Jsem profesionál v dosažení nulové schránky. S tím řekl, že ještě nejsem na žebříčku, takže dostanu jen hrst e-mailů za hodinu.
Ale když začnete stoupat po řadách, toto číslo oznámení se zvětšuje a zvětšuje. A co je důležitější, také počet dalších povinností, které přebíráte. E-mail se v podstatě přesune na konec seznamu „věcí, které musíte udělat“, protože musí.
To však nezabrání hromadění zpráv. Zatímco mnoho lidí používá ke správě toku aplikace a hacky, generální ředitel Tom Patterson používá jiný přístup. Podle jednoho z nejlépe hodnocených článků roku na LinkedIn vyřešil tento problém pomocí zprávy OOO, když je v kanceláři :
Docela chytrý, že? Jako manažer mu to umožnilo soustředit se na to, na čem záleží, a současně povzbudit tým k vyřešení jejich vlastních problémů. Betty Liu, hlavní ovlivňovatel LinkedIn a autor článku, shrnuje, proč tento přístup funguje tak dobře:
"Záležitosti, které se zdály být naléhavé, se vyřešily, aniž by přes terén" Odpovědět všem "přeletělo 200 e-mailů. Věci, které byly opravdu naléhavé, vyžadovaly telefonní hovory. A pokud Tomovi lidé věděli, že ho mají přerušit jen pro opravdu důležité věci, vzali to na sebe, aby učinili svá vlastní rozhodnutí. Nic z toho by se nestalo, kdyby byl Tom neustále k dispozici e-mailem, aby se postaral o každý malý detail. “
S tím řekl, že pravděpodobně nejste generální ředitel - což znamená, že tato technika pro vás nemusí fungovat, a dokonce může obtěžovat některé lidi nad a pod vámi. To ale naznačuje, že existují způsoby, jak můžete pomocí zpráv OOO také pomoci.
Když se například chystáte na dovolenou, můžete si nastavit zprávu OOO každý den brzy, abyste omezili zbytečné pohyby tam a zpět. Nebo si můžete vytvořit automatickou odpověď, která se každý víkend vydává a trénuje šéfa, aby po pracovní době odeslal méně zpráv. Nebo ho můžete použít jedno odpoledne pro interní tým, když se pokoušíte zabalit obrovský projekt a nebudete mít čas reagovat na naléhavé záležitosti.
Vypadá to takto:
Trávím dnes odpoledne vyplňováním čtvrtletních údajů. Abychom to dokázali včas (a aby to vypadalo dobře pro všechny vaše milé lidi), reaguji dnes na urgentní e-maily pouze mezi 13:00 a 18:00. Poté se vrátím ke všem. Děkujeme za pochopení!
Můj názor? Nemusíte být CEO, abyste převzali kontrolu nad vaší doručenou poštou. Musíte být ochotni najít přístup, který bude mít smysl pro vás (a váš tým).
