Pravděpodobně jste slyšeli radu, že každý odeslaný e-mail by měl obsahovat jasnou výzvu k akci pro příjemce. Dává to smysl - pokud není nic, co byste s tímto e-mailem potřebovali, měli byste ho opravdu poslat?
Výslovný názor na to, co potřebujete, se může také cítit trochu kontraintuitivní. Nechceme vypadat jako parní válečky, takže zasíláme zprávy, které jsou tak zdvořile vágní, že nakonec nejsou zcela jasné. Příjemce se dostane až do konce a pomyslí si: "Uhh, OK … A co teď?"
Vinen podle obvinění? Nejste sami - proto jsem shromáždil tyto jednoduché šablony s výzvou k akci, které můžete kopírovat, vkládat a používat ve svých vlastních e-mailech.
Nějaká výzva k akci dělá a nedělá
Než se dostaneme k šablonám, pojďme pokrýt několik doporučených postupů, které byste měli mít na paměti při používání výzev k akci ve vašich e-mailech.
Ten první, kterého jste pravděpodobně viděli přicházet: Nebuď příliš obecný. Získejte konkrétní informace o tom, co přesně od této jiné osoby potřebujete.
Odeslání e-mailu s přiloženou 80stránkovou zprávou a hromadným požadavkem, například „Hej, můžete se na to podívat?“ Váš příjemce ohromí - což znamená, že pravděpodobně nedostanete odpověď.
Místo toho, zeptat se na něco jako: „Mohli byste se podívat na stránky 18–24 a dejte mi vědět, pokud se ve středu změníte?“ Poskytuje jasný a užitečný směr.
Poté do výzvy k akci zadejte termín. Chápu to - díky tomu se cítíš hanebný. Pravděpodobně však víte, jak je to dráždivé, když vám někdo pošle něco společného, aniž by naznačil, kdy to potřebuje. Odstraněním jakéhokoli zmatku z pálky vyjasněním své časové osy.
Nakonec nezapomeňte říci „děkuji“ hned po výzvě k akci. Ano, můžete být přímí a laskaví zároveň, a tím také pomůžete uvolnit kterékoli z vašich vlastních nervů tím, že budete tak předem připraveni na to, co potřebujete.
Mám to? Skvělý! Pojďme se dostat k výzvám k akci, které můžete zkopírovat a vložit do některých běžných e-mailových scénářů.
Výzva k akci č. 1, když potřebujete odpovědět na otázku
Šablona: Můžete mi dát vědět? Potřebuji odpověď, aby. Dík!
Příklad: Můžete mi sdělit, zda klient již odpověděl se zpětnou vazbou? Potřebuji odpověď do pátku, abych tuto dohodu zabalil. Dík!
Výzva k akci č. 2, když potřebujete zpětnou vazbu k něčemu
Šablona: Sdělte prosím svůj názor na prostřednictvím nejpozději do. Díky moc!
Příklad: Sdělte prosím svůj názor na snímky 10–20 této prezentace pomocí dokumentu Google I, na který odkazujeme v tomto e-mailu, nejpozději do 30. listopadu. Děkujeme vám!
Výzva k akci č. 3, pokud potřebujete potvrdit schůzku
Šablona: Můžeme se setkat na diskuzi? Prosím, dejte mi vědět, pokud to funguje pro vás. Děkuji!
Příklad: Můžeme se setkat ve čtvrtek v 10:00, abychom diskutovali o redesign webu? Prosím, dejte mi vědět zítra, pokud to funguje pro vás. Děkuji!
Výzva k akci č. 4 při odesílání aktualizace nebo zdroje
Šablona: Přečtěte si prosím dříve a neváhejte a kontaktujte mě přímo s případnými dotazy. Díky moc!
Příklad: Přečtěte si přiloženou zprávu zdůrazňující dopravní čísla za tento měsíc před zasedáním našeho týmu a neváhejte se na mě přímo obrátit s případnými dotazy. Díky moc!
Výzva k akci č. 5, když potřebujete odpověď
Šablona: Odpovězte, prosím, na tento e-mail. Pokud do té doby od vás neslyším, budu. Dík!
Příklad: Odpovězte prosím na tento e-mail s vaším RSVP do úterý. Pokud do té doby od vás neslyším, předpokládám, že se nezúčastníte oběda. Dík!
Vím, jak divné se může zdát být tak explicitní, co ve svém e-mailu potřebujete. Ale vážně, nepropadejte panice.
Pamatujte, že tato úroveň jasnosti příjemci skutečně pomáhá . Ukládáte jim kroky a přidali jste práci, abyste museli sledovat, co musíte udělat. A i když je to příliš asertivní, slibuji, že většina lidí ocení (a možná se dokonce poučí z!) Skutečnosti, že jste tak přímí a průhlední.
