I když v IT nepracujete, téměř jistě pracujete s technologií tak či onak - vytvářejte tabulky, aktualizujte webové stránky, kontrolujte informace o zákaznících z databází nebo jen čtěte e-maily. A jak jste si pravděpodobně všimli, technika vždy nefunguje tak, jak chcete, nebo ještě horší, jak by měla. To znamená, že někdy potřebujete spolupracovat se svým technickým týmem na řešení problémů.
Jak však ví někdo, kdo byl na jedné z těchto interakcí, ne vždy to jde hladce. Abychom se ujistili, že získáte pomoc, kterou potřebujete, a že technický odborník vám vždy rád pomůže, zde jsou praktické tipy pro komunikaci s týmem způsobem, který bude dobře fungovat pro obě strany.
1. Nouzový stav
Příklad: „Stránka je vypnutá!“
Váš digitální svět se zhroutí, nebo možná jen padá váš firemní server. Ať už je krize jakákoli, musíte se okamžitě spojit se svým technickým týmem - ale bez panikaření, vyděšení ven a převracení stolů. Ne, musíte to udělat správným způsobem, protože je to tak důležité. To znamená, že musíte přinést fakta technickému týmu tak rychle a jasně, jak jen můžete.
Ale varovné varování před tím, než odešlete e-mail ve všech čepicích nebo zavoláte vývojáři v neděli ráno: Ujistěte se, že situace opravdu je „život nebo smrt“. Pro většinu společností zahrnuje „život a smrt“ spodní hranici . Jinými slovy, je to problém, který vám, vašim kolegům nebo vaší společnosti brání v tom, aby mohli řádně sloužit zákazníkům? Ano? Pokračovat. Ne? Zhluboka se nadechnout.
Nejste si jisti, co se považuje za nouzové? Zeptejte se svého šéfa, zda existuje zavedená politika, a pokud ano, zavedený postup pro případ, že by se to nejhorší stalo. Pokud žádná z těchto věcí neexistuje, naplánujte si rychlý rozhovor s vaším technickým manažerem nebo hlavním vývojářem o možnosti nastavení systému. Je pravděpodobné, že tým IT ocení nejen váš zájem, ale také budou rádi, že v budoucnu povede k menšímu počtu falešných poplachů. (I techničtí nadšenci se obávají nouzového stavu serveru o 23:00.)
2. Interní chyby
Příklad: „Když kliknu na tlačítko„ Další “, nepřecházím na další stránku.“
Tentokrát problém nepředstavuje hrozbu pro podnikání, ale je to dráždivá závada, díky níž je plnění úkolů náročné. Pravděpodobně byste mohli pokračovat ve svém dni tím, že budete obejít chybu, ale neměli byste ji ignorovat.
Opět byste měli postupovat podle jakéhokoli nastaveného protokolu pro hlášení. (A vraťme se k číslu jedna, můžete pomoci nastavit systém hlášení, pokud v současné době žádný neexistuje.) Když soubor sestavujete, nezapomeňte uvést co nejvíce relevantních informací.
Zpráva o snu by zahrnovala následující:
- Co jste se snažili udělat
- Co se stalo, když jsi to udělal
- Zařízení a operační systém, který jste používali
- Jakýkoli zapojený software
- Snímek obrazovky problému
I když se tato informace může zdát únavná při psaní, pomůže technickému týmu diagnostikovat problém rychleji. Chcete bonusové body (a vaše problémy se řeší rychleji)? Popište své technické podmínky a povídejte si o chybě. Ušetří to všem zúčastněným mnoho dohadů.
3. Naléhavá aktualizace
Příklad: „Klient potřebuje, aby jeho domovská stránka byla aktualizována EOD.“
Návrat do centrální krize. Ale tentokrát vy jste ten, kdo spěchá. To znamená, že musíte být obzvláště citliví na své IT pracovníky. Jasně si uvědomte, co je třeba udělat. A pokud potřebujete pomoc s několika položkami, dejte týmu vědět prioritu každého z nich, jen v případě, že vše nelze udělat současně.
Namísto toho, aby technický tým požadoval vše, aby vám sloužil, se zeptejte, kolik času si myslí, že je třeba provést změnu. Pokud to nelze provést tak rychle, jak chcete, měli byste posílit, proč je úkol tak naléhavý (pamatujte na spodní řádek?), A ujasněte si, že jste tady, abyste pomohli dokončit to ASAP.
Je také klíčové si pamatovat, že právě proto, že něco potřebujete, to vždy neumožňuje. Vždy předpokládejte, že předtím, než jste dorazili ke svému naléhavému úkolu, technický tým pracoval s jiným termínem (nebo dvěma či třemi) s termínem.
Ano, pravděpodobně legitimně potřebujete hned něco udělat, ale existuje dočasná nebo rychlá oprava (jako je pouze oprava překlepů a přerušených odkazů), která by prozatím fungovala? Pokud ano, jděte s tím. Poté vytvořte časový plán pro zbytek projektu, který bude fungovat pro všechny zúčastněné.
4. A (Malý) návrh
Příklad: „Měli bychom vytvořit způsob, jak čtenáři komentovat náš blog pomocí jejich profilů na Facebooku.“
Máte chytrý nápad, že si myslíte, že by vylepšil vaši firemní aplikaci nebo web? Možná jste na něčem. To však neznamená, že byste se měli ponořit do technického týmu a očekávat chválu za váš nápad. Místo toho musíte být inteligentní a respektující způsob, jakým k němu přistupujete.
Dejte vývojářům nebo designérům vědět, proč si myslíte, že váš nápad stojí za implementaci („Náš marketingový tým právě sdílel několik statistik o tom, jak aktivní jsou naši zákazníci na Facebooku, a myslím si, že by to mohlo pomoci zlepšit zapojení do tohoto webu“). Zároveň však mějte na paměti omezení času a peněz, kterým každý čelí. A nezapomeňte respektovat znalosti a názory svých odborníků v oblasti IT. Zvažte použití výrazu „mohl“ namísto výrazu „měl“, abyste se vyhnuli tomu, že už znáte všechny správné odpovědi.
Také, pokud přicházíte s těmito druhy nápadů, je běžnou součástí vaší práce, zkuste se dozvědět o vývoji nebo designu. I některé základní znalosti vám pomohou vytvořit užitečnější a realističtější návrhy.
5. Velký nápad
Příklad: „A co redesign celé domovské stránky?“
Někdy chcete věci zatřást. A vaše postřehy jako outsider mohou (někdy) být právě to, co je potřeba k aktualizaci vaší firemní strategie nebo značky.
Nenechte se však zmítat svými revolučními nutkáním. Znovu musíte svému designérskému nebo vývojovému týmu říci, proč si myslíte, že je změna nezbytná. A protože se jedná o zásadní přepracování, o kterém mluvíte, měli byste být připraveni zdůvodnit náklady a čas potřebný k tomu, aby se to stalo.
Můžete najít nápad, aby zněl přitažlivěji, pokud najdete způsob, jak pomoci. Možná můžete být beta tester. Nebo můžete napsat kopii. Nebo možná můžete svému stážistovi zapůjčit technický tým, který pomůže výzkumu několika (jednodušších) aspektů procesu. Jakýkoli způsob, jak se můžete zapojit, usnadní zatížení, což znamená, že váš velký nápad se může stát realitou rychleji.
Ať už potřebujete časově citlivý úkol nebo jen kreativní návrh na zlepšení, vědět, jak oslovit váš technický tým, když potřebujete jeho pomoc, usnadní práci a pomůže všem spolupracovat lépe - v ideálním případě povede k méně matoucím e-mailům, které zdůrazněte všechny.
