Druhý den jsem poslal e-mailem kolegovi s několika otázkami a obdržel odpověď: „Jsem spíš osoba z telefonu - můžete mi o tom zavolat?“
Musím říct, že jsem byl trochu šokován.
Není to často, že potkáte někoho, kdo dává přednost zvedání telefonu k podnikání. Vzhledem k výběru bych hádal, že většina zaměstnanců na typickém pracovišti si každý den vybere e-mail prostřednictvím telefonního hovoru. A to dává smysl: E-mail je rychlý, efektivní a nemá šanci na trapné ticho nebo rušivý hluk v pozadí.
Ale i přes ohromnou preferenci pro e-mail existuje několik situací, které fungují lépe, když zvednete telefon.
1. Je to naléhavé
Asi 60% lidí čeká dva celé dny na odpověď na pracovní e-mail. Pokud tedy pošlete e-mail, který potřebuje odpověď ASAP - a to i s předmětem, který obsahuje „Urgentní!“ - je tu velká šance, že budete po dobu dalších 48 hodin znovu a znovu obnovovat svou doručenou poštu, přes prsty odpověď.
Na druhé straně, telefonování o kritické záležitosti vám může pomoci vyjádřit pocit naléhavosti, ujistit se, že druhá osoba ví přesně, co musí udělat, a odpovědět na jakékoli otázky, aniž by se uchýlila k nekonečnému e-mailovému řetězci . Než zavěsíte, můžete si být jisti, že se každý nachází na stejné stránce, a chápe, co je třeba, aby se problém vyřešil.
2. Neodpovídáte
Možná jste poslali e-mailem žádost, která není zrovna naléhavá, ale v určitém okamžiku potřebujete odpověď - a po několika dnech ticha začnete být mravenci.
Je jen tolikrát, že můžete žádost vyzvat spolu s dalším e-mailem, který říká: „Hej, chtěl jsem se na to jen podívat - měl jsi šanci se na to podívat?“
Pokud po původním e-mailu a jedné následné zprávě neobdržíte odpověď, výchozí pro telefonní hovor. Budete mít mnohem lepší šanci na okamžitou odpověď - nebo ji alespoň uvedete na radar svého spolupracovníka jako záležitost, která vyžaduje jeho pozornost.
3. Zabere to víc než jen několik vět
V určitém okamžiku jste pravděpodobně dostali román e-mailu, který vám zabral 20 minut, abyste si jej přečetli - a přesto vám na konci zůstaly otázky. Nevystavujte ostatním mučení.
Pokud vám vše, co potřebujete sdělit, zabere více než pár odstavců - řekněme, vysvětlujete nuance úkolu nebo objasňujete proces oddělení někomu z jiného týmu - je často efektivnější zvednout telefon. To umožní druhé osobě klást otázky a podle tónu jejího hlasu, v době, kdy zavěsíte, si můžete být jisti, že jí rozumí úplně.
4. Chcete zájem o zpětnou vazbu
Možná máte skvělý nápad na článek nebo prodejní hřiště a chcete vidět, co si váš kolega myslí, než začnete.
S e-mailem můžete obdržet odpověď typu: „OK. To zní dobře. “I když tato odpověď je pozitivní, nevyvolává žádné obavy ani nevyvolává žádné další návrhy. Stručně řečeno, nejde o velmi užitečnou zpětnou vazbu.
Telefonický hovor, který však ze své podstaty prosí o více než rychlou, nesouvisející reakci, vám umožní slyšet hlas vašeho spolupracovníka, ponořit se hlouběji do nuancí vašeho nápadu, odpovědět na jakékoli otázky, které má váš kolega, a, celkově získejte více promyšlenou a upřímnou zpětnou vazbu.
5. Chcete si vybudovat vztah
E-mail je skvělý pro rychlou a efektivní komunikaci. Někdy však potřebujete osobnější kontakt - jako když se obracíte na nového vzdáleného kolegu nebo podnikového klienta.
Jistě, můžete napsat dokonale pěkný úvodní e-mail. Ale telefonní hovor vám může pomoci vyjádřit vřelost a upřímnost, že e-mail nemůže - a který vám nemůže pomoci vybudovat skutečný vztah s osobou na druhé straně, než se stát dalším e-mailovým kontaktem v jeho adresáři. .
6. Nechcete záznam konverzace
K lepšímu nebo horšímu je, že e-maily jsou navždy uchovány někde venku, připravené k zaslání nabídky nebo k přeposlání na okamžik.
Takže, pokud potřebujete prodiskutovat důvěrné nebo citlivé informace, které ještě nepatří písemně - jako například fámy o fúzi společnosti nebo spolupracovníka přijímaného konkurenční firmou - telefonní hovor je nejlepší.
To platí také pro příležitostné rozhovory, které byste raději nechali v soukromí, například když potřebujete pomoc od spolupracovníka, aby mohl splnit požadavek na poslední chvíli a chcete vysvětlit okolnosti situace - například: „Nesnáším se vás zeptat pro laskavost v 16:45, ale můj manažer hodil míč na Smithův návrh a dnes ho musíme vytáhnout dohromady. “
To může být pravda a určitě to pomůže vysvětlit kontext žádosti, ale není to přesně něco, co by se mělo dostat zpět k vašemu manažerovi prostřednictvím přesměrovaného e-mailového řetězce. V telefonu můžete být upřímní, aniž by se vaše slova dostaly na špatné místo (dobře, pokud zavřete dveře kanceláře).
Aaron Kwittken, generální ředitel a vedoucí partner společnosti Kwittken, to může shrnout nejlépe: „Všechno, co musíte o tom přemýšlet dvakrát, cokoli, o čem si myslíte, že by mohlo být citlivé, cokoli, co si myslíte, že vyžaduje vaše vztahové schopnosti… rozhodně byste měli zvednout telefon.“
