V tuto chvíli již většina z vás ví, že jsem velkým fanouškem udržování jasné doručené pošty. Nejdu tak daleko, že naléhám na nulu doručené pošty, ale obvykle doporučuji ponechat pouze tolik e-mailů, kolik vidíte, aniž byste rolovali dolů. (Se svou pozorností se e-maily nebudou milovat, pokud je nevidím.)
Teď tento cíl není tak obtížné udržet, jakmile bude vaše doručená pošta ve stavu bez posunu dolů, ale dostat se tam - to je jiný příběh. Dobrou zprávou je, že jsem našel řešení. Pokud jste připraveni učinit další krok směrem k dominanci doručené pošty, zde je několik triků, jak rychle doručenou poštu rychle snížit.
1. Proveďte hromadný archiv
Začněme to dávkou reality: Pokud byl e-mail ve vaší doručené poště déle než dva nebo tři měsíce, nebudete na něj odpovídat. I když jste chtěli, bylo to tak dlouho, že odpověď je téměř trapná. A pokud to bylo důležité, odesílatel vám určitě poslal upomínky. Vyhledejte proto ve své doručené poště e-maily přijaté před dvouměsíční značkou a každou z nich archivujte. Bude to trochu děsivé - ale tyto e-maily by s větší pravděpodobností nezískaly vaši pozornost, kdybyste je nechali ve své doručené poště s těmito 6 347 dalšími nepřečtenými e-maily.
2. Vyhledejte viníky
Nyní byste měli mít několik stovek, možná tisíc e-mailů (pokud máte několik tisíc, vaše omezení pro číslo 1 by mělo být místo toho měsíc nebo šest týdnů). Dále hledejte pravidelné zpravodaje nebo aktualizace, které získáte, například nové položky z webu Fab.com, aktualizace LinkedIn nebo nabídky skupiny Groupon. Vyhledejte odesílatele (např. [email protected]), abyste je všechny vytáhli najednou, a poté odstraňte (nebo archivujte) vše, co je starší než týden. Pokud jste agresivní, řekl bych dokonce na něco staršího než den. Opravdu se nebudete dívat na včerejší dohodu skupiny Groupon a pravděpodobně se nebudete v budoucnu vracet a třídit prostřednictvím těchto e-mailů - nebo dokonce zítra.
3. Ať je to hra
Nyní byste se měli věnovat pouze nedávným e-mailům s podstatou - blahopřejeme! Máte-li odvahu, začněte zde sbírat e-maily a vypořádat se s nimi (s odměnami typu „Když dostanu méně než 60 let, čas na přestávku na kávu!“).
Pokud stále máte dostatek e-mailů k řešení, proměňte je ve hru. Mými dvěma oblíbenými jsou e-mailová hra (pro čas, kdy jste na ploše) a nedávno vydané hlavní okno (pro čas, kdy jste na cestách). Hra s e-mailem vám dá pět minut na to, abyste projeli co nejvíce e-mailů, a odmění vám body. Zaměřuje se také na řešení 10 až 20 e-mailů najednou, takže vaše bitva v doručené poště bude mít větší skus.
Tady to máte: Tři snadné kroky, aby se vaše doručená pošta zmenšila na velikost. Začněte tedy - vaše odměna bude mnohem lépe zvládnutelnou doručenou poštou (a čímkoli, s čím se chcete zacházet!).
