Teď předpokládám, že jste dobře zběhlý v základech e-mailové etikety. Víte, věci jako vždy zahrnují předmět a odolají pokušení CC každému teplému tělu ve vaší kanceláři.
Ano, dám vám výhodu pochybností zde. Znamená to ale, že vaše zprávy jsou bezchybné? Rozhodně ne.
Existuje několik e-mailových hříchů, které se často neopakují - ale stále jsou stejně hodné. A je pravděpodobné, že byste se jen mohli dopustit zavinění (hej, jsem tam s vámi!) - ať už jste o tom věděli nebo ne.
Pokud zjistíte, že se červenáte při zmínce o jednom z těchto faux pasů? No, příteli, vaše e-maily stále mají prostor pro zlepšení.
1. Hraní „horkých brambor“
Jste hrdí na to, že jste zcela nahoře ve vaší doručené poště - příchozí zprávy nikdy nebudou trvat dlouho, aniž by na vás byla odpověď.
Je skvělé, že jste odhodláni být tak pohotoví. Je však důležité, abyste také zvážili kvalitu toho, co posíláte. Opravdu vaše odpovědi skutečně tlačí konverzaci kupředu? Nebo odpálíte krátké (a možná i naprosto zbytečné) zprávy ve snaze dát míč na soud jiné osoby a dostat se o krok blíže k nepolapitelné nule?
Lidé často zjistí, že spadají do druhé kategorie. Bohužel tato zběsilá hra e-mailových horkých brambor je zcela kontraproduktivní.
Jak vylepšit
Vím, že tlak na návrat k lidem může být vysoký, a nesnažím se vám říct, aby vám nechaly zprávy zůstat nezodpovězeny.
Místo toho, pokud nejste v místě, kde můžete poskytnout vysoce kvalitní odpověď, zašlete krátkou poznámku, v níž uvedete, že se na ni díváte a dostanete podrobnější odpověď, jakmile ji budete mít.
Tento krok eliminuje tlak, kdy je třeba reagovat okamžitě, a přitom vám dává čas věnovat této zprávě odpovídající pozornost.
2. Představujeme smysl pro humor
Nikdo nechce znít jako neživý robot přes e-mail. A věřte mi, rozhodně si cením těch pochmurných a mimotěnových bankovek, které dorazí do mé schránky.
Neexistuje však žádná záruka, že se ostatní příjemci budou cítit stejně. Musíte si uvědomit, že v písemných zprávách chybí neverbální a další kontextové narážky, které obvykle pomáhají vašemu humoru přistát.
Je tedy důležité znát vaše publikum před tím, než váš e-mail pošlete e-mailem, jsem si jist, že je to váš hvězdný smysl pro humor. Byl bych potěšen tím velkým GIF psa ve společenském klobouku. Vaši členové představenstva? Možná ne tolik.
Jak vylepšit
Znovu je zde důležité porozumět vašemu příjemci. Pokud ale cítíte i náznak pochybnosti o tom, jak bude váš vtip nebo vtip přijat, smažte jej.
Jste v bezpečí lépe než líto a ve svém e-mailu můžete být stále přátelští a vstřícní - bez rutiny standup!
3. Rambling On and On
Vím, že to může vypadat jako jemná linie na procházku. Slyšíte tolik povídání o těch obávaných setkáních, které se mohly stát e-mailem, takže je snadné cítit tlak, abyste se za každou cenu vyhnuli sedům.
Tento pokus o přeskočení všech osobních kontaktů však často vyústí v několik dlouhotrvajících e-mailů. Než to budete vědět, vytáhli jste 3 000 slovní mistrovské dílo, které se ponoří do jediného detailu nadcházející obchodní prezentace. Upozornění na spoiler: Nikdo to nebude číst.
Jak vylepšit
Někdy jsou delší zprávy nevyhnutelné. V takových případech mohou věci, jako jsou odrážky, krátké odstavce a podkapitoly, pomoci udržet věci uspořádané a snadno strávitelné.
Ale vzhledem k tomu, že ideální délka je někde mezi 50 a 125 slovy, něco delšího, než co by mohlo vyžadovat schůzku nebo telefonní hovor.
4. Zadáním e-mailu, který byste nechtěli, aby někdo viděl
S vaší doručenou poštou je falešný pocit soukromí. Předpokládáte, že zamýšlený příjemce bude jediný, kdo uvidí ten drsný komentář o vašem šéfovi.
Poslouchejte velmi pečlivě: Nejen, že je to neslušné, ale je to riskantní záležitost. Ať už se jedná o eventuální technický problém, snoopy oddělení lidských zdrojů, nebo dokonce o drsné spolupracovníky, je pravděpodobné, že vaše nepříliš přátelské poznámky nakonec povedou do nesprávných rukou nebo před špatné oční bulvy.
Jak vylepšit
Tohle stačí zastavit - studená krůta.
Pokud jste v pokušení napsat ve zprávě něco mírně podbarveného (i vtipně!), Zeptejte se sami sebe: Jaká by byla vaše reakce, kdyby někdo (například váš šéf nebo jiný kolega) viděl tento komentář?
Pokud se při té myšlence dotknete sebemenšího obav, je na čase stisknout klávesu Backspace.
5. Vdává se do vaší doručené pošty
Dobře, tato poslední chyba ve skutečnosti nemá nic společného s obsahem zpráv, které posíláte. Ale je to stále důležité vědět.
Opět platí, že chtít aktivně spravovat vaši doručenou poštu je skvělá kvalita (všichni ti lidé s tisíci nepřečtených e-mailů, které právě visí, jsou na váš závazek žárlí!). To vám však nedává volný průchod, aby vaše oči zůstaly přilepené k telefonu uprostřed večeře, schůzky, dovolené nebo svatby (ano, viděl jsem, že se to stalo).
Osvobozující vaše doručená pošta vás nejenže nutí nechat si ujít skutečné konverzace a zážitky, ale také je opravdu neuvažující o lidech, se kterými trávíte čas.
Jak vylepšit
Odpověď je jednoduchá: Dejte svůj telefon pryč. Vím, zdá se to nemožné. Ale jak jsem se v tomto experimentu dozvěděl, je to víc než za to.
Zde je dobrá zpráva: Všechny tyto faux pas jsou věci, které můžete vyřešit, pokud jste ochotni se naučit a změnit své návyky. Nejste předurčeni k tomu, abyste byli životem totální e-mail.
Implementujte tuto radu (a když jste u toho, obraťte se na tyto základy e-mailové etikety!) A budete na dobré cestě k posílení vaší e-mailové hry další zářez.
