Když jsem byl na střední škole, poslal jsem svůj první e-mail. Je tedy zbytečné říkat, že s konceptem mám spoustu zkušeností.
Ale i se všemi těmito zkušenostmi, ne vždy posílám jasné zprávy, které nutí lidi říkat: „Vím přesně to, co chce Rich!“
A tento problém obvykle začíná u mých témat. Myslím, že je bezpečné říci, že jsme všichni viděli náš podíl na nich, což nás přimělo kroutit očima, zmatit nás nebo nějaká jejich kombinace. A pokud jste k sobě upřímní, vsadím se, že jste také udělali několik chyb.
Pojďme tedy mluvit o několika společných věcech, které by se mohly zdát v pořádku, ale s trochou zvláštní myšlenky by se vám mohly dostat lepší a rychlejší reakce.
1. „Sledování naší schůzky“
Hej, chopíš se iniciativy a rozesíláš poznámky po schůzce v pracovním e-mailu. Co je na tom špatného, že?
Je zde několik věcí. Pro začátečníky nebude mít příjemce ponětí, co sledujete, za pár dní, kdy tento e-mail najde, což znamená, že všechny ty naléhavé dodací lhůty nelze přesně najít.
Jak to opravit
Pokud odesíláte lidem upomínky ohledně věcí, které musí dokončit, zkuste toto:
Ale pokud jen rekapitulujete, zkuste toto:
2. „Aktualizace stavu?“
Tohle je dobrý způsob, jak vnést zmatek do srdcí vašeho příjemce. Aktualizace stavu na co?
Jak to opravit
Dobrou zprávou je, že tento nevyžaduje mnoho přepínání. Stačí provést tento dodatek:
3. „Otázka pro vás“
Co to může opět znamenat? Vím, že jste pravděpodobně jen zaneprázdněni a potřebovali jste rychle dostat tento e-mail, ale tento předmět by mohl přimět vaši kolegu myslet si, aby šla miliónem různými směry.
Jak to opravit
Tento opět potřebuje jen trochu navíc. Podívejte se na to a řekněte mi, že to není jasnější a méně stresující:
4. „Další kroky“
Dobře, možná si pomyslíte, že se na vás právě teď dívám. Kolikrát jsme všichni poslali e-maily „další kroky“? Pokud byste se měli podívat do mé schránky, vsadím se, že byste našli alespoň 50 příkladů.
Ale znovu byste také zjistili, že většina z nich nedostala odpovědi alespoň pár dní. Udělejme rychlou změnu této.
Jak to opravit
Varování spoileru: Není to tak překvapivé ani obtížné. Ale když potřebujete odpovědi, těchto pár slov navíc ve vašem předmětu bude trvat dlouhou cestu.
5. „Chtěli jsme se s vámi přihlásit“
Odbavení se mnou? Ověření se mnou o tom, co?
Možná jsem jen nervóznější než většina lidí, ale e-maily „check in“ mě vždycky děsí a nutí mě myslet si, že jsem udělal něco špatného. Pokud se dokážete vcítit, udělejte svým spoluhráčům laskavost a trochu upravte tento předmět.
Jak to opravit
Ugh, další jednoduché vylepšení, že? Sázíte svůj spořicí účet, že je jednoduchý (a efektivní).
Pokud vás ohromí, jak jednoduché jsou některé z těchto oprav, nejste sami. Osobně jsem provedl několik úprav svých nejběžnějších předmětů. Anekdotálně jsem na oplátku dostal o 1000% rychlejší a jasnější reakce.
Všechny vtipky stranou, není třeba přemýšlet o celém přístupu k e-mailům - ale musíte přemýšlet o těchto malých změnách, protože přinášejí velké výsledky.
