V posledních několika měsících jsem se snažil sestavit harmonogram své organizace na rok 2015. Nejdůležitější věcí, kterou jsem musel udělat, bylo zajistit, abych věděl, kdy se dějí všechny naše události. Ale než jsem je mohl tužit do svého kalendáře, musel jsem nejprve zjistit, jaké události jsem opravdu potřeboval naplánovat.
U neziskových organizací představují události, které hostujete, primární způsoby interakce vaší komunity s vaší organizací. A proto je důležité, aby vás dobře reprezentovali. Rychle svržená událost bude vypadat - a bude to vypadat, že vaše organizace není schopná. Abyste se ujistili, že hostujete nejlepší možné události, je důležité, abyste své události upřednostnili a naplánovali je tak, aby byly co nejúčinnější.
Během posledních 10 let, které jsem strávil prací pro neziskové organizace, jsem vyvinul čtyři zásadní otázky, které si položím, než se rozhodnu naplánovat akci.
1. Co potřebuje naše organizace od této události?
Proč vlastně uvažujete o hostování této události? Snažíte se získat peníze? Pokud ano, kolik? Pokoušíte se poznat nové příznivce nebo vytvořit nová spojení? Pokud to není fundraiser, možná se snažíte přilákat nové klienty nebo vzdělávat lidi, kteří jsou již součástí vaší organizace, o nové iniciativě.
Pokud vám tato událost nic nedělá, proč to děláte? Předtím, než na ni věnujete čas a zdroje, musíte zjistit, jaký podíl má vaše organizace na výsledcích události. To vám také pomůže upřednostnit událost v kontextu všech vašich dalších aktivit.
2. Co vaši hosté potřebují od této akce?
Ačkoli byste měli nejprve zvážit své potřeby, událost je ve skutečnosti o vašich hostech. Abyste dosáhli svých cílů (které jste nastínili pomocí výše uvedené otázky), musíte nalákat účastníky, aby s vámi komunikovali správným způsobem.
Promluvte si s minulostí a potenciálními hosty o tom, co se jim na vašich akcích líbí a co se jim v budoucnu budou líbit. Mají rádi pocit, že jsou „zasvěcenci“ nebo jsou veřejně uznáváni pro svou velkorysost? Někteří by mohli říci, že mají rádi hlasité a živé události; jiní mohou dávat přednost jemnější noci. Výhodou této strategie je to, že lidé, s nimiž jste pohovor, budou určitě chtít vidět, jak jste se poradili při vaší příští akci.
3. Jak to uděláme?
Nyní, když máte představu o tom, co vaši hosté budou potřebovat, musíte přemýšlet o tom, jak jim dát, co chtějí. Například, pokud vaši hosté potřebují lépe porozumět vašemu programu, možná se rozhodnete nechat klienta mluvit na akci o své zkušenosti s tímto konkrétním programem, nebo můžete ukázat video a distribuovat čtení materiálů o vašem modelu. Nebo, pokud máte velký fundraisingový cíl a zábavné publikum, možná je živá aukce správná.
Protože se jedná pouze o obrys, nemusíte se ponořit příliš hluboko do detailů nebo se plně zavázat k něčemu. Pokud si však uvědomíte, že nemáte kapacitu na akci, která bude vyhovovat potřebám vaší organizace a hostů, nyní je čas na to přijít. Nemusíte nutně zrušit myšlenku, ale tato otázka vám pomůže přijít na to, zda potřebujete zmenšit velikost nebo získat další pomoc.
4. Jak se tato událost liší od ostatních událostí?
Není nic horšího, než jít na stejnou událost dvakrát za rok - a nic nemůže být pro hostitele nákladnější. Pokud zjistíte, že plánujete oběd, večeři a golfové výlety pro stejnou skupinu dárců ve stejném roce, můžete očekávat únavu dárců a snížení návratnosti investic. Místo toho zvažte naplánování jedné významné události pro tyto dárce a poté menší akce pro vaše vyhlídky nebo nejlepší dobrovolníky.
V akci
Abychom vám pomohli začít, zde je ukázková strategie události, kterou jsem nedávno sestavil pomocí těchto čtyř otázek:
Co potřebujeme?
- Zvyšte 50 000 dolarů
- Upgradujte pět dárců
- Přilákejte 10 nových dárců, tři za 5K $ nebo vyšší
- Představte novou kapitálovou kampaň
Co potřebují hosté?
- Cítit sebevědomí, že jejich peníze jsou moudře investovány
- Šance vidět program z první ruky
- Odůvodnění poskytuje více - nad cenu vstupenky
Jak to uděláme?
- Zapojte správní radu, abyste pozvali nové dárce
- Nastavte obědy před událostí s aktuálními dárci a upgradujte
- Pozvěte účastníka programu, aby promluvil
- Najměte si nového designéra pro pozvání a program
- Nakrmte je dobře - zvažte místní kuchaře
- Nastavte schopnost poskytovat text
- Najměte skupinu
- Zvyšte pokrytí tisku
Jak se tato událost liší?
- Naše jediná večeře
- Pouze akce zaměřená na naše hlavní dárce (60. - 70. roky, většinou v důchodu, většinou minulí nebo současní dobrovolníci)
- Pouze událost, kterou se obvykle účastní všichni členové představenstva
- Obvykle je naplánováno na jaro, současně s promoce klienta
Plánování událostí může být vyčerpávající, časově náročný úkol - ještě více, pokud vaše události skutečně splňují vaše cíle. Zeptejte se však na tyto čtyři otázky a vy budete moci lépe strategizovat své události a určit, které z nich jsou pro vaši organizaci skutečně nutné a vhodné.
