E-mailem. Nemůžu s tím žít. Bez ní se vaše práce nedaří. Mám pravdu?
V loňském roce jsme poslali přes 2, 5 miliardy e-mailů. A tady jsou špatné zprávy. I přes velké množství nenávisti se očekává, že toto číslo poroste. Svazek je problém, stejně jako čas, který za něj utratíte. Ve zprávách se uvádí, že to kontrolujete asi 36krát za hodinu. 36 krát. Za jednu hodinu.
Jakmile začnete okusovat to, co je ve vaší doručené poště, trvá přibližně 16 minut, než se znovu soustředíte na svou další práci. Jo, a pokud potřebujete někde ukrytý dokument ve vašem e-mailu, bude to trvat asi dvě minuty. Udělejte matematiku: To rychle přispívá k moru na vaši produktivitu.
Potřebuješ to pro svou práci. Nemůžete to jen prokopat jako špatný zvyk. Ve skutečnosti není pochyb o tom, na co se spoléháte, pokud jde o získání informací, schválení nebo odpovědí od kolegů, abyste mohli práci dokončit.
Ale pokud si nejste jisti, co chcete od ostatních, když posíláte e-mail, nebo pokud se neptáte na dobré otázky, pamatujte si to 36krát za hodinu? Ano, sledujte, jak se tento odhad podstatně zvyšuje. Pochybuji, že to zní přitažlivě. Zde jsou čtyři tipy, které můžete použít k minimalizaci a zrychlení vašich výměn a lepší komunikaci než kdy jindy.
1. Objasněte svou otázku
Už jste někdy odhodili nápad kolegovi a skončili jste „Myšlenky?“ Pokud je vaším cílem získat od někoho vstup v naléhavém termínu, směru projektu nebo doporučení o možnostech, musíte mu dát něco více specifické pro práci s. Koneckonců, nechce trávit více času pokusem o dekódování vaší zprávy, než chcete číst jeho odpověď.
Pokud jste právě poslali plán, který vyžaduje akci, namísto toho, abyste končili otevřenými a vágními otázkami, „Myšlenky?“ Zeptejte konkrétní otázku, například: „Co bude potřeba, aby se tento plán realisticky realizoval do příštího týdne? ? Dejte mi vědět, jestli můžu něco udělat, aby to proběhlo ASAP. “Váš kolega bude schopen rychle a přímo reagovat a dostanete mnohem kvalitnější odpověď.
2. Střih na Chase
Sarah, členka projektu typu A, se kterou často pracujete, chce všechno týdny předem. Je to znovu. Získáte e-mail s dodáním s nesmírně krátkou lhůtou. Jste frustrovaní a v pokušení odpovědět: „Můžete mi věnovat více času na tento projekt?“ S nadějí, že budete s termínem znovu jednat. Pokud tak učiníte, bude trvat půl tuctu dalších odpovědí na vyřešení samotné časové osy.
Místo toho řekněte svému kolegovi, co máte schopnost dělat, a nechte to na tom. "Ahoj Sarah, teď mám ve své frontě tři další prioritní projekty." Udělám to do konce dne příští čtvrtek. Pokud se mi podaří to udělat dříve, dáme vám vědět. Díky za trpělivost. “Boom. Hotovo.
3. Přestaňte požadovat otázky
Některé zprávy generují zbytečnou poštu, protože nevědomky vyvoláváte odpovědi. Chcete-li tomu zabránit, přestaňte uzavírat slovy „Dává vám to smysl?“ Spíše řekněte „Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy.“ Pokud má příjemce dotaz, oznámí vám to; jinak bude vědět, že není nutná žádná odpověď.
Můžete také uzavřít něco jako: „Dejte mi vědět, pokud s tím nebudeme vyrovnáni, “ nebo „Dejte mi vědět, pokud o tom chcete dále mluvit.“ Tento výstižný jazyk objasňuje, že konverzace je uzavřena, pokud neexistuje vydání na konci přijímače.
4. Nezanedbávejte název
Předmětem zprávy je účinnost zlata. Použijte tuto nemovitost a dejte čtenáři hlavy nahoru o tom, kolik pozornosti potřebují a kdy. Vydejte tyto nadbytečné e-maily na přihrávku.
Použijte svůj název k označení naléhavosti, výstupu a časové osy. Například titul by mohl číst něco jako „Akce potřebná do poledne pátek | Projekt Acme by měl proběhnout příští týden. “
Nyní čtenář ví, že to bude vyžadovat určitou pozornost. Je si vědoma, že existuje lhůta pro odpověď a práci, na kterou se musí příští týden soustředit na dokončení. Toto jednoznačné tvrzení zabraňuje tuně sem a tam.
Vzhledem k tomu, kolik času a e-mailu vyžaduje pozornost, jak odesílatele, tak příjemce, můžete vidět, jak vám několik jednoduchých technik pomůže posílat zprávy, které na oplátku generují méně odpovědí a zlepšují celkovou komunikaci mezi vámi a vašimi spolupracovníky nebo klienty . Nebylo by to super? Když vaši komunikaci učiníte super účinnou, budete se nejen cítit lépe pod kontrolou své doručené pošty, ale vaši kolegové ocení, jak efektivní jim také pomáháte.
Ale mějte na paměti, že někdy nejlepší je jednoduše převést konverzaci do režimu offline. Obecně lze říci, že pokud nemůžete vyřešit problém na třech e-mailových burzách nebo dochází-li k nesprávné komunikaci kvůli bláznivému vláknu, navrhněte živou konverzaci, abyste mohli záležitost rychle vyřešit.
