Bez ohledu na to, kolik času trávíme snahou o optimalizaci naší doručené pošty - od zpráv dávkové kontroly po přidání zvonků a píšťalek - e-mail přebírá naše životy. Při pohledu na mé statistiky z minulého měsíce jsem obdržel a zpracoval přes 10 000 e-mailů (eek!), Takže nalezení správného způsobu, jak spravovat veškerou tuto online korespondenci, bylo pro můj každodenní zdravý rozum rozhodující.
Ukázalo se však, že „správný způsob“ správy e-mailu závisí hodně na vašem osobním stylu. Zaokrouhlil jsem některé z nejpopulárnějších a nejúspěšnějších strategií, abyste se mohli rozhodnout, která z nich je pro vás nejlepší:
1. LIFO: Last In First Out
Tato technika je predikována tím, že nechá staré věci jednat sama o sobě. Je to nejběžnější způsob, jak lidé jednají s doručenou poštou, čtení e-mailem shora dolů (aka, počínaje posledním přijatým e-mailem).
To je velmi pohodlné a intuitivní, ale existují dvě primární rizika této strategie. Prvním rizikem je, že pravděpodobně skončí s nekonzistentní reakcí. Ve dnech, kdy máte na e-mail spoustu času, odpovíte na kontakty rychle a rychle. Ve dnech, kdy jste zaneprázdněni, a na schůzkách budete mít hromady zpráv a pochováváte se v novějších e-mailech.
Druhým rizikem je, že můžete přijít o dobré příležitosti, protože jste včas nepřijali. Pokud se rozhodnete tuto strategii použít, ale chcete tato rizika zmírnit, doporučuji blokovat hodinu nebo dvě jednou týdně, během které přepnete na zpětný chronologický přístup (obvykle je uveden níže). Tímto způsobem vyklidíte všechno staré, co může být důležité.
2. Reverzní chronologicky
Opak oproti LIFO, když se obrátíme na chronologický přístup, znamená nejprve se zabývat nejstaršími e-maily. Pokud používáte Gmail, můžete přepínat řazení doručené pošty kliknutím na čítač e-mailů v pravém horním rohu.
S touto strategií budete často konfrontováni s tvrdšími e-maily, které odkládáte, což je skvělé pro všechny chronické odkladače. Tato strategie však má jednu nevýhodu. Pokud pracujete někde, kde neustále přijímáte urgentní e-maily, na které je třeba okamžitě odpovědět, může být riskantní obrátit se chronologicky. Díky tomu můžete tuto strategii určitě zkombinovat s LIFO během skutečného pracovního dne, pokud je tomu tak.
3. Yesterbox
Technika Yesterbox, známá od generálního ředitele Zappos Tony Hsieh, se dnes zaměřuje na řešení všech e-mailů, které jste dostali včera. Hsieh vysvětluje:
„Váš seznam úkolů každý den je jednoduše včerejší e-mailová schránka (tedy„ Yesterbox “). Skvělá věc na tom je, když ráno vstanete, přesně víte, kolik e-mailů musíte projít, je tu určitý pokrok, když každý e-mail zpracováváte od včerejška a odstraňujete ho ze své doručené pošty, a ve skutečnosti je to bod když zbývá od včerejšího zpracování nulových e-mailů. Po dokončení je skutečně pocit dokonalosti, což je úžasné. “
To je skvělá strategie pro každého, kdo má pocit, že se neustále topí v e-mailu. Přestože doporučuji, aby si přečetl celý svůj postup, nejlepší je určitě množství kontroly, kterou znovu získáte ve své doručené poště. Na rozdíl od jiných metod zůstane váš cíl stejný jako den, a postupem času zjistíte, že získáte lepší přehled o tom, jak dlouho vám bude e-mail trvat. Dostali jste včera 25 e-mailů? Dobře, mohlo by to trvat trochu přes hodinu. Máte velký den s příchozími 70 e-maily? Můžete plánovat dopředu a blokovat další čas pro správu svazku.
4. Inbox Zero
Termín vytvořený společností Merlin Mann, Inbox Zero je e-mailová strategie, jejímž cílem je vždy udržovat vaši doručenou poštu 100% prázdnou. To má několik velkých výhod: Všechno je vždy zpracováno a neztrácíte čas znovu čtením e-mailů, než začnete skutečně jednat. Tato strategie je dobrá pro tvůrce seznamů typu A (jako jsem já!), Kteří chtějí mít úplnou kontrolu nad svými doručenými. Ale z mé zkušenosti je snadné nechat vaši doručenou poštu, aby diktovala váš život, pokud to vezmete příliš daleko. Tip pro profesionály: Spárujte Inbox Zero s aplikací Boomerang pro Gmail, což je aplikace, která vám umožňuje ukládat zprávy z doručené pošty až do data a času podle vašeho výběru, takže se můžete rozhodnout mezi skutečným zodpovězením a zpožděním na později, podle potřeby.
Pokud to zkoušíte poprvé, doporučujeme vyzkoušet si týdenní výzvu Lily Hermanové, aby zůstali v Inbox Zero, než začnete.
Po vyzkoušení každé metody mohu s jistotou říci, že volba strategie je především o sladění vašich osobních preferencí se zvyky, které byste chtěli povzbudit (nebo odradit). Možná zjistíte, že mixování a párování je pro vás nejlepší. Dlouho jsem šel na Inbox Zero a rozhodl jsem se, že stres z toho, že se těch pár posledních udělá, nestojí za to. Dokud však v noci chodím do postele, uchovávám si doručenou poštu pod 20 e-mailů - stačí to dost krátké, abych je všechny viděl na obrazovce, abych rychle zkontroloval, že trhliny nepropadly. Dokud nejste otrokem vaší schránky a někdo, kdo od vás potřebuje slyšet, dostává odpověď včas, kdo musí soudit?
