Už jste někdy zažili ten pocit strachu v pozdním odpoledni, když se podíváte na práci, kterou jste doposud dokončili, a pomyslete si: „Proč mi to trvá tak mnohem déle, než by mělo?“ Pak, když den skončí jen O hodinu nebo dvě později, jste zmateni, že jste to nestrávili produktivněji. Byl jsem tam. Někdy jsem měl pocit, že jsem tak tvrdě pracoval, ale udělal jsem jen velmi málo.
Jednoho dne mě to zasáhlo: Je velký rozdíl mezi zaměstnáním a produktivitou. Ano, ano, všichni jsme to už slyšeli. Ale opravdu jste si to promysleli a přemýšleli o těch časech, kdy celý den sedíte u počítače, ale neskončíte s tím, že se vám to hodně ukážu?
Ano? Zde jsou nejčastější důvody, proč se vám to stane (znovu a znovu):
Problém 1: Nastavili jste příliš mnoho priorit
Kdo neodpověděl na otázku „Jak se máš?“ S „Zaneprázdněn!“ Není to ani tak nedostatek priorit (což častěji vede k nečinnosti), ale jejich příliš mnoho. Když kladete stejný důraz na práci, rodinný život, oběd, cvičení, potěšení s přáteli, dobrovolnictví, aktualizaci profilů sociálních médií, každé ráno čtení tří novin - skončíte tím, že začnete spoustu projektů a dokončíte jen velmi málo.
Řešení: Vyjměte svůj seznam
Samotné slovo „priorita“ znamená, že jste se rozhodli, že je něco důležitější než všechno ostatní. Překlad: Nemůžete mít 20 „priorit“. Mít jen tři nebo čtyři důležité položky na vašem seznamu vám pomůže dosáhnout mnohem více. Začnete vidět, že produktivita je měřena podle toho, kolik skutečné práce vykonáváte na několika projektech, spíše než podle toho, jak moc se u mnoha dosáhlo povrchního pokroku. Máte potíže s určením toho, co byste měli dát jako první? Tento článek je skvělým výchozím bodem.
Problém 2: Pokusíte se zapadnout do všech schůzek
Běžíte pozdě a měníte časy schůzek (nebo je rušíte úplně!) Na poslední chvíli? Je to pravděpodobně proto, že jste se zavázali a snažíte se to vyrovnat tím, že stisknete závazky do realistických časových úseků. Víš, co tím myslím: Objednejte si tři stavová setkání typu back-to-back, mezi kterými je pouze pět minut, i když konverzace mohou probíhat a jedete z jednoho konce kanceláře na druhý. Vypadá to, že vyděláváte maximum svého času, ale nakonec jste tak zaneprázdněni, že jste zaneprázdněni, že vám chybí cenné příležitosti, aby se projekt skutečně posunul kupředu.
Řešení: Řekněte „Ne“ více
Prvním krokem je rozpoznat, že „ne“ není to nejhorší, co můžete říct. Ve skutečnosti „Ano, budu tam“ následované slovy „Promiňte, běží mi zpoždění 20 minut!“ Ve skutečnosti působí horší dojem. Pokud strávíte celý den mícháním z jednoho setkání na další a pak ztrácíte čas omlouváním a vysvětlováním, skončíte odpoledne vyčerpáním a pocitem, že jste nesplnili vše, co jste si stanovili.
Buďte k sobě upřímní, pokud jde o termíny, požadovaný časový závazek, způsob, jakým se vaše dovednosti hodí, a podobné podrobnosti, abyste určili, na co byste měli věnovat svůj čas. Naučíte se říkat ano strategicky, spíše než říkat ano všem.
Problém 3: Internet vás neustále rozptyluje
Jak dlouho uplynulo od kontroly e-mailu nebo Facebooku? Buďte upřímní: Jsou tyto stránky otevřeny na další kartě hned v tuto chvíli? Průměrný člověk má ve skutečnosti pět účtů na sociálních sítích a každý den utrácí v těchto sítích téměř dvě hodiny. Vzhledem k tomu, že většina lidí pracuje osm hodin, je to téměř čtvrtina dne!
Řešení: Procvičte si sebekontrolu (nebo realističtější instalaci aplikací pro omezení použití)
Konečným způsobem, jak se chránit před online rozptýlením, je praktikování sebeovládání. Pokud vaše práce nevyžaduje, abyste byli neustále přístupní e-mailem, stanovte si určený čas na jejich kontrolu, nejlépe ne během vašich „zlatých hodin“. Pro mě je to odpoledne, když se začínám cítit unavený z psaní a bojuji se zůstat motivovaný. Tehdy trávím asi 30 minut odpovědí na nepodstatné e-maily, které jsem dříve ignoroval, kartáčováním na sociálních novinách a čtením několika blogových příspěvků.
Samozřejmě si někdy chci jen sednout na e-mailu a zkontrolovat Facebook a nedělat nic jiného. V tuto chvíli budu používat blokovací systém, který mi zabrání v přístupu na určité webové stránky v určených denních dobách. Líbí se mi plugin prohlížeče Focus, ale existuje nespočet dalších blokovacích systémů, jak bezplatných, tak placených, které to dokážou.
Problém 4: Jste multi-tasking
Přeskakování mezi úkoly, zírající na dlouhé seznamy úkolů a snaha splnit více úkolů najednou vede k rušnému životu. Když se snažíte udělat všechno najednou, je těžké něco udělat. Když se kolem vás tolik děje, není divu, že máte pocit, že se topíte.
Řešení: Zkuste jinou strategii
I když to trvá několik minut navíc na front-endu, přiblížení se ke každému úkolu se zaměřením a jasností povede k lepšímu konečnému produktu. Kdykoli se cítíte v pokušení přejít k jinému úkolu, zeptejte se sami sebe: Je to dobrý nápad přepínat režimy právě teď? Musím si dát pauzu? Nebo jsem právě teď v zóně a nechávám se rozptýlit svým stále rostoucím seznamem úkolů?
Vzhledem k tomu, co víme o vícečetné časové ztrátě, je asi lepší vyzkoušet si metodu produktivity, jako je Pomodoro technika nebo The Action Method, pokud máte pocit, že potřebujete splnit spoustu různých věcí během několika hodin.
Problém 5: Očekáváte produktivitu, že se stane
Litujeme, ale není to tak jednoduché. Zdá se, že chodit do práce a být produktivní je falešně identifikován jako synonyma. Lidé předpokládají, že když projdou dveřmi, budou se cítit magicky motivovaní k tomu, aby dělali věci.
Řešení: Najděte systém, který vám vyhovuje
Existuje více než jeden způsob, jak uspořádat seznam úkolů. I různé plánovací aplikace mají různé účely (aka, ne jen používat Wunderlist k zapisování každé jednotlivé věci na mysli, není nejúčinnější způsob, jak zvládnout všechny projekty).
Chcete-li zjistit, zda nový systém funguje, udržujte si deník produktivity, ve kterém sledujete, jakou denní dobu jste pracovali nejlépe, co vám pomohlo splnit vaše různé úkoly a jak jste se cítili při odchodu z kanceláře. Postupem času se můžete ohlédnout zpět, najít vzory a zjistit, kde je třeba vylepšení. Existuje tolik systémů a aplikací, že tam musí být jeden pro vás. Ať už je to tak základní jako přehrávání okolního hluku na sluchátkách blokujících hluk, nebo stejně složité jako více doplňků prohlížeče.
Produktivita je pouze tak dobrá jako úsilí, které jste ochotni do ní vložit. Ale jak basketbalový trenér John Wooden říká: „Nezaměňujte aktivitu za dosažení úspěchu.“ Když se zapojujete do práce, abyste se stali produktivnějším jednotlivcem, mějte na paměti konečný cíl: Musíte vynaložit čas a úsilí na to, aby se všechny tipy a triky, které pro vás uslyšíte.
