V ideálním případě byl váš čas mimo práci (alespoň poněkud) relaxační. Ale ten zen po dovolené může jít přímo z okna, jakmile se posadíte, abyste vyřešili svou doručenou poštu a uvědomili si, že na vás čeká přibližně milion zpráv.
Reakce na e-maily může být stresující každý den, ale je to ještě horší, když se hromadí. A cítíte-li tento stres, můžete si stanovit cíl, aby se s nimi co nejrychleji probral - pouze se dopustit jedné z běžných chyb níže.
Vezměte si tedy několik minut, abyste si přečetli, jak se jim můžete vyhnout: Stojí to za to!
1. Prioritizace doby odezvy před kvalitou
Matematicky, odpovědět tak rychle, jak můžete rozumět. Pokud strávíte minutou čtení e-mailem a minutovou odpovědí, dostanete se seznamem rychleji, než kdybyste strávili pět minut čtením a pět minut odpovědí.
A přestože máte pravdu, že nejde o den, kdy byste měli interně debatovat mezi „Zní to dobře!“ A „Souhlasím, “ nechcete ani vyhodit rychlou odpověď.
„Zní to dobře“ nebo „Souhlasím“ fungují stejně dobře, pokud se někdo zeptal, zda se vám jeho plán líbí, ale nedává smysl, pokud se vás na to zeptal konkrétní otázku. Znamená to, že od nich dostanete další e-mail - a oni vědí, že jste nečetli, co napsali poprvé.
Oprava
Pokud máte stránky e-mailů, kterými se můžete projít, a nedokážete omezit touhu odpovědět ASAP, zkopírujte a vložte obecnou odpověď. Vyzkoušejte toto „Dnes utratím dohánění e-mailů. Pokud potřebujete odpověď do 17:00, pošlete mi e-mail zpět a dejte mi vědět. “
Ano, je to další krok, ale pokud je vaším cílem číslo jedna, nejprve se vrátit zpět ke všem, umožní vám to, pak vydechněte a udělejte si čas reagováním.
2. Přeposílání všeho pomocí „FYI“
Ve vaší hlavě sdílíte aktualizaci stavu, aby vám druhá osoba mohla sdělit, co dělat dál. Ale v hlavě vašeho příjemce říkáte, že to bylo postaráno. V zásadě přistupujete k e-mailu „horkým bramborem“ a předpokládáte, že odpovědnost nese kdokoli, kdo ji dostal naposledy - což znamená, že existuje dobrá možnost nesprávné komunikace.
Proto, jak píše Muse Managing Editor, Jenni Maier píše: „Každý e-mail by měl zahrnovat další krok (i když je to„ není potřeba žádná odpověď “).“
Když odešlete horký bramborový e-mail, stane se jedna ze dvou věcí. Získáte to hned s otázkou (takže vše, co jste udělali, je duplicitní práce). Nebo, možná ještě horší, neřeknou nic a každý si bude myslet, že ten druhý je tím, kdo podniká další kroky.
Oprava
Vezměte Maierovu radu a ujistěte se, že zprávy mají jasný záměr. Pokud něco posíláte jen proto, abyste smyčku zavřeli, je to naprosto v pořádku, když to řeknete, nebo dokonce „pro vaši informaci“. Když přesně vyslovíte, co od druhé osoby chcete, budete si muset vyjasnit první - což znamená, že budete chyťte se, pokud opravdu potřebujete udělat krok sami, než se podělíte o svůj pokrok.
3. Reakce v pořadí, v jakém přišli
Váš plán reagovat v obráceném chronologickém pořadí je dobře zamyšlený: Chcete se vrátit zpět k člověku, který čekal nejdéle, nejdřív. Není-li však vaším cílem co nejefektivnější, není to moudrý plán.
Příklad: Pracoval jsem s někým, kdo odešel na dvoutýdenní dovolenou, a když se vrátil, nejprve odpověděl na své nejstarší e-maily. To znamenalo, že pokračoval ve svých otázkách a zeptal se, zda byly roztříděny - předtím, než uviděl pozdější řetěz, kde mi jeho kontaktní místo tyto problémy vyřešil.
„Dostali jste to?“ A „Nevermind! Viděl jsi to! “E-maily byly zbytečné a pokud je vaším celkovým cílem rychle dohnat, nechcete na ně ztrácet čas.
Oprava
Toto je skvělý čas pro přístup LIFO: Last In, First Out. Protože, jak vysvětluje Muse COO Alex Cavoulacos, „Tato technika je založena na tom, že staré věci se vypořádají se sebou samým.“
Jinými slovy, v době, kdy jste se dostali k e-mailu, který někdo poslal před týdnem, by mohlo být dobře, že již zvládli vše, na co se vás zeptali. A pokud stále chtějí vaši pozornost dříve než později, jsem ochoten se vsadit, že si všimli datum návratu na vašem OOO a poslali následnou kontrolu, která seděla nahoře ve vaší doručené po návratu.
Když se díváte dolů na týdenní zprávy, může být vaše pokušení jen ponořit se. Ale pokud přemýšlíte o tom, jak postupujete při odpovídání, vyhnete se běžným chybám a ušetříte se tím, že se budete muset vrátit a odpovědět na ně. znovu.
