Je váš Kalendář Google přepsán spoustou mikroprojektů? Trello zabere hodiny vašeho dne? Vytvořili jste tolik seznamů, že je už nemůžete udržet rovné?
Nepochybuji, že nastavujete svůj rozvrh s nejlepšími úmysly, ale pokud se vám zdá, že vaše pokusy zůstat organizované se nevyplácí, je pravděpodobné, že používáte nesprávný druh plánovacího nástroje.
Většina dnešních populárních plánovacích nástrojů slouží jednomu ze tří účelů. Ujistěte se, že pro práci, kterou se snažíte provést, používáte ten pravý.
1. Základní seznam úkolů
Víte, co je to seznam úkolů. Tento druh rozvrhu je skvělý pro jednotlivé členy týmu nebo pro nelineární projekty, kde pořadí plnění úkolů není příliš důležité.
Nástroje jako Wunderlist a Any.do jsou úžasné pro ty, kteří hledají něco základního, protože mají čisté uživatelské rozhraní a jsou přístupní na více zařízeních. Vytvářejte a ukládejte seznamy do webových aplikací nebo je spravujte na cestách z telefonu.
Použijte jej, když vaše priorita dokončí nesouvisející cíle
Seznamy úkolů jsou jednoduché a přímočaré, což znamená, že je můžete rychle naplánovat a upravit, aniž byste zahodili jakoukoli jinou část dne. Pokud vaše každodenní úkoly nejsou na sobě závislé, pomůže vám to zapamatovat si, co musíte udělat, aniž byste museli organizovat příliš mnoho času.
Pokud se tedy chystáte na víkend a chcete si koupit potraviny, jděte na běh, setkejte se s přáteli a pošlete pár e-mailů; vaše nejlepší sázka je zaznamenat všechny tyto nesouvisející položky do vašeho šikovného seznamu úkolů.
2. Kanbanský rozvrh
Nástroje Kanban se zaměřují na pomoc při organizaci úkolů do kbelíků. V ideálním případě, když se úkol přesune z jednoho kbelíku na další, přiblíží se k dokončení. Například tyto segmenty mohou být fázemi procesu nebo dílčími úkoly v rámci větší úlohy, kterou je třeba dokončit.
Časový plán Kanban je to, co vidíte, používané nástroji, jako je Trello a Google Keep. Umožní vám snadno přesouvat položky, nastavovat termíny a připomenutí a sdílet vaši časovou osu s ostatními.
Použijte jej, když vaše priorita prochází mnoha strukturovanými fázemi
Kbelík vám pomůže vizualizovat fáze v procesu a sledovat jednotlivé projekty, jak se v nich pohybují. To vám může pomoci nejen spravovat vaše projekty, ale také vám může pomoci odhalit neefektivnost ve vašem procesu.
Pokud máte vzdálený tým zaměstnanců, kteří pracují na různých aspektech stejného projektu - a kteří sledují pokrok pomocí výstupů, nikoli harmonogramem - je to cesta.
3. Ganttovy rozvrhy
Ganttovy rozvrhy zdůrazňují včasnost a termíny. U tohoto typu můžete naplánovat, jak dlouho by měl každý krok procesu trvat a jak se každý krok týká kroků, které přicházejí před a po něm.
Lidé, kteří pracují na základě termínů, často upřednostňují použití Kalendáře Google nebo Instagantt z Asany. Oba tyto nástroje vám umožňují barevně kódovat vaše projekty (což mi připadá neuvěřitelně užitečné). Zahrnují také funkce drag and drop, takže můžete snadno uspořádat své úkoly, pokud by se objevilo něco neočekávaného.
Použijte jej, když je vaše priorita konečná
Zaměření Ganttova plánování na včasnost vám pomůže rozdělit dílčí úkoly vašeho většího projektu a vyčlenit pro každý z nich správné množství času. Rozčleněním množství času potřebného k dokončení projektu budete moci efektivněji naplánovat každý krok procesu a vyhnout se tak stresu v blížícím se termínu.
Pokud se chcete ujistit, že všichni členové vašeho týmu dokončují dílčí úkoly dlouhého projektu včas, budete jej chtít použít.
Udělejte si laskavost a věnujte pár minut - dnes - napsání některých nejdůležitějších aspektů vašeho rozvrhu. Nemyslete na nástroj pro správu úkolů, který v současné době používáte: Jen si zapište, co je důležité ve vaší každodenní práci.
Poté se podívejte na svůj seznam a určete, jaký plán bude pro vás nejlepší. Potřebujete systém, který uspokojí více vašich termínů, nebo potřebujete jednodušší seznam, který nebude trvat hodinu, než se naplánuje každý týden?
Jen nezapomeňte naplánovat čas, aby mě tweetl, a řekněte mi, jak funguje váš nový systém.
