V době, kdy jsou aplikace pro produktivitu a multitasking novou normou, se lidé často ptají, co je moje „tajná omáčka“, jak toho dosáhnout. I když nekonečné hodiny tvrdé práce mohou vytvářet houževnatost, mohou to také vést k vyhoření - nejproduktivnější dělníci na světě nejsou ti, kteří pracují 18 hodin a v pátek večer se o to chlubí.
Pokud se chcete stát vysoce produktivním člověkem, v práci nebo v životě, mohu jen doporučit jednu věc: Naučte se delegovat. Tato síla není jen ve vykládání úkolů, ale získávání moci k výběru toho, co je - a nestojí - stojí za váš čas.
Tato manifestace ke mně přišla na vysoké škole, kde mi použití virtuálních asistentů umožnilo outsourcingovat aspekty mé malé online společnosti a současně se věnovat částem podnikání, které se mi opravdu líbily. Udělal jsem seznam všech věcí, na kterých se mi líbilo pracovat, nebo jsem věděl, že musím udělat sám, a zbytek jsem přiřadil. Byl jsem závislý!
Ve skutečnosti tomu věřím natolik, že jsem zakladatelem a generálním ředitelem společnosti Zirtual, která spojuje zaneprázdněné lidi s virtuálními asistenty. Doufám, že - i když se zdá, že delegování je děsivé nebo neznámé - brzy zjistíte, že je to rychlá cesta, jak se vrátit k tomu, co máte nejraději!
1. Učinit věci hmatatelnými
Nastiňte své cíle, cíle a očekávané výsledky za den, týden, měsíc a čtvrtletí. To vám dá představu o výzvách, kterým čelíte vy a váš tým, a nakonec o celkových cílech organizace.
Vyložení vašeho seznamu úkolů je víc než jen odlehčení zátěže. Delegace je o posílení postavení, protože dává vašemu týmu příležitost rozvíjet se jako individuální vedoucí - stejným způsobem vám umožňuje být více působivým manažerem.
Stejně jako ve škole, podnikání má své formality: Některé projekty musí být dokončeny konkrétním způsobem. Jako silný vůdce si můžete zachovat stejnou formálnost, aniž byste byli považováni za mikromanager. Jednou z možností je naplánovat soukromé týdenní soukromé schůzky k projednání týdenního programu, cílů a pokroku. Dalším je vytvoření pokynů pro to, jak očekáváte, že bude hotový projekt vypadat. I když můžete určitě zahrnout navrhované kroky, nechte své zaměstnance, aby našli své vlastní metody, jak toho dosáhnout.
Pro manažery, kteří se bojí delegace, vám to poskytne příležitost pečlivě dohlížet na projekty a zároveň dává vašemu týmu prostor pro správu jejich vlastních úkolů.
2. Pamatujte, že delegace bez důvěry je hlídání dětí
Při přiřazování úkolu zaměstnanci je důležité věnovat čas tomu, aby byl nastaven na úspěch, aby nedošlo k mikromanagování po lince. Lidé splní požadavky úkolu, pokud jim dáte příležitost tak učinit. Pokud vás předání důležitého úkolu vyděsí (a bude, pokud jste na tom osobně pracovali), začněte pomalu. Nejprve přiřaďte část úkolu nebo začněte s menší odpovědností. Jakmile uvidíte, že váš zaměstnanec je schopný - a on nebo ona určitě je! - budete se cítit pohodlněji při předávání více.
Pusťte se z myšlenky, že to dokážete všechno - nemůžete. Vezměte to jako test pokory a přijměte skutečnost, že nemůžete úspěšně řídit tým bez vykládky. Management je často označován jako hlídání dětí v kanceláři, ale to je naprosto pod vaší kontrolou a prvním krokem k transformaci na skutečného vůdce je přiřazení odpovědnosti.
3. Dobijte svůj strach
Strach z delegování se projevuje mnoha způsoby. Oslabující myšlenky jako: „Dokážu to udělat lépe sám“ nebo „Nemůžu selhat“ nebo „Nechci se spoléhat na nikoho jiného“ nebo „Nemůžu jim věřit“, bude bránit vaší schopnosti udělat to správně. Přijetí vás zmocní, dá vám klid, umožní vám mít volný výhled na větší obrázek a připraví vás na jeho zvládnutí.
Nejrychlejším způsobem, jak překonat takové obavy, je zhodnotit návratnost. Nejde o to, zda můžete úkol dokončit sami (pokud jste to opravdu chtěli, můžete). Ale zeptejte se sami sebe: Jaký je návratnost investic? Pamatujte, že je rozdíl mezi tím, jak to děláte lépe a děláte to jinak. Hotový produkt často není to, co byste vyrobili, ale to neznamená, že to není stejně dobré nebo efektivní.
Zaměřte svou osobní energii a pozornost na vysoce návratné úkoly: strategii, nové nájemy, partnerství nebo organizační strukturu. Na tuto úroveň jste se dostali tím, že důvěřujete sobě a ostatním, kteří vám důvěřují. Uvolněte svůj rozvrh, abyste se mohli věnovat těmto problémům na vysoké úrovni tím, že věříte, že vaši zaměstnanci splní úkoly s nízkou návratností stejně dobře jako vy. Delegace od manažera může být často mostem k budování silnějších vztahů v týmu a může se stát příležitostí pro mentorství.
4. Proveďte delegování zvyku
Úspěšní delegáti naplánují své úkoly s ohledem na položky, které mohou ostatním přiřadit. Pokud se vám zdá, že vykládání je nepřirozené, vyzvednutí několika nových zvyků usnadní identifikaci úkolů, které můžete sdílet. Díky tomu budete ve svém týmu lepším manažerem a účinnějším a soustředěnějším vůdcem.
Pro začátek, pokud máte pod sebou podpůrné role, umožněte jim vykonávat svou práci! Máte-li asistenta, nechte ho zvládnout administrativní úkoly tím, že mu umožníte přístup k vašemu kalendáři - a zmocněte ho, aby mu pomohl spravovat ho. Nebo pokud nemáte člověka, který vám pomůže s administrativními úkoly, podívejte se na všechny aplikace, které jsou speciálně navrženy pro správu vašeho dne a udržování pořádku. Dokonce i proces ukládání různých cílů v různých aplikacích vám pomáhá praktikovat rozčlenění a umožňuje vám někomu (nebo v tomto případě něčemu) pomoci.
Vyložení administrativních úkolů vám pomůže soustředit se na větší cíle, které před námi stojí. Delegáti jsou úspěšní, protože mají jasnou viditelnost a umí nejlépe rozvrhnout svůj čas.
Jako dobrý manažer je vaše práce vést změny a motivovat lidi různými způsoby. Součástí toho je, že svým zaměstnancům nabízíme nové příležitosti, jak se učit a přijímat větší výzvy. Váš tým bude šťastný díky dalším příležitostem k růstu. Zároveň jste uvolnili více času zaměřením se na větší obrázek vedoucího týmu k vyšší úrovni produktivity.
Takže ne, delegace není jen schopnost vyložit práci někomu jinému. Je to příležitost maximalizovat produktivitu celé skupiny nebo systému. Je to schopnost šířit klíčové úkoly mezi sadou rukou, vybírat a vybírat nejvhodnější místa.
