Nevím o vás, ale někdy se probudím a cítím, že trávím svůj den snahou se utopit ve své doručené poště. Je zřejmé, že to není problém jen já čelím; téměř každý profesionál, kterého znám, bojuje se získáváním svých zpráv.
Existují však dobré zprávy: Existují určitě způsoby, jak vylepšit doručenou poštu - a najít nějaké, které jsem šel přímo k odborníkům. Níže jsou uvedeny návyky pěti nejrušnějších lidí na světě, které dobývají své e-maily. Podívejte se, které z nich můžete začít používat ke zlepšení své strategie.
1. Reagují rychle
Eric Schmidt, výkonný předseda společnosti Google, má několik zdánlivě kontraintuitivních rad: Rychle reagujte na e-maily ve vaší doručené poště. Vysvětluje, proč to dělá na VentureBeat :
Existují lidé, na které se lze spolehnout, že budou rychle reagovat na e-maily, a ti, kteří to nemohou. Snažte se být jedním z bývalých. Většina z nejlepších - a nejrušnějších - lidí, které známe, jednají rychle podle svých e-mailů, nejen pro nás nebo pro několik vybraných odesílatelů, ale pro všechny.
I když nemusíte nutně reagovat na každý e-mail do tří minut od jeho zobrazení ve vaší doručené poště, poznamenejte si, jak dlouho by vám to opravdu trvalo. Pokud si myslíte, že zpráva bude trvat pouze 30 sekundovou nebo dvouslovnou odpověď, odpovězte na ni při čtení. Pokud to bude vyžadovat delší odpověď, pošlete rychlý e-mail zpět a informujte osobu, že jste ji viděli a kdy budete reagovat. Okamžitě získáte nějaké pouliční uznání za vaši ohleduplnost a pozornost.
2. Dělají e-mail zábava
Bývalý zakladatel společnosti Facebook exec a mediální společnosti Randi Zuckerberg má několik e-mailových rad, díky nimž budete chtít rozbít žetony a guacamole: Uspořádejte clearingovou oslavu doručené pošty s některými svými kolegy nebo přáteli.
Vydejte víno, vypijte skvělý seznam skladeb, proveďte větu o tom, jak nenávidíte utonutí v e-mailu - a potom se v příštích několika hodinách zaměřte na zúčtování tolika zpráv, kolik jen můžete, a sdílejte vtipné zprávy, které najdete, nebo tipy, které objevíte při cestě.
Procházení vaší doručené pošty nemusí být provedeno v kanceláři mlčky sami; ve skutečnosti to může být podivně kolektivní zážitek, který vás a vaše kolegy potenciálně spojí (protože kdo nemá rád nenávidět e-mail?).
Jo, a zjevně přeskočte alkohol, pokud skutečně plánujete reagovat na zprávy a nemícháte je pouze do koše. Nebo si poradit s Jen Dziurou a psát některé ze svých složitějších e-mailů, zatímco je to v pořádku - ale pak je uložte jako koncepty a přečtěte si je další den předtím, než skutečně stisknete „odeslat“.
3. Naplánují čas „Žádný e-mail“
Vezměte si stránku z knihy jednoho z vůdců svobodného světa, Baracka Obamy: Váš osobní čas je posvátný, takže jej nemusíte trávit navždy na hledání nulové schránky. Jak uvádí 99U:
Prezident má ve svém rozvrhu tři okamžiky, které jsou bezpochyby jeho: ranní cvičení, jeho večeře s jeho dcerami a noční doba, kdy jeho rodina usne.
I když se může zdát snadné stisknout ještě jeden e-mail v době mimo pracovní dobu, je zvykem říkat ne. Vždy budou existovat e-maily, na které je třeba odpovědět, a lidé, kteří tvrdí, že jejich zprávy jsou naléhavé nebo důležité. Kreslení této čáry znamená, že budete produktivnější, když skutečně potřebujete začít podnikat.
4. Používají je k organizování
I když bych nutně nedoporučoval používat vaši doručenou poštu jako svůj seznam úkolů, zakladatelka LearnVest Alexa von Tobel má výjimku z tohoto pravidla, které sdílela s Lifehacker:
Mám také ve zvyku posílat si poznámky e-mailem, protože žiji ve své doručené poště. V neděli v noci si sednu a sestavím seznamy všeho, co se musí příští týden stát. Střílím si e-mail, abych mohl snadněji spát (úkoly jsou mimo mou hlavu) a mohu být ujištěn s vědomím, že seznam na mě bude čekat v AM.
Vytvořením svého seznamu úkolů, když máte stále na mysli vše (namísto ráno, když jste ospalý nebo špinavý), uvolníte další část svého dne, abyste se mohli věnovat skutečným projektům, místo plánování toho, co ' budu dělat.
5. Dostanou náskok ráno
Četné zaneprázdněné lidi, jako generální ředitel AOL Tim Armstrong a Virgin Money CEO Jayne-Anne Gadhia, začínají své dny procházet svými doručenými. Gadhia má k tomu dobrý důvod:
První věc, kterou udělám, je podívat se na mé e-maily a odpovědět na všechny vynikající. Nemůžu vydržet s tím, že jsem nic nedělal!
Pochopitelně budete muset celý den trávit čas procházením e-mailů, ale náskok vám může věci usnadnit a také vás upozorní na to, co musíte udělat, jakmile se dostanete do kanceláře.
Existuje mnoho důvodů, proč jsou tito super zaneprázdnění lidé tak úspěšní, a zasunutí malého tipu pro produktivitu e-mailů sem a tam nikdy neuškodí!
