Není to nepříjemné, když si uděláte čas a pošlete dobře promyšlený e-mail spolupracovníkovi, který stanoví různé problémy projektu a možná řešení a dostanete odpověď „Zvuky dobře“ nebo „Pracuje pro mě“.
Pravděpodobně budete reagovat křikem. Nebo chcete křičet, ale místo toho zděšeně hledíte na svůj počítač. Ale s vědomím toho, jak často přerušujete rychlé reakce ve snaze projít všechny nepřečtené zprávy?
Věřte mi, když řeknu, že chápu dřinu, která je vaší doručenou poštou. Jen když si myslíte, že jste na nule nových zpráv, objeví se další tři, jako by kouzlem. To je důvod, proč jste tak rychle odpovědní - překlepy, smíšené zprávy, nezodpovězené otázky budou zatraceny.
Ale pokud vás to naštve, když vám to někdo udělá - proč to děláte jiným lidem?
Když uděláte zkratky a před procházením unáhlenou odpovědí pouze procházíte zprávu, riskujete vážné obtěžování vašich spolupracovníků (nebo horšího, klientů). Namísto odesílání odpovědí, které vám hrozí, že budete vypadat líní nebo zběsilí - žádná z nich není výherní charakteristikou - se pokuste ukázat, že věnujete pozornost.
Je to opravdu tak snadné jako:
- věnujte čas čtení celé zprávy
- znovu zkontrolujte, zda odpovídáte na jakékoli otázky
- korektury před stisknutím tlačítka Odeslat
A pokud to překonáte a uděláte něco jako rozložení dalších kroků nebo dobrovolník, který bude následovat, mohl byste si udělat den svého kolegy.
To je skutečné tajemství psaní lepšího e-mailu. Tím, že si uděláte čas na to, abyste si přečetli, co je ve vaší doručené poště, než odhodíte odpověď, nejen vylepšíte svou pověst, ale ušetříte také tvář kolegům, klientům a svému šéfovi.
