Říkejte tomu produkt rušných plánů, zvýšené technologické konektivity nebo smažené pozornosti, ale z jakéhokoli důvodu, když shromáždíte skupinu společně na schůzku, téměř každý má těžký čas vykořisťovat rozptýlení a držet se daného úkolu. Ve skutečnosti 47% zaměstnanců uvádí rozptýlené spolupracovníky jako největší překážku pro produktivní setkání.
Pokud berete svou práci vážně, pravděpodobně již děláte maximum pro to, abyste projevili angažovanost: aktivně poslouchejte, podlehněte si a nechte telefon mimo stůl. Ale i když je dobrá etiketa pro setkání v horní části vaší mysli, je snadné vklouznout do špatných návyků.
Chcete-li však zůstat v dobrých milostech vašich spolupracovníků a získat z každého setkání něco hodnotného, musíte mít následující informace pod kontrolou.
1. Nedochází k očnímu kontaktu
V tomto okamžiku je důležitost kontaktu s očima během setkání téměř klišé - ale z dobrého důvodu. Jeho údržba ukazuje angažovanost, zájem a respekt. Ukázalo se dokonce, že zvyšuje vaše sebevědomí. Zpočátku se to může zdát nepříjemné, ale existuje spousta snadných hacků, které zlepšují váš oční kontakt, aniž by se plazili lidé s pohledem jelenů v čele.
Jedním z mých nejlepších tipů je zajistit, aby uspořádání schůzky vedlo k očnímu kontaktu od začátku: Zkuste uspořádat vaši skupinu do kruhu nebo půlkruhu, aby se všichni mohli vidět, aniž by se namáhali. I když se někdo nenachází ve stejném fyzickém prostoru jako vy, je stále důležitá důležitost očního kontaktu.
Chcete-li přizpůsobit účastníkům, kteří se připojují prostřednictvím videohovoru, umístěte kameru tak, aby byla v přirozeném zorném úhlu, takže se vám při rozhovoru zdá, že se navzájem díváte do očí.
2. Používání notebooku
Používání notebooku často začíná s nejlepšími úmysly: psaní poznámek, načítání relevantních informací online atd. Ale je příliš snadné přejít od přepisu schůzky k pokusu zjistit jméno té písně, kterou jste včera v noci uvízli v hlavě, aniž byste si to vůbec uvědomili. Proto doporučuji notebooky úplně vyhýbat. Mnoho věcí, které se obvykle dělají na jednom, lze snadno udělat ručně, jako je psaní poznámek na papírové podložce nebo sdílení dat na vytištěných tabulkách. Ale pokud je počítač absolutní nutností, můžete jeho používání minimalizovat. Když například procházíte prezentací, povzbuzujte řečníka, aby sdílel obrazovku na televizoru, aby ji mohli sledovat všichni.
I když váš organizátor schůzky přísně nezakázal notebooky, ponechat jej u stolu nebo ponechat zavřený, zatímco se soustředíte na agendu, vám pomůže udržet bezduché rozptýlení (nemluvě o e-mailových zprávách a chatech) na uzdě. Plus, bez příkopů to určitě zanechá na vašich spolupracovnících pozitivní dojem a možná je povzbudí, aby udělali totéž.
3 Účast na irelevantní schůzce
V životě si můžete být jisti třemi věcmi: smrt, daně a zbytečné pozvání na setkání. A zatímco je to tak snadné, stačí kliknout na „Ano“ na pozvání a ukázat se jen proto, že jste byli požádáni, ale ve skutečnosti děláte disservice svým spoluhráčům. Když na schůzce nemáte žádný podíl, setkávání se s nezaujatým je prakticky nevyhnutelné. Je mnohem lepší zůstat u svého stolu a být produktivní, než se ukázat a vypadat znuděně.
Abychom tomu zabránili, ujistěte se, že máte přehled o tom, o čem setkání je, proč vás pořadatel chce, co (pokud vůbec) musíte připravit předem a co doufáte do konce. Díky tomuto kontextu je pro vás snazší rozhodnout se, zda by schůzka skutečně prospívala vaší přítomnosti, nebo zda by byl váš čas lépe stráven jinde. Tyto informace jsou často obsaženy v pořadu jednání nebo na schůzce, která se sama pozve, ale pokud tomu tak není, neváhejte se předem předem s organizátorem schůzky zkontrolovat. Pokud se rozhodnete, že vaše přítomnost není nutná, zdvořile vysvětlete svou volbu pořadateli. Pokud to zvládnete správně, pravděpodobně ocení vaši upřímnost.
Do určité míry je rozdávání rozptýlení jen součástí lidské bytosti. Nikdo nemůže zůstat na stopě 100% času, a to bude zřejmé na setkáních jednou za čas. Ale pokud se někdy ocitnete neúmyslně opouštět každé setkání bez představy, proč jste tam byli, stojí za to zavést do vaší rutiny několik vylepšení.
