Většina lidí připouští, že schůzky jsou součástí práce - to však neznamená, že je baví. Jak ukazuje tento infographic, manažeři tráví 35–50% svého času na schůzkách a až čtyřmi hodinami týdně jen aktualizací stavu. A ti samí šéfové považují 67% schůzek za selhání.
Pokuste se jim uniknout, jsou také nesmírně důležité pro vaši kariéru. Schůzky jsou profesionální fází - tam, kde ostatní vidí vaši vůdčí schopnost. Jak se s vámi seznámíte, zvládnete složité otázky a usnadňujete diskusi, mluvíte o své kapacitě. Lidé tento čas používají k hodnocení a posuzování ostatních. I když sedíte potichu a posloucháte, posíláte zprávu.
Bez ohledu na důvody, proč zápasí se schůzkami, důvtipní profesionálové vědí, že musí najít způsob, jak je využít k získání a rozšíření své důvěryhodnosti. Místo toho, abyste se snažili uhýbat nebo se držet zpátky, zde je pět způsobů, jak co nejlépe využít každé setkání, ve kterém se právě nacházíte.
1. Získejte svůj hlas včas do místnosti
Dynamika setkání je stanovena na začátku nejznámějšími řečníky. Zaměřte se tedy na prvních pět minut, abyste projevili důvěru a vytvořili svůj hlas. Nejen, že těžíte z toho, že se vaše nápady dostanou ven, zatímco všichni jsou stále svěží a věnují pozornost, vaše připomínky budou pravděpodobně také později zmíněny a poskytne vám další otvory, které budete slyšet.
2. Stavět na myšlenkách jiných
Dialog na schůzkách může jít rychle a nápady jsou rychle vyhozeny. Pokud ostatní lidé berou body, které jste chtěli říct, můžete mít pocit, že budete muset počkat, až se ozve skutečně originální, kreativní myšlenka. Ale to je vysoký bar a může vás udržet na okraji (možná na celou schůzku).
Místo toho si všimněte, co říkají ostatní, a hledejte společná vlákna, která mohou konverzaci posunout vpřed. Může to být tak jednoduché jako říkat: „Slyšel jsem, že tři lidé zmiňují úpravy produktu, jak by to mohlo vypadat?“ Nebo „Pokud uděláme krok zpět, jediným bodem, na který jsme uvízli, je časová osa.“ může být také užitečným způsobem, jak zabránit tomu, aby lidé navzájem hovořili a povzbudili je, aby našli oblasti dohody.
3. Zeptejte se mocných otázek
Jedna společná kritika schůzek je, že mají příliš mnoho řeči a málo poslouchají. Když se lidé příliš soustředí na vymýcení nápadů, můžete se od sebe oddělit povzbuzováním skupiny, aby si navzájem poslouchali. Toto je role, která se hraje jen zřídka, ale je potřebná a oceněná - ukazuje důvěru, aby se všichni zastavili a přemýšleli.
Jedním jednoduchým způsobem, jak toho dosáhnout, je klást silné otázky. Jsou to otázky „jak“ a „co“, nikoli otázky „proč“. Protože nedávají lidi na defenzivní nebo se ponořují do skutečného nálezu, povzbuzují lidi, aby se otevřeli a přemýšleli expanzivně.
Můžete se například zeptat:
- Jaký je nejdůležitější aspekt tohoto rozhodnutí?
- Jak budeme měřit úspěch tohoto?
- Co se na tomto návrhu liší, než to, co jsme vyzkoušeli dříve?
- Jaká témata se objevují?
4. Buďte připraveni (ale zůstaňte flexibilní)
Pokud se připravujete na setkání, okamžitě vstoupíte z pozice síly. To by mohlo znamenat přečtení programu, provedení předběžného výzkumu nebo přijít s nápady předem.
Většina z nás ví, že chceme-li si vybudovat důvěryhodnost, mít naše myšlenky společně dopředu nám pomůže ukázat se s důvěrou. Musíme však také zohlednit variabilitu schůzek. Pro celou naši přípravu je ve skutečnosti pravděpodobnější, že se věci nebudou pohybovat přesně podle plánu, a to s tolika lidmi a faktory, které se jich týkají (vyčerpání času, technologie nefunguje, klíčoví hráči se nezobrazují).
Měli byste se tedy na schůzku připravit a být flexibilní.
Například, pokud máte naplánováno 15 minut na prezentaci, připravte si úplnou i zhuštěnou prezentaci pro případ, že se váš čas zmáčkne. Pokud provádíte průzkum na pozadí setkání, zkoumejte také tangenciální témata, která mohou nastat. Pokud se téma, které chcete oslovit, dostane pod stůl, zeptejte se, zda můžete oslovit účastníky samostatně a diskutovat o nich dále.
Připravenost ukazuje vaše strategické myšlení a flexibilita ukazuje, že jste na nohou rychle - oba klíčové atributy velkého vůdce.
5. Zdůrazněte další kroky
Ve své koučovací práci zdaleka největší stížnost, kterou slyším o schůzkách, je, že se od nich nic neděje. Jistě, každý ví, že by měli skončit rozdělováním odpovědností, ale jen málokdo ano. Protože chceme, aby byl náš čas schůzky skutečně užitečný, je užitečné, když se někdo ujme iniciativy a požádá o další kroky a přiřazení, než jej ukončí.
Pokud schůzku provozujete, je to snadné. Pokud jste pouze účastníkem, může to být obtížnější.
Nenechte se zastavit. Ukazuje to vedení státu: „Nejsem si jistý, jaké jsou další kroky pro každého z nás; bylo by užitečné si to vyjasnit, než skončíme. “Můžete dokonce nabídnout sledování dalších kroků pro skupinu, pokud je to vhodné, což vám dává další řečnickou příležitost pro příští schůzku.
I když se možná nikdy nebudete těšit na nadcházející schůzku, využijete-li je jako příležitost setkat se více jako vůdce, začnou se cítit cennější (a produktivnější).
