Pokud je dobré odpovědět, mělo by být ještě lepší odpovědět všem. Že jo? Ne vždy. Pokud je odpověď opravdu důležitá pro všechny příjemce, pak by měl být použit "Odpovědět vše".
Některé odpovědi na všechny scénáře jsou způsobeny nehodami, kdy si jeden příjemce neuvědomuje, že klikli na tuto možnost nebo klepali na ni. Většina je však pravděpodobně způsobena skutečností, že osoba si neuvědomuje, kdy má odeslat odpověď na všechny zprávy.
Ať tak či onak, je to obecně nepříjemné pro ostatní lidi zapojené do skupinové zprávy. Používání správné emailové etikety, ať už na pracovišti nebo společensky, je neuvěřitelně důležité. To je důvod, proč je nejlepší použít Odpovědět vše opatrně.
Kdy odpovědět všem
Použijte funkci Odpovědět všech e-mailových programů pouze v případě, že bude nutné odpovědět na původní odesílatele a všechny lidi v polích Komu: a Kópia:
Neodpovídejte všem, pokud:
- Pouze původní odesílatel potřebuje znát vaši odpověď,
- Vaše připomínky budou zásadní pro znalost původního odesílatele a několika dalších příjemců.
- V takovém případě proveďte normální odpověď a poté další vybrané příjemce vyberte ručně. Pokud to pomůže, můžete zkopírovat jejich adresy z původního e-mailu.
- Vaše zpráva je jednoduchá jako "Díky!" nebo "já".
- Děkujeme, že oznámení mohou být v pořádku, ale neposílejte je ostatním příjemcům. Pouze odesílatel si skutečně musí být vědom toho, jak se cítíte ve zprávě, nikoli v každé jiné skupině.
Odpovědět vše by mělo být vyhrazeno pouze pro zvláštní případy. Měla by být použita pouze tehdy, pokud potřebujete odeslat stejnou zprávu všem příjemcům ve skupině. V opačném případě, pokud to nemusíte dělat, měli byste odpovědět pouze na příslušné osoby. Může to být jen odpověď na odesílatele nebo pomocí polí Cc: nebo Bcc: pro více příjemců.
Jako příklad zvážit získání e-mailu s dotazem, zda byste chtěli přijít o víkend do odchodu do důchodu. Předstírajte, že byla odeslána třem třem lidem a jste požádáni nejenom o to, jestli jedete, ale pokud můžete přinést nějaké jídlo nebo pomoci jiným způsobem.
V této situaci není obvykle vhodné zasílat odpověď všem ostatním a vysvětlit, že nemůžete jít, protože musíte tento víkend pracovat a vaše dítě je stejně nemocné, takže pro vás není dobrý víkend. Tyto údaje jsou relevantní pro odesílatele, ale pravděpodobně nikomu, kdo byl pozván.
Existují však chvíle, kdy byste měli odpovědět všem a kdy byste měli odpovědět všem. Možná se jedná o skupinovou diskusi o pracovním projektu nebo o něco jiného, který přímo zahrnuje ostatní příjemce.
Nezáleží na tom, měli byste si to vždy promyslet před odesláním hromadného e-mailu ostatním. Je to ještě horší, když pár lidí pošle odpověď na všechny zprávy po sobě a dostanete tucet e-mailů za minutu nebo dvě. Nejsou jen těžké sledovat, ale také otravovat, pokud nemusíte číst.
