Tento tutoriál se zabývá některými základními dosavadními a nedělemi zadávání dat do programů tabulkového procesoru, jako je Excel, Google Spreadsheets a Open Office Calc.
Správné zadávání dat poprvé můžete vyhnout problémům později a usnadnit použití mnoha nástrojů a funkcí aplikace Excel, jako jsou vzorce a grafy.
Přehled dat aplikace Excel
Nejvyšší dosud a nevýhody, které byste měli vždy mít na paměti při použití aplikace Excel, jsou:
- Dělat naplánujte tabulku.
- Ne ponechte prázdné řádky nebo sloupce při zadávání souvisejících dat.
- Dělat často ukládáte a ukládáte na dvě místa.
- Ne používejte čísla jako nadpisy sloupců a nezahrnujte jednotky s daty.
- Dělat použít odkazy na buňky a pojmenované rozsahy ve vzorcích.
- Ne ponechejte buňky obsahující odemčené vzorce.
- Dělat uspořádat data.
Naplánujte tabulku
Pokud jde o zadávání dat do aplikace Excel, je dobré udělat trochu plánování, než začnete psát.
Vědět, co bude použit pro pracovní list, data, která bude obsahovat, a co bude s těmito daty velice ovlivněno konečným rozložením listu.
Plánování před zadáním textu by mohlo šetřit čas později, pokud má být tabulka znovu uspořádána, aby byla efektivnější a snadnější pracovat.
Body k úvahám
- Jaký je účel tabulky?
- Kolik údajů bude tabulka obsahovat?
- Potřebujete grafy?
- Bude tištěna tabulka?
Jaký je účel tabulky?
- Účel tabulky pomůže určit umístění dat, protože nejdůležitější informace musí být viditelné a snadno dostupné.
- Jaké výpočty se vyžadují? Výpočty ovlivňují, jaké vzorce a funkce jsou potřebné a kde budou umístěny.
Kolik dat bude tabulka držet?
Množství dat, které bude tabulka nejdříve držet a kolik bude přidáno později, ovlivní počet použitých pracovních listů.
- Nevystavujte své údaje příliš, protože mohou určitou informaci těžko nalézt a výpočty zahrnující více listů nebo sešitů mohou začít ovlivňovat výkon aplikace Excel.
- U velkých listů je někdy užitečné zobrazovat důležité nadpisy sloupců nad nadpisy sloupců, než aby uživatelé donutili procházet do dolní části listu, aby zobrazili informace.
Potřebujete grafy?
Pokud má být celá nebo část dat zobrazena v grafu nebo grafech, mohlo by to mít vliv na uspořádání informací.
- V závislosti na typu grafu je možné, že data budou muset být seskupena různě - například pomocí souhrnné oblasti pro tabulkové grafy.
- U velkých tabulek lze grafy přesunout na samostatné stránky, aby se usnadnilo přeplňování.
Bude tabulka vytištěna?
Jak jsou data uspořádána, mohou být ovlivněny, pokud budou vytištěna všechna nebo některá data, v závislosti na tom, zda je vybráno zobrazení na výšku nebo na šířku a počet listů potřebných.
- Je-li použito zobrazení na výšku na běžném papíru formátu letter (8 1/2 X 11), zvažte umístění většiny dat do řádků pod několika sloupci tak, aby byly všechny nadpisy viditelné na jednom listu.
- Pokud je zapotřebí více listů, zvažte tisku hlaviček sloupců v horní části každé stránky, abyste usnadnili čtení dat.
- Pokud je potřeba vytisknout mnoho sloupců dat, uspořádání na šířku může obsahovat všechny položky na jedné stránce. Opět platí, že pokud jsou zapotřebí více listů, vytiskněte záhlaví sloupců v horní části každé stránky.
- Chcete-li vytisknout grafy, přesunout je na samostatný list může zjednodušit úkol.
Nenechávejte prázdné řádky nebo sloupce v souvisejících datech
Necháte-li prázdné řádky nebo sloupce v tabulkách dat nebo v souvisejících oblastech dat, může být velmi obtížné správně používat řadu vlastností aplikace Excel, jako jsou grafy, kontingenční tabulky a určité funkce.
Dokonce i prázdné buňky v řádku nebo sloupci obsahujícím data mohou způsobit problémy, jak je znázorněno na obrázku výše.
Nepřítomnost prázdných prostorů také usnadní aplikaci Excel zjistit a vybrat všechny související údaje v rozsahu, pokud jsou používány funkce jako třídění, filtrování nebo Automatické vyhledávání.
Spíše než ponechat prázdné řádky nebo sloupce, použijte ohraničení nebo formátování nadpisů a štítků pomocí tučného nebo podtrženého textu, aby bylo možné rozdělit data a usnadnit jejich čtení.
Pokud je to možné, zadejte sloupec dat.
- Při sestavování tabulky umístěte popisný nadpis v horní části prvního sloupce tabulky s údaji uvedenými níže.
- Pokud existuje více než jedna datová řada, seznamte je jedna za druhou ve sloupcích (zleva doprava) s nadpisem pro každou datovou řadu v horní části.
Udržujte nesouvisející údaje oddělená
Při zachování souvisejících údajů je důležité, a zároveň může být užitečné zachovat samostatné rozsahy dat.
Necháte-li prázdné sloupce nebo řádky mezi různými datovými rozsahy nebo jinými daty v listu, bude to pro Excel znovu usnadněno správným rozpoznáním a výběrem souvisejících rozsahů nebo tabulek dat.
Ušetříte často
Důležitost uložení vaší práce často nelze přehánět - nebo je to příliš často.
Samozřejmě, pokud používáte webovou tabulku, například Tabulky Google nebo Excel Online ukládání není problém, protože žádný program nemá možnost uložit, ale pracuje s funkcí automatického ukládání.
U počítačových programů však po dvou nebo třech změnách, zda se jedná o přidání dat, změnu formátování nebo zadání vzorce, uložte pracovní list.
Pokud se to zdá příliš mnoho, uložte alespoň každé dvě nebo tři minuty.
Přestože se v posledních několika letech dramaticky zlepšila stabilita počítačů a počítačového softwaru, software stále havaruje, stále dochází k výpadkům napájení a jiní lidé někdy vypouštějí napájecí kabel a vytáhnou jej ze zásuvky.
A když k tomu dojde, ztráta libovolného množství dat - velkých nebo malých - zvyšuje pouze pracovní zátěž, když se snažíte rekonstruovat to, co jste již udělali.
Aplikace Excel má Automatické ukládání což obvykle funguje velmi dobře, ale nemělo by se na ně spoléhat. Zvykněte si zajistit vlastní data s častými šetřeními.
Klávesová zkratka pro ukládání
Uložení nemusí být náročným úkolem přemísťování myši na pásu karet a kliknutím na ikony, můžete si uložit pomocí kombinace klávesových zkratek:
Ctrl + S
Uložte dvě místa
Dalším aspektem úspory, který nelze nadhodnotit, je důležitost ukládání dat ve dvou různých místech.
Druhé umístění je samozřejmě záloha, a mnohokrát to bylo řečeno, " Zálohování je jako pojištění: jeden a pravděpodobně nebudete potřebovat, nemáte jeden a pravděpodobně budete '.
Nejlepším zálohováním je ten, který je v jiném fyzickém umístění než původní. Koneckonců, jaký má smysl mít dvě kopie souboru, pokud:
- Jsou na stejném pevném disku, který selže?
- Jsou na stejném počítači, co je ukradeno?
- Jsou ve stejné budově, která hoří na zem?
Zálohování na webu
Znovu zálohování nemusí být náročné nebo časově náročné.
Pokud bezpečnost není problém - pokud řekněme, že list je seznam vašich DVD - pošlete e-mailem kopii pomocí webové pošty tak, že zůstane na serveru pravděpodobně postačující.
Pokud je bezpečnost problémem, webová úložiště je stále volbou - i když se společnost, která se specializuje na takové věci, a za to poplatek účtuje.
V případě tabulek online pravděpodobně vlastníci programu zálohují své servery - a to zahrnuje všechna uživatelská data. Chcete-li být v bezpečí, stáhněte si kopii souboru do svého počítače.
Nepoužívejte čísla jako sloupce a nezahrnujte jednotky s daty
Použijte nadpisy v horní části sloupců a na začátku řádků pro identifikaci vašich dat, protože dělají operace, jako je třídění, mnohem jednodušší, ale nepoužívejte čísla jako - 2012, 2013 a tak dále - dělat to.
Jak je vidět na obrázku, nadpisy sloupců a řádků, které jsou pouze čísly, mohou být neúmyslně zahrnuty do výpočtů. Pokud vaše vzorce obsahují funkce, jako například:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
které automaticky vybírají rozsah dat pro argument funkce.
Obvykle jsou tyto funkce nejprve vyhledávány pro sloupce čísel nad jejich umístěním a poté doleva pro řadu čísel a do vybraného rozsahu budou zahrnuty všechny nadpisy, které jsou pouze čísly.
Čísla používaná jako záhlaví řádků mohou být také mylná jako jiná datová řada, pokud jsou vybrána jako součást rozsahu pro graf, nikoli jako označení os.
Formátovat čísla v buňkách jako text nebo vytvářet textové štítky před předáním každého čísla pomocí apostrof (') - například' 2012 a '2013. Apostrof se v buňce nezobrazuje, ale změní číslo na textová data.
Udržujte jednotky v záhlaví
Do každé buňky nezadávejte čísla čísel, měny, teploty, vzdálenosti ani jiné jednotky.
Pokud tak učiníte, je velká šance, že aplikace Excel nebo tabulky Google zobrazují všechna vaše data jako text.
Namísto toho umístěte jednotky do záhlaví v horní části sloupce, což se v případě, že se stane, zajistí, že tyto nadpisy jsou alespoň text a nevytvoří problém popsaný výše.
Text vlevo, čísla vpravo
Rychlý způsob, jak zjistit, zda máte textová nebo číselná data, je zkontrolovat zarovnání dat v buňce. Ve výchozím nastavení jsou textová data zarovnána doleva v aplikaci Excel a tabulky Google a čísla čísel jsou zarovnány vpravo v buňce.
Přestože toto výchozí zarovnání může být snadno změněno, formátování se normálně nepoužívá, dokud nebudou zadána všechna data a vzorce, takže výchozí zarovnání vám může poskytnout informace o tom, že v pracovním listu je něco špatného.
Procentuální a měnové symboly
Nejlepším způsobem, jak zadat všechna data do listu, je zadat pouze obyčejné číslo a poté formátovat buňku tak, aby se číslo zobrazilo správně - a to zahrnuje procentuální hodnoty a částky měn.
Excel a tabulky Google však připouštějí procentní symboly, které jsou zadány do buňky společně s číslem a oba také rozpoznávají symboly společné měny, jako je znak dolaru ($) nebo symbol britské libry (£), pokud jsou napsány do buňka spolu s číselnými údaji, ale jiné symboly měny, jako například Jihoafrický rand (R), budou pravděpodobně interpretovány jako text.
Chcete-li se vyhnout potenciálním problémům, postupujte podle uvedených osvědčených postupů a zadejte částku a poté zformátujte buňku pro měnu namísto zadání symbolu měny.
Použijte odkazy na buňky a pojmenované rozsahy ve vzorcích
Jak odkazy na buňky, tak pojmenované rozsahy mohou být a měly by být použity ve vzorcích, aby se urychlilo a usnadnilo zachování vzorců a rozšíření celého listu bez chyb a aktuálnosti.
- Odkazy na buňky jsou kombinací písmena sloupce a čísla řádku buňky - například A1, B23 a W987 - a slouží k identifikaci umístění dat v pracovním listu.
- Pojmenovaný rozsah nebo definovaný název je podobná odkazu na buňku v tom, že se používá k identifikaci buňky nebo rozsahu buněk v listu.
Referenční data ve vzorcích
Vzorce se používají v aplikaci Excel k provádění výpočtů - například přidání nebo odečítání.
Pokud jsou skutečná čísla zahrnuta ve vzorcích, jako jsou:
= 5 + 3
Pokaždé, když se data změní na 7 a 6, je nutné upravit vzorec a čísla se změní tak, aby se vzorec stane:
= 7 + 6
Pokud místo toho jsou data vložena do buněk v listu, odkazy na buňky nebo názvy rozsahu mohou být použity ve vzorci spíše než čísla.
Pokud je číslo 5 zadáno do buňky A1 a 3 do buňky A2, vzorec se stává:
= A1 + A2
Chcete-li aktualizovat data, změňte obsah buněk A1 a A2, ale vzorec zůstane stejný jako aplikace Excel automaticky aktualizuje výsledky vzorce.
Úspora času a úsilí se zvyšuje, pokud list obsahuje složitější vzorce a více vzorců odkazuje na tytéž údaje, jelikož data je třeba změnit pouze na jednom místě a všechny vzorce, které odkazují, budou aktualizovány.
Použití odkazů na buňky nebo pojmenovaných rozsahů také zvyšuje bezpečnost pracovního listu, neboť umožňuje chránit vzorce před náhodnými změnami, zatímco ponecháváte datové buňky, které jsou přístupné.
Ukazuje na údaje
Další funkcí aplikace Excel a Google Spreadsheets je, že umožňují zadávat odkazy na buňky nebo názvy oblastí do vzorců pomocí polohování, které zahrnuje klepnutí na buňku pro vložení odkazu do vzorce.
Polohování snižuje možnost chyb způsobených zadáním špatného odkazu na buňku nebo nesprávným napsáním názvu rozsahu.
Použijte pojmenované oblasti pro výběr dat
Poskytnutí názvu souvisejícího názvu dat může mnohem usnadnit výběr dat při provádění třídění nebo filtračních operací.
Pokud se velikost datové oblasti změní, rozsah názvu lze jednoduše upravit pomocí Správce jmen.
Nenechávejte buňky obsahující vzorky nechráněné
Poté, co jsme strávili tolik času, jak dostanou správné vzorce a používají správné odkazy na buňky, mnoho lidí dělá chybu, že zanechávají tyto vzorce zranitelné náhodnými nebo neúmyslnými změnami.
Umístěním dat do buněk v pracovním listu a následným odkazem na tato data ve vzorcích umožňuje, aby buňky obsahující vzorce byly uzamčeny av případě potřeby chráněny heslem, aby se udržely v bezpečí.
Současně mohou být buňky, které obsahují data, ponechány odemčené, aby bylo možné snadno zadat změny, aby tabulka byla aktuální.
Ochrana pracovního listu nebo sešitu je dvoufázový proces:
- Zkontrolujte, zda jsou správné buňky uzamčené.
- Použijte volbu ochranného listu a v případě potřeby přidejte heslo.
Do řazení dat
Smažte data po dokončení zadání.
Práce s malým množstvím netříděných dat v aplikaci Excel nebo ve službě Google Spreadsheets obvykle není problém, ale vzhledem k tomu, že počet dat se zvětšuje, je potřeba pracovat s nimi efektivně.
Sortiment dat je snazší pochopit a analýza a některé funkce a nástroje, jako jsou VLOOKUP a SUBTOTAL vyžadují tříděná data, aby se vrátily správné výsledky.
Také řazení dat různými způsoby vám usnadní zjištění trendů, které nejsou zřejmé.
Výběr dat, které mají být seřazeny
Předtím, než je možné data třídit, aplikace Excel potřebuje znát přesný rozsah, který má být roztříděn, a obvykle je aplikace Excel docela dobrá při výběru oblastí souvisejících dat, pokud byla zadána:
- V oblasti souvisejících dat nebyly ponechány prázdné řádky nebo sloupce.
- A prázdné řádky a sloupce byly ponechány mezi oblastmi souvisejících dat.
Aplikace Excel dokonce přesně určí, zda má datová oblast názvy polí a vyloučit tento řádek ze záznamů, které mají být seřazeny.
Nicméně umožnění programu Excel vybrat rozsah, který má být tříděn, může být riskantní zejména s velkým množstvím dat, které je těžké kontrolovat.
Použití jmen pro výběr dat
Aby bylo zajištěno, že jsou vybrány správné údaje, zvýrazněte rozsah před zahájením třídění.
Pokud se má stejný rozsah opakovaně třídit, je nejlepším přístupem jeho jméno.
Pokud je název definován pro oblast, která má být tříděna, zadejte název do pole Název nebo jej vyberte z přidruženého rozbalovacího seznamu a program Excel automaticky zvýrazní správný rozsah dat v listu.
Skryté řádky a sloupce a třídění
Skryté řádky a sloupce dat se při třídění nepohybují, a proto je třeba je ještě předtím, než se uskuteční řazení, nechat vyčkat.
Například pokud je řádek 7 skrytý a je součástí řady dat, která jsou tříděna, zůstane jako řádek 7 spíše než aby se přesunula na správné místo jako výsledek třídění.
Totéž platí pro sloupce dat. Třídění podle řádků zahrnuje přeskupování sloupců dat, ale pokud je sloupec B skrytý před třídou, zůstane jako sloupec B a nebude znovu uspořádán s ostatními sloupci v tříděném rozsahu.
Všechny čísla by měly být uloženy jako čísla
Zkontrolujte, zda jsou všechna čísla uložena jako čísla. Pokud výsledky nejsou tak, jak jste očekávali, sloupec může obsahovat čísla uložená jako text, nikoliv jako čísla. Například negativní čísla importovaná z některých účetních systémů nebo číslo zadané s vedoucím ' (apostrof) jsou uloženy jako text.
Při rychlém řazení dat pomocí příkazu A-Z nebo Z-A tlačítko, věci mohou strašně špatně. Pokud je v rámci dat prázdný řádek nebo prázdné sloupce, část dat může být tříděna, zatímco ostatní data jsou ignorována. Představte si, jaký nepořádek budete mít, jestliže jména a telefonní číslo již neodpovídají, nebo pokud objednávky směřují ke špatným zákazníkům!
Nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby byl správný rozsah dat vybrán před třídou, je jeho jméno.
Druhý předpoklad ovlivňuje přesně to, co Excel třídí. Pokud je vybrána jedna buňka, program Excel rozšiřuje výběr tak, aby zvolil rozsah (podobně jako stisknutí Ctrl + Shift + 8) ohraničené jedním nebo více prázdnými sloupci a řádky. Potom zkontroluje první řádek ve zvoleném rozsahu a zjistí, zda obsahuje informace o hlavičce nebo ne.
Zde se může třídění s nástroji na panelu nástrojů stát obtížným. Vaše záhlaví (za předpokladu, že máte jednu) musí splňovat některé velmi přísné pokyny, aby aplikace Excel rozpoznala jako hlavičku. Například pokud jsou v řádku záhlaví prázdné buňky, může si aplikace Excel myslet, že to není záhlaví. Stejně tak, pokud je řádek hlavičky formátován stejně jako ostatní řádky v datovém rozsahu, nemusí jej rozpoznat. Stejně tak, pokud se vaše datová tabulka skládá výhradně z textu a řádek záhlaví neobsahuje nic než text, aplikace Excel bude prakticky po celou dobu nerozpoznává řádek záhlaví. (Řádek vypadá jako jiný řádek dat do aplikace Excel.)
Pouze po výběru rozsahu a určení, zda existuje řádek hlavičky, provede aplikace Excel skutečné řazení. Jak jste spokojeni s výsledky, závisí na tom, zda aplikace Excel získala jak správnou volbu rozsahu, tak i určení řádku záhlaví. Například pokud aplikace Excel nemyslí, že máte řádek záhlaví a vy děláte, pak je vaše hlavička roztříděna do těla dat; to je obecně špatná věc.
Chcete-li zajistit správné rozpoznání rozsahu dat, použijte Ctrl + Shift + 8 zástupce, abyste zjistili, co Excel vybírá; to je to, co bude roztříděno. Pokud neodpovídá vašim očekáváním, musíte buď upravit znaky dat v tabulce, nebo potřebujete vybrat rozsah dat před použitím Třídit dialogové okno.
Chcete-li se ujistit, že je vaše pozice správně rozpoznána, použijte Ctrl + Shift + 8 zkratka pro výběr rozsahu dat a potom se podívejte na první řádek. Pokud má záhlaví prázdné buňky mezi těmi, které jste vybrali v prvním řádku nebo v prvním řádku, je formátován stejně jako druhý řádek nebo máte vybráno více řádků záhlaví, pak aplikace Excel předpokládá, že vůbec není řádek hlavičky. Chcete-li to opravit, proveďte změny v řádku záhlaví, abyste se ujistili, že je správně rozpoznán aplikací Excel.
Konečně, všechny sázky mohou být vypnuty, pokud vaše datová tabulka používá víceřádkové záhlaví. Aplikace Excel má těžké rozpoznat je. Problém jste složili, když očekáváte, že do tohoto záhlaví budou zahrnuty prázdné řádky. to prostě nemůže udělat automaticky. Můžete však jednoduše vybrat všechny řádky, které chcete třídit, než provedete řazení. Jinými slovy, být konkrétní v tom, co chcete třídit Excel; nenechte aplikaci Excel předem pro vás.
Data a časy uložené jako text
Pokud se výsledky třídění podle data nevyvíjejí podle očekávání, data ve sloupci obsahujícím klíč řazení mohou obsahovat data nebo časy uložené jako textová data, nikoliv jako čísla (data a časy jsou pouze formátované číselné údaje).
Na výše uvedeném snímku skončil rekord pro A. Petersona ve spodní části seznamu, kdy na základě data dluhu 5. listopadu 2014 měl být rekord umístěn nad rekord pro A. Wilsona, který má také datum vypůjčení 5. listopadu.
Důvodem neočekávaných výsledků je, že datum zapůjčení pro A. Petersona bylo uloženo jako text, nikoliv jako číslo
Smíšené údaje a rychlé řazení
Při použití metody rychlého třídění záznamů obsahujících textová a číselná data jsou smíšeny, Excel třídí čísla a textová data samostatně - umístění záznamů s textovými daty v dolní části seřazeného seznamu.
Excel také může obsahovat záhlaví sloupců ve výsledcích řazení - interpretovat je pouze jako jiný řádek textových dat namísto názvů polí pro datovou tabulku.
Třídit varování - Třídit dialogové okno
Jak je znázorněno na obrázku výše, pokud je použito dialogové okno řazení, i pro třídění na jednom sloupci, aplikace Excel zobrazí zprávu, která vás upozorní, že se setkala s daty uloženými jako text a umožňuje vám vybrat:
- Seřadit cokoliv, které vypadá jako číslo jako číslo.
- Seřadit čísla a čísla uložená samostatně jako text.
Pokud zvolíte první možnost, aplikace Excel se pokusí umístit textová data do správného umístění výsledků třídění.
Vyberte druhou možnost a aplikace Excel umístí záznamy obsahující textová data do dolní části výsledků řazení stejně jako u rychlých třídění.
