Příliv smartphonů byl na pracovišti úžasný: díky e-mailu, surfování po internetu a textům 24/7 můžeme dělat svou práci doslova kdykoli a kdekoli. Ale uvázání na dotykové obrazovce může také působit proti nám - na jedné straně jsme nekonečně dosažitelní a na druhé straně je snadné ignorovat ty, kteří jsou v naší skutečné přítomnosti.
Jak tedy zůstat ve spojení a profesionálem ve stejnou dobu? Zde jsou moderní způsoby řešení nejčastějších situací smartphonů.
1. Je v pořádku držet můj smartphone venku během schůzky?
To záleží. Pokud je používáte k získávání informací důležitých pro diskusi, nechte je venku - jen vysvětlete, co děláte. Pokud se jedná o interní schůzku a očekáváte od klienta důležitý hovor, nechte telefon vibrovat a při vyzvednutí hovoru se od schůzky odstupte. Pokud se však účastníte schůzky s klientem - nebo interní schůzky, kde neočekáváte hovor - odložte telefon a zkontrolujte jej až po skončení schůzky.
2.
Váš řeč těla mluví stejně hlasitě jako váš hlas k těm kolem vás. Pokud se zaměřujete na něco jiného než na mluvícího, promítáte neprofesionální a rozptýlený obraz. I když váš telefon nezvoní, dívá se dolů a tiše poklepává na zprávu, stále se velmi hovoří o tom, jak se aktuální schůzka řadí na váš seznam priorit.
3. Mohu používat telefon k psaní poznámek, aniž bych byl urážlivý?
Ano, ale než začnete, ujasněte si účel svého jednání. Můžete říci: „Při rozhovoru si udělám několik poznámek, abychom se ujistili, že zachytím vaše hlavní body.“ Zůstaňte se účastnící se schůzky (ne prohlížení textu, který právě přišel, ale diskrétní si myslíte, že jste), a nezapomeňte se občas podívat a oční kontakt, aby všichni věděli, že s nimi opravdu jste.
4. Jak mohu říct svému vedoucímu, aby telefon odložil a naladil?
Neexistuje snadný způsob, jak svého šéfa pronásledovat pro špatné chování, ale pokud jste v konverzaci typu one-on-one, můžete svůj názor promyslet jemným způsobem. Navrhněte změnu plánu, pokud je váš manažer pohřben ve smartphonu, a zeptáte se: „Vypadáte docela zaneprázdněně, měli bychom odložit naši schůzku?“ Tento problém můžete vyřešit také tak, že schůzky udržujete co nejrychleji a výstižně. Pokud však váš šéf během schůzky s klientem posílá textové zprávy, možná budete muset (pečlivě) zdůraznit, že váš klient nemá z rozptýlení potěšení.
5. Jak mohu diskrétně zavolat při jídle s klientem?
Promiňte, to se nedá udělat. I když je telefon nastaven na vibrace. Přemýšlejte o tom: Je příchozí hovor tak důležitý, že stojí za to sdělit zprávu, že váš klient není vaší nejvyšší prioritou? Pokud čekáte na naléhavé volání (např. Z nemocnice, protože rodinný příslušník je nemocný) nebo informace, které by byly pro vaše setkání prospěšné, jsou to samozřejmě výjimky - ale měli byste připravit svou večeři o možnost těchto přerušení předem. A žádný jiný důvod prostě nemůže být ospravedlněn.
6. Jak mohu vyřídit telefonní hovor z nevhodného místa (tj. Z letiště, oběda, řízení)?
Hlasová schránka existuje z nějakého důvodu. Není nic špatného s někým zavolat zpět za pět nebo 10 minut, když jste bez rozptýlení a můžete lépe slyšet a slyšet. Pokud víte, že hovor je velmi důležitý, přijměte telefon a požádejte o zavolání během několika minut, až se dostanete na ideální místo k rozhovoru. Ať už děláte cokoli, zdržte se křičení soukromých obchodních záležitostí na veřejném místě.
7. Můj šéf mi právě nechal hlasovou schránku. Jak dlouho se k ní musím vrátit?
V závislosti na obsahu a předmětu máte jeden pracovní den - ale udělejte to dříve, pokud je hovor naléhavý.
8. Jak mám zpracovávat odpolední texty a e-maily?
Na e-mail zaslaný po hodinách je možné odpovědět následující pracovní den, pokud není s vaším šéfem projednáno jinak (nebo očekávané). Text je jiný - samotná povaha komunikace znamená bezprostřednost - takže byste měli odpovědět co nejdříve. A pokud odesíláte zprávu, měli byste mít vždy jasno ve svých očekáváních ohledně doby odezvy.
9. Kdy je přijímání textů souvisejících s prací přijatelné?
Pokud s vámi klient zahájí textovou konverzaci, je naprosto v pořádku odpovědět. Ale ani v dnešním technologicky důvtipném světě nepředpokládejte, že každý je s textovými zprávami příliš obeznámen. Pokud v práci děláte text, udržujte jej v profesionálním stavu. Vyhněte se emotikonu nebo slangovým zkratkám jako OMG, LOL a BTW.
10.
V případě pochybností postupujte podle tohoto jednoduchého pravidla: lidé, se kterými se setkáváte tváří v tvář, mají přednost. Zaměřte se na ně přes kohokoli, kdo posíláte SMS, e-mailem nebo vytáčením.
