Stává se to nejlepší z nás. Možná vám účetnictví nezískala čísla včas. Možná designová práce, o které jste si mysleli, že by vám zabrala čtyři hodiny, trvá více než 14. Možná se Taco úterý změnilo v úterý na otravu jídlem, a neexistuje žádný způsob, jak se můžete přetáhnout do kanceláře a dokončit středeční klientskou zprávu.
V každém případě vám bude chybět termín a vy víte, že váš šéf, váš zákazník nebo kdokoli jiný, komu dlužíte svou práci, nebude nadšený.
Jako spisovatel a redaktor jsem bohužel na obou stranách dilema ztracených termínů. A zde je několik věcí, které jsem vyzkoušel a viděl, které vám pomohou získat rozšíření, které potřebujete, a zároveň udržet vaše vztahy neporušené.
Poskytněte co nejvíce předběžného oznámení
Není nic víc pobouřujícího (nemluvě o neprofesionálním) než: „Jejda, minul jsem dnešní termín. Mohu to změnit příští týden? “
Očividně existují výjimky (viz: otrava jídlem), ale z větší části byste se měli pokusit co nejvíce upozornit, pokud si myslíte, že něco doručíte pozdě. Je mnohem snazší pro druhou stranu naplánovat kolem vás, když řeknete něco jako: „Právě se vracím do projektu a vypadá to, že sběr dat bude trvat několik dní déle, než jsem původně očekával. Mohu prodloužit lhůtu od příštího pátku na následující? “Ve skutečnosti bude většina lidí naprosto šťastná, že lhůtu prodlouží, bude-li k tomu dobrý důvod. V dostatečném předstihu.
Vysvětlete - stručně
V této poznámce je vždy profesionální vysvětlit, proč se chystáte něco obrátit pozdě. Samozřejmě, že ne všechny termíny jsou vytvořeny rovnocenné - klientský výstup nastavený do kamene ve smlouvě je trochu jiný než zpráva o pokroku, o které jste zmínil, že byste svého spolupracovníka dostali „někdy příští týden“ - a jinou úroveň vysvětlení bude vyžadováno pro každý. Dobrým pravidlem je však stručně vysvětlit, proč se věci nedějí podle plánu, aniž by někdo obviňoval někoho nebo dělal dál a dál o svém nemocném psovi, rozbitém počítači nebo připojení seznamu úkolů.
Jednoduchý nástin faktů („bohužel jsem narazil na některé problémy se softwarem pro hlášení“) je obvykle dostačující. To znamená, že si můžete udělat vážnou laskavost, pokud…
Dejte možnost nebo bonus
Jeden z mých nejoblíbenějších spisovatelů má také jednu z mých nejoblíbenějších strategií, kdy se chystám zmeškat: Dává mi možnost, zda ji nechat vyhodit, víš-co zapněte jej včas nebo jej prodloužte. Přemýšlejte: „Jsem uprostřed projektu, který trvá trochu déle, než se očekávalo. Pokud to zítra doručím, zlepší to vaše načasování? Pokud ano, vypnu to dnes večer. Pokud ne, tak bych ocenil prodloužení a zítra tě budu muset mít! “Drtivou většinu času jsem ráda.
Podobně můžete vždy nabídnout, že doručíte hotovou část práce. Přemýšlejte: „Do večera vám určitě mohu mít stránky 1–6 zprávy - nebo zítra v poledne mohu dodat všech 10 stránek.“
Pokud opravdu někomu dáváte na obtížné místo chybějící termín, přemýšlejte o tom, co byste mohli nabídnout a které by nahradilo nepříjemnosti. Měl jsem nabídku spisovatelů, aby mi poslali dva články místo jednoho, abych nahradil zmeškaný termín - nebo pokud pracujete s klientem, můžete nabídnout dodání doplňku k vašemu produktu nebo službě nebo mírné snížení za poplatek. Možná někoho vyhodíte jednou - ale pokud mu pomůžete jiným způsobem, musí to zanechat pozitivní dojem.
Zobrazit profesionalitu a ocenění
Pokud jste někdy byli na konci pozdní práce, víte, jaká to je bolest, takže ujistěte se, že projevujete své uznání, když žádáte o prodloužení. Není třeba voskovat poetický, ale jednoduchý: „Opravdu oceňuji, že jsi udělal tuto výjimku. Už se to nestane, “pokračuje dlouhá cesta.
Také si vyberte nový termín a držte se ho. Lidé jsou ochotnější vás vidět jako profesionálního a spolehlivého, pokud vědí přesně, kdy mohou očekávat pozdní práci. Místo vágního: „Mohu mít rozšíření?“ Zkuste, „Mohl bych vám místo toho dostat zprávu do úterý? Bude to ve vaší schránce do 17:00 - snad dříve. “A pak, víte, ujistěte se, že se to stane.
Ujistěte se, že je to vzácné
Možná nejlepší radou ze všech je zajistit, že nemáte ve zvyku chybějící termíny. Když můj vždy spolehlivý spisovatel požádá o jednorázové prodloužení, jsem více než šťastný, že můžeme věci znovu uspořádat. Když lidé obrátí věci pozdě na reg, je těžší a těžší dát jim průchod.
Můj oblíbený tip, jak zajistit, že budete vždy pohotoví, je nastavit si faux lhůtu pro sebe den nebo dva před skutečným termínem - dokonce to vložte do svého kalendáře, což podnítí váš mozek, aby si myslel, že je to splatné před několika dny. Držte se tohoto data a budete vždy v bezpečí.
I když, víte, přijdete s otravou jídlem.
Jaké tipy máte k žádosti o prodloužení lhůty?
