Kolikrát jste nechali tuto konverzaci klesnout?
Je zřejmé, že je to velmi frustrující situace. Jak jste se měli rozčesávat desítky e-mailů, které jste obdrželi za posledních pár hodin, abyste našli jednu zásadní zprávu, která měla úkol, který měl být pronto? A pokud používáte e-mail chytrým způsobem - pouze kontrolujete doručenou poštu několikrát denně - možná jste zprávu ještě neviděli!
Je to běžné dilema, které se v každém okamžiku (nebo ne pravidelně) setkává každý z pracovníků. Také se dostane na důležitou otázku: Jakou formu je komunikace vhodná pro požadavky v reálném čase versus úkoly, které je třeba v nejbližších dnech dokončit?
K vyřešení této otázky etikety kancelářské komunikace má Cyrus Stoller, programátor, systém, který byste měli zvážit implementaci mezi svými spolupracovníky. Členění je celkem jednoduché:
- Pokud potřebujete něco udělat do 30 minut, zavolejte dotyčné osobě.
- Pokud potřebujete něco udělat do dvou hodin, pošlete zprávu osobě.
- Pokud potřebujete něco udělat během pracovního dne, IM osobu.
- Pokud potřebujete něco udělat během příštích několika dnů, pošlete e-mail této osobě.
I když skutečné členění se může lišit v závislosti na tom, jak vaše kancelář funguje (například v malé kanceláři, může mít smysl jen zastavit se u něčího stolu, než volat), to, co Stoller dostává, je klíčové: E-mail by neměl být výchozí komunikační prostředky pro překonání všeho, co je třeba znát nebo se s nimi zacházet v reálném čase.
Tento systém je pro vás samozřejmě velmi snadný při práci s blízkými kolegy a klienty, ale jak přimět ostatní lidi v kanceláři, aby si spolu hráli? Zde je několik věcí, které můžete vyzkoušet:
- Vytvořte e-mailovou automatickou odpověď, která lidem řekne, jak se s vámi spojit, pokud je třeba záležitost vyřešit během příští nebo dvou hodin.
- Pokud narazíte na e-maily, které žádají o akci v reálném čase, zdvořile připomenout svým spolupracovníkům, že byste raději, kdyby tato zpráva byla předána prostřednictvím telefonního hovoru nebo textem, protože v případě jiného nouzového zásahu se nemusíte dostat včas k jejich e-mailu.
- Pokud jste v nějaké roli správy, stanovte standardy v celé kanceláři. Nechte své zaměstnance otevřeně mluvit o tom, jak by s nimi chtěli komunikovat s ostatními, pokud je třeba něco udělat, místo aby všichni předpokládali, že e-mail je v pořádku.
Nakonec všem připomeňte, že takový systém je skutečně výhodný pro všechny. Nikdo není připoután ke svým doručeným a urgentní úkol už nikdy nebude vrácen zpět.
