na tlačítko Třídění a filtr ikonu na pásu k otevření rozevíracího seznamu.
6. Klikněte na Vlastní řazení v rozevíracím seznamu vyvolejte Třídit dialogové okno.
7. V dolní části dialogového okna klikněte na Možnosti .. k otevření Možnosti řazení dialogové okno.
8. V sekci Orientace tohoto druhého dialogového okna klikněte na Třídit zleva doprava zoradit pořadí sloupců zleva doprava v listu.
9. Klikněte na tlačítko OK zavřete toto dialogové okno.
10. Se změnou v orientaci se Sloupec nadpis v Třídit dialogové okno se změní na Řádek .
11. Pod Řádek nadpis, zvolte třídit podle Řádek 2 - řádek obsahující vlastní čísla.
12. The Třídit zapnuto volba je nastavena na hodnotu Hodnoty .
13. Pod Řadit objednávku nadpis, zvolte Nejmenší na největší z rozevíracího seznamu řadit čísla v řádku 2 ve vzestupném pořadí.
14. Klikněte na tlačítko OK zavřete dialogové okno a tříděte sloupce zleva doprava čísly řádku 2.
15. Pořadí sloupců by mělo začínat Program následován Začátek měsíce, jméno, atd.

Použijte volby Vlastní možnosti řazení pro přeskupení sloupců

Jak je uvedeno výše, zatímco vlastní řazení je k dispozici v dialogovém okně Třídění v aplikaci Excel, tyto možnosti nelze snadno použít, pokud jde o přeskupování sloupců v listu. Možnosti pro vytvoření vlastního pořadí řazení, které je k dispozici v dialogovém okně řazení, slouží k třídění dat podle barvy buňky, barvy písma a ikony.

Pokud každý sloupec již nepoužívá jedinečné formátování, například různé barvy písma nebo buňky, musí být toto formátování přidáno do jednotlivých buněk ve stejném řádku pro každý sloupec, který má být znovu uspořádán.

Chcete-li například změnit barvu písma, změňte pořadí sloupců ve výše uvedeném obrázku:

1. Klepněte na každý z nich název pole a změňte barvu písma pro každou, například červenou, zelenou, modrou atd.
2. V dialogovém okně třídění nastavte položku Seřadit na možnost na Barva fontu .
3. Pod Objednat, ručně nastavte pořadí barev názvů polí aby odpovídal požadovanému pořadí sloupců.
4. Po třídění, obnovit barvu písma pro každý název pole.