Aplikace Excel nemá možnosti správy dat relačních databázových programů, jako je SQL Server a Microsoft Access. Co však může udělat, je sloužit jako jednoduchá databáze, která vyplňuje požadavky na správu dat.
V aplikaci Excel jsou data uspořádána do tabulek pomocí řádků a sloupců listu. Novější verze programu mají funkci tabulky, která usnadňuje zadávání, úpravu a manipulaci s daty.
Podmínky databáze: tabulka, záznamy a pole
Databáze je sbírka souvisejících informací uložených v jednom nebo více počítačových souborech organizovaným způsobem. Obvykle jsou informace nebo data uspořádány do tabulek. Informace v tabulce jsou uspořádány tak, aby byly snadno aktualizovány, tříděny, opraveny a filtrovány.
Jednoduchá databáze, například Excel, obsahuje všechny informace o jednom předmětu v jedné tabulce. Relační databáze naopak obsahují řadu tabulek s každou tabulkou obsahující informace o různých, ale souvisejících tématech.
Evidence
V terminologii databáze, azáznam obsahuje všechny informace nebo údaje o jednom konkrétním objektu, který byl zadán do databáze. V aplikaci Excel jsou záznamy obvykle uspořádány v řádcích pracovních listů s každou buňkou v řádku obsahujícím jednu položku informace nebo hodnotu.
Pole
Každá položka informací v databázovém záznamu, například telefonní číslo nebo číslo ulice, se označuje jakopole. V aplikaci Excel slouží jednotlivé buňky listu jako pole, protože každá buňka může obsahovat jednu informaci o objektu.
Názvy polí
Je zásadní, aby byla data vložena do databáze v organizované podobě, aby mohla být tříděna nebo filtrována, aby bylo možné najít konkrétní informace. Aby bylo zajištěno, že data budou zadána ve stejném pořadí pro každý záznam, budou do každého sloupce tabulky přidány nadpisy. Názvy sloupců se označují jako názvy polí.
Příklad databáze
Ve výše uvedeném obrázku jsou veškeré informace shromážděné pro jednoho studenta uloženy v samostatném řádku nebo zaznamenány v tabulce. Každý student, bez ohledu na to, jak moc nebo jak málo informací je shromážděn, má v tabulce samostatný řádek.
Každá buňka v řádku je pole, které obsahuje jeden kus této informace. Názvy polí v řádku záhlaví pomáhají zajistit, aby data zůstala uspořádána tak, že všechny údaje o určitém tématu, jako je název nebo věk, budou uchovány ve stejném sloupci pro všechny studenty.
Nástroje pro správu dat aplikace Excel
Společnost Microsoft navíc přidala řadu datových nástrojů, které usnadňují práci s velkým množstvím dat uložených v tabulkách aplikace Excel a udržují ji v dobrém stavu.
Použití formuláře pro záznamy
Jedním z nástrojů, které usnadňují práci s jednotlivými záznamy, je datový formulář. Formulář lze použít k vyhledání, úpravě, zadávání nebo odstranění záznamů v tabulkách obsahujících až 32 polí nebo sloupců.
Výchozí formulář obsahuje seznam názvů polí v pořadí, které jsou uspořádány v tabulce, aby bylo zajištěno správné zadání záznamů. Vedle každého názvu pole je textové pole pro zadávání nebo úpravu jednotlivých polí dat.
I když je možné vytvářet vlastní formuláře, vytváření a používání výchozího formuláře je mnohem snazší a často je to vše, co je potřeba.
Odebrat duplicitní záznamy dat
Společným problémem se všemi databázemi jsou chyby v datech. Kromě jednoduchých pravopisných chyb nebo chybějících polí dat mohou být duplicitní datové záznamy velkým problémem, protože tabulka dat roste.
Jiný z datových nástrojů aplikace Excel lze použít k odstranění těchto duplicitních záznamů - buď přesných nebo částečných duplikátů.
Třídění dat v aplikaci Excel
Třídění znamená reorganizovat data podle určité vlastnosti, například třídění tabulky abecedně podle příjmení nebo chronologicky od nejstarších po nejmladší.
Možnosti třídění aplikace Excel zahrnují třídění podle jednoho nebo více polí, vlastní řazení, například podle data nebo času a třídění podle řádků, které umožňují změnit pořadí polí v tabulce.
