Nevím o vás, ale není nic, co miluji víc než dobrý, čistý a organizovaný seznam úkolů. Ráno se dá pár jednoduchých věcí, několik obtížnějších, ale splňujících úkolů pro odpoledne, a jeden nebo dva bonusové boxy pro mé nejproduktivnější a nejkrásnější dny.
Bohužel, to nikdy není to, co můj seznam úkolů vlastně vypadá. Moje akční položky začínají slovy „co musím udělat dnes“ a končím slovy „co musím dělat se svým životem“ a zahrnují všechny malé kroky, o kterých si myslím, že bych měl mezi tím podniknout. Existují kruhy, hvězdy, čmáranice a řada zvýrazňovacích barev. Abych to shrnul: Je to chaos.
Rozhodl jsem se uspořádat hluk a prozkoumal jsem spoustu nástrojů a zdrojů, abych předběžné jaro vyčistil. Můj oblíbený? Eisenhowerova metoda.
Pokud hledáte lepší způsob, jak spravovat svůj seznam úkolů, tady je návod, jak tento jednoduchý - ale efektivní! - nástroj funguje.
Co je to?
Metoda Eisenhower je snadný nástroj pro správu času a stanovení priorit, díky kterému si můžete položit dvě otázky pro každou akci: Je to naléhavé? To je důležité? Tento nástroj, nazvaný poté, co prezident Eisenhower použil tuto metodu, sleduje myšlenkový proces jeho slavné citace: „Co je důležité, je zřídka naléhavé a co je naléhavé, je zřídka důležité, “ a organizuje vaše úkoly do čtyř samostatných sekce.
Jak to mohu použít?
Nejprve si vezměte svůj bláznivý seznam úkolů.
Poté uchopte prázdný kus papíru a nakreslete následující kvadrant. (Ale vynechejte text uprostřed! To je pro vás, abyste vyplnili.)
Zdroj
Potom vezměte každou položku uvedenou na chaotickém papíru a vložte ji do jedné ze čtyř krabic. Měly by být označeny jako „naléhavé a důležité“, „důležité, ale nikoli naléhavé“, „naléhavé, ale nikoli důležité“ a „není důležité nebo naléhavé“.
Co jde kam?
Naléhavé a důležité: Máte termín EOD? To jde sem. Došlo k chybě vašeho webu? To by také šlo. Máte plačící dítě? To by také šlo v této krabici (i když chcete psát „vypořádat se s plačícím dítětem“, protože úkol je na vás). Tato krabička je plná každodenních požárů, které vydáváte. A pokud nejste v krizi PR, nechcete toho moc v této krabici. To znamená, že trávíte více času reaktivním a méně času aktivním.
Důležité, ale ne naléhavé: Toto pole je místo, kde byste měli trávit většinu času. Měl by zahrnovat krátkodobé a dlouhodobé cíle, jako je vytváření sítí, obchodní plánování a cvičení. I když označujete tyto činnosti za ne naléhavé, je nejlepší dát kolem každého časový rozvrh, abyste je zajistili.
Naléhavá, ale ne důležitá: Jedná se o telefonní hovor uprostřed schůzky nebo úplnou schránku e-mailů čekajících na odpovědi (přestože to není vše důležité pro váš konečný cíl). Jsou to nepříjemné věci, které se objevují uprostřed dne, které vás tolik neposouvají vpřed, ale mohou zabrat spoustu času. Pokud zjistíte, že sem spadá velké množství vašich úkolů, je čas zabudovat systémy, které se lépe ochrání. Například odložte kancelář odpoledne, aby lidé věděli, že budete reagovat později, a řekněte své matce, aby nezavolala, když jste v práci.
Není důležité nebo naléhavé: Co tedy dělají na vašem seznamu úkolů? Vážně, pokud jsou v této krabici nějaké úkoly, najděte způsob, jak se jich zbavit. Pokud se jich nemůžete zbavit, delegujte je. A pokud je nemůžete delegovat, zkompilujte je do skupin po čtyřech nebo pěti (nebo 10), které odškrtnete během pomalého, zasněženého odpoledne.
A pro všechny z vás technologické feťáky, kteří hromadili seznamy úkolů ve vašem iPhone Notes a přemýšleli, jak se to bude překládat, nebojte se. K dispozici je dokonce i aplikace Eisenhower.
Znáte nějaké další užitečné nástroje pro správu času nebo organizační nástroje, které vás provedou celý den? Řekněte nám o nich!
