Pracujete na velkém projektu a zablokovali jste několik hodin, abyste to opravdu vyřadili. Ale stejně jako se dostáváte do zóny, váš šéf se zastaví a upustí od papírování. Pak váš spolupracovník přijde na chat o příští týden setkání. Váš telefon zazvoní. Vaše e-mailové dings. Čelíte jednomu narušení za druhým. A když se konečně vrátíte do svého projektu, všechny vaše skvělé nové myšlenky (nemluvě o motivaci) jsou dávno pryč.
Řízení těchto přerušení bohužel není tak snadné jako zavření dveří v kanceláři (zeptejte se kolegyně a řekněte: „Měl bych, nebo nemám klepat?“) Nebo řekněte svým spolupracovníkům, aby odešli. (Získal jsem trochu pověsti v předchozím zaměstnání kvůli upřenému pohledu na smrt, který jsem dal, když jsem byl příliš zaneprázdněn chatováním - řekněme jen, ne nejlepší přístup.)
Jak jsem se však dozvěděl, existuje několik jednoduchých a účinných způsobů, jak se po přerušení zaměřit, nebo ještě lépe jim zabránit. Pomocí následujících nápadů můžete zabránit tomu, aby vás neočekávané přestávky vrhly ze hry.
Vyhnout se přerušení
Nejlepší způsob, jak minimalizovat přerušení, je podniknout některé proaktivní kroky, aby se jim zabránilo. Než začnete s velkým projektem, vyzkoušejte tyto přístupy a ujistěte se, že skutečně získáte produktivní čas, který jste plánovali.
1. Komunikujte se svými kolegy
Tlačítko Nerušit na telefonu není jen ozdobou, podobně jako zpráva Mimo kancelář není k dispozici pouze pro volno. Využijte výhody této přizpůsobitelné technologie a nastavte si zprávy, aby vaši kolegové věděli, že nebudete k dispozici. Změňte svou odpověď mimo kancelář a řekněte, že zítra odpovíte na e-maily. Zablokujte čas v kalendáři aplikace Outlook jako „Nedostupný - Název projektu“, takže si kolegové, kteří to myslí dobře, si nevyberou čas, který by se měl zastavit pro chat. A nebojte se DND telefonu. Naléhavé zprávy mohou sedět v hlasové schránce několik hodin, a pokud vás někdo potřebuje, přijdou vás najít. (Poznámka: Tento přístup nefunguje, když to děláte každé úterý. Použijte jej pouze pro velké, časově citlivé projekty.)
3. Připravte si frázi
Je možné zabránit přerušení, když někdo doslova chodí k vašemu stolu? Nechcete ji ignorovat nebo ji odříznout, abyste vysvětlili, jak jste zaneprázdněni, takže klíčem je její předběžné vyprázdnění: Vyjměte frázi, kterou vždy používáte k zahájení (a ukončení) konverzace, když jste příliš zaneprázdněn mluvením. Když vidíte někoho přicházet k vám, řekněte: „Právě teď jsem uprostřed něčeho - mohu se s vámi zítra zkontrolovat?“ Nebo „Právě teď jsem zaplavený, můžete mi poslat žádost o schůzku?“ tak ví, že sledování je na vašem seznamu úkolů, ale to není dobrý čas.
Změna zaměření po přerušení
I když můžete přerušování minimalizovat, nemůžete se jim vždy úplně vyhnout, zejména když nastane časově citlivý problém. Když dojde k nevyhnutelnému, zde je návod, jak se rychle dostat zpět na trať.
1. Pokud jste brainstorming
Řekněme, že přemýšlíte nadcházející kampaní nebo způsobem, jak oslovit potenciální partnerskou organizaci, když dorazí naléhavý e-mail. Co teď? Ačkoli vaším prvním instinktem může být vše, co se týká a reagovat, zkuste pauzu na 20 sekund a zapište si pár klíčových slov, abyste své nápady úplně neztratili. Pokud je to užitečné, přidejte šipky o tom, jak se spojují, nebo jakékoli jiné symboly, které vám zabaví paměť. Nemusí to vypadat hezky ani dávat smysl nikomu jinému - na čem záleží je to, že si můžete své myšlenky spojit, když se posadíte do práce.
2. Pokud píšete
Jedna z nejvíce frustrujících věcí, které vás znepokojují, když píšete, je pocit, že jste měli rytmus a nyní jste to ztratili. Místo toho, abyste očekávali, že si vyberete, kde jste skončili, vyčkejte několik minut, abyste se vrátili zpět a přečtěte si několik posledních odstavců, které jste napsali. Použijte tento čas k vytvoření mentálních poznámek o tom, co jste si mysleli nebo kam jste šli dál, a nechte je, aby vás vedly zpět na trať.
3. Pokud nemůžete zaostřit
Někdy přeorientování prostě není možné. Možná jste na pokraji rozrušení (požární poplach, dnes - opravdu?) Nebo prostě máte pocit, že jste ztratili mojo. V takovém případě to nevynucujte. Dopřejte si trochu času na dekompresi a postavte se, projděte se nebo si dejte šálek kávy. Je to prostor pro vás, abyste se znovu přemýšleli o projektu (nebo se nechte úplně rozptýlit, pokud to bude třeba), takže se budete moci začít znovu, až se vrátíte ke svému stolu.
Bohužel dochází k přerušení, takže na tom záleží, jak se s nimi vypořádáte. Buďte proaktivní a musíte mít nějaké chytré strategie, jak se vrátit zpět, a budete produktivnější (nemluvě o méně zastrašujících kolegů).
