Když mě spolupracovník upozornil na starší článek o produktivitě e-mailů od Georgea Kao, který znovu dělal kola, uvědomil jsem si, že boj s doručenou poštou je skutečný. Právě jsem se vrátil z třítýdenní líbánky v Japonsku, takže vím z první ruky, jak je to pravda. Je tu skutečný talent na správu vaší doručené pošty, a pokud ne přesně umění, pak vzdělání. Po celou dobu naší cesty se můj manžel, který v podstatě usiluje o nulovou schránku po celou dobu, podíval na můj telefon, viděl ikonu pošty a číslo, které se vznáší někde kolem 400, a byl zděšen.
"To mě zdůrazňuje, " řekl a já jsem prakticky viděl, jak se mu na čele objevují korálky potu. Ale byl jsem na dovolené! A měl jsem mimopracovního respondenta - pro svůj pracovní účet a svou osobní adresu! Nikdo ode mě nic nečekal a já se pohodlně postavil dolů, když jsem se po návratu vzrůstal.
Detaily doručené pošty, i když občas únavné, jsou samozřejmě také náročné. Nezáleží na tom, zda své zprávy kontrolujete v pondělí ráno po odpojení celého víkendu nebo uprostřed odpoledne v náhodný čtvrtek. Pokud nevíte, zda zpráva vyžaduje odpověď - natož, zaslouží si - odpověď, pravděpodobně ztrácíte cenné pracovní minuty a snažíte se to přijít.
Podnadpis Kaova díla „Jak se pravidelně dostat do složky Doručená pošta Zero“ mi připomněl důležitost jednoduchého poznání, na co reagovat a kdy. Toto vědomí může znamenat rozdíl mezi přeplněnou doručenou poštou a úhlednou a uklizenou. Zde jsou rychlé tipy, které vám pomohou při rozhodování.
1. Hledejte stopy
Někdy jsou zřejmé. Jeden z mých kolegů předal docela dost e-mailů týkajících se událostí, studií a zpráv, ale vždy si všimne: „Nebojte se archivovat.“ Nejprve jsem se cítil, jako bych byl možná hrubý tím, že neodpovídám alespoň perfunctory of replies (“Thanks!”), ale rychle jsem si uvědomil, že její očividná poznámka o archivaci znamenala, že nechce ani nepotřebuje odpověď.
Pokud nemáte takovou přímou stopu, přečtěte si ji znovu a opravdu přemýšlejte o tom, jak by vaše odpověď měla vliv na notu. Pokud by tomu tak nebylo - řekněme, že osoba ve vašem oddělení prostě sdílí projekt, na kterém pracuje, a vy v současné době nemáte nic hodnotného, co byste mohli přidat, nenarazte na odpověď pouhým potvrzením přijetí.
2. Čichat otázku
Stejně jako u výše uvedeného bude toto často jednoduché. Pokud máte jasnou otázku, na kterou chcete odpovědět, pak je zjevně nutná odpověď a možná rychlá v tom - nebo jedna do 24 hodin. Protože ne každý, kdo vás osloví, je zaručeno, že bude psát nejreprezentativnější nebo nejpřesnější e-maily, možná budete muset projít odstavce, abyste zjistili, zda je zde něco, na co byste měli odpovědět.
Pokud jste zjistili, že není pochyb, ale máte své vlastní dotazy, odpovězte za vysvětlení všemi prostředky. Pokud má potenciál zachránit budoucí nedorozumění, vyplatí se sledovat a přidat do něčí schránky.
3. Mluvte - chcete-li být slyšet
Tohle je nejsložitější ze svazku, ale jakmile se to stane, bude to jako druhá příroda. Mnohokrát obdržíte e-maily, které vás očividně neptají. Můžete obdržet odpověď na něco, co jste odeslali, zpětnou vazbu na projekt, který jste dokončili, radu na řešení situace, na konkrétní cíl oddělení. Pokud nemáte nic nového, co byste mohli přidat do konverzace, nebo pokud si můžete čistě vzít komentář a pokračovat ve své práci, můžete se cítit v pohodě, když neodpovíte.
Ale pokud se na druhou stranu cítíte nuceni se vyjádřit - kvůli objasnění sebe sama nebo vypracování rozhodnutí, které jste učinili, nebo poskytnutí nového vhledu - pak byste samozřejmě měli stisknout tlačítko odpovědi. To může platit zejména v případě, že vaše pracovní prostředí podporuje prostředí nezávislé myšlení a přispívá k diskutovaným tématům.
Mělo by být samozřejmé, že zpravodaje, hromadné e-maily nebo cokoli, co se cítí jako volitelné čtení, nevyžaduje odpověď. Pokud to považujete za užitečné, můžete vytvořit složky podle návrhů společnosti Kao a uspořádání vaší doručené pošty a její údržba se bude prakticky cítit automaticky.
Další věc, kterou je třeba zvážit, je: Umístěte se na místo odesílatele. Pokud jste byl ten, kdo poslal tuto zprávu, hledali byste odpověď? I když určitě existují chvíle, kdy můžete poděkovat, pokud s někým pravidelně korespondujete nebo máte spoustu dozadu a dopředu - některé z nich vyžadují promyšlenější odpověď - pravděpodobně můžete bezpečně nechat e-mail sám a postarat se o to, abyste neposlali e-mail zbytečná dvouslovná odpověď na někoho, kdo se stejně jako vy snaží pravděpodobně dosáhnout nulové složky Doručená pošta.
