Někdy není nic otravnějšího než e-mailová komunikace. Trávíte čas spojováním promyšlené zprávy a stane se jedna z následujících věcí:
- Druhá osoba vystřelí zpět rychlou odpověď, která vás přiměje k otázce, zda si ji dokonce přečte.
- Píšou něco tajuplného, takže nemáte ponětí, co si myslí.
- Neodpovídají vůbec.
V tuto chvíli jste připraveni úplně smazat e-mail - a jediné, co vás zastaví, je vědět, že je to úplně nereálné.
Tady je lepší využití vašeho času: Zkontrolujte, co jste napsali, a zjistěte, zda by vám tento řetězec událostí mohl způsobit.
Neříkám to, abyste se cítili špatně (a opravdu by mohlo být, že dostanete bezcenné odpovědi bez vlastní viny).
Vyplatí se však prozkoumat, co posíláte; protože pokud dokážete identifikovat způsob, jak posílit své zprávy - najednou budete mít mnohem vyšší míru návratnosti toho, co potřebujete. A je to stejně jednoduché jako předstírat, že jste příjemce, a položit následující dvě otázky:
1. Proč to dostávám?
Skutečnost: Průměrný člověk tráví 1/3 svého pracovního dne kontrolou e-mailu. A tak ne každá jednotlivá zpráva si získá plnou pozornost. (Přemýšlejte o tom: Máte sklon pouze sbírat ty skupinové e-maily, které jsou určeny všem?)
Je naprosto v pořádku poslat obecnou aktualizaci nebo FYI bez nutnosti odpovědi. Protože však tyto druhy zpráv existují, když odesíláte e-maily konkrétní osobě z konkrétního důvodu, chcete to objasnit - a rychle.
Jakýkoli snadný způsob, jak toho dosáhnout, je položit jasnou otázku a narazit na vrchol. Zvažte následující dva příklady:
Možnost 1
Možnost 2
Nejlepší,
Jak víte, druhá verze se liší pouze úvodní čarou, ale okamžitě je jasné, že se jedná o více než obecnou aktualizaci bez nutnosti následných kroků. Zarezervováním poznámky s vaším cílem (namísto toho, abyste s tím jen uzavírali), usnadníte spolupracovníkovi, aby viděl, že od nich chcete slyšet , než se pohnete kupředu.
2. Co mám dělat dál?
Vybuchnutím „Chtěl bych, aby vaše myšlenky na druhou změnu, kterou jsem provedl …“, splnil také druhý cíl. Také čtenáři řekne , co přesně hledáte: zpětnou vazbu k určitému bodu.
Nemohu to dostatečně zdůraznit, protože zdůraznění dalšího kroku druhé osoby je klíčem k získání reakce, kterou hledáte (a ušetří vám to z toho trapného okamžiku, kdy místo toho, co potřebujete, získáte spoustu nápadů na něco, o čem jste se již rozhodli).
V každém e-mailu, který odešlete, by měl být takový řádek:
- Rád bych tě přemýšlel / Co si o tom myslíš?
- Musím se pohnout kupředu.
- Posílám to pouze pro vaši informaci: Není třeba nic dělat.
- Chtěl jsem sdílet, jen abys měl aktualizaci.
- Mohl bys poslat svůj příspěvek zpět?
Dobře napsané e-maily vám mohou pomoci zvýšit produktivitu tím, že vás ušetří ze schůzek a telefonních hovorů, které jste dokázali provést v několika krátkých odstavcích. Chcete-li je ještě více zefektivnit, nezapomeňte mít na paměti, co si druhá osoba bude myslet, až je obdrží, a odpovědět na jejich klíčové otázky předem.
Inspirovali jste najít ještě více způsobů, jak vylepšit své e-maily? Zde jsou tři články k odhlášení:
- 10 způsobů, jak psát lepší e-maily
- Průvodce editora pro psaní směšně dobrých e-mailů
- Překvapivý trik v psaní e-mailů, které dostávají odpovědi
