Víte, jak to chodí. Začínáte e-mailem se svým šéfem, kolegou, klientem nebo ředitelem lidských zdrojů řádným pozdravem. Překročíte svůj Ts a tečkujete Is a uzavřete zprávu formálním podpisem, například „Nejlepší“ nebo „S pozdravem“.
Příjemce e-mailu odpoví stejnou formalitou, osloví vás standardním pozdravem a poté před zabalením poznámky podobným podpisem vypíše několik gramaticky zdravých odstavců; možná je to „Pozdravy“ nebo více neformální, „Na zdraví“.
Protože tato zpráva vyžaduje od vás odpověď, budete pokračovat ve hře spolu s tím, co si myslíte, že je profesionální způsob - zadáním celého pozdravu (opět), složením těla zprávy a následným zakončením „Všechno nejlepší, “. I nadále to děláte i po vícenásobném dopředu a dozadu, i když se to nakonec zdá naprosto zbytečné a dokonce trochu trapné.
Pokud nepracujete v super tuhé podnikové kanceláři, kde se zamračují dokonce i vykřičníky, musíte se dobře zbavit formálních projevů, zvláště pokud je častým případem komunikace se šéfem nebo kolegy během pracovního dne.
Jakmile je přirozené zrušit „Ahoj“, potěšení a zbytečné „Díky“, sbohem. A abych vám pomohl skutečně cítit, že to OK dělá (a ne jako netvor etikety), přišel jsem s několika pokyny.
1. Neváhejte a následujte oblek
I když může být lákavé formovat všechny výměny, pokud jste na to zvyklí, nebo proto, že jste se toho naučili, hodně času, prostě to není nutné. Věnujte pozornost pokynům na vašem pracovišti, jinak vám to nakonec vydrží. Pokud vám váš šéf pošle e-mail s ničím jiným, než s poznámkou o tom, zda je to zajímavé, a vy odpovíte formální zprávou, slibuji vám, že nezískáváte žádné body za zlato - jste jen ucpání zvedněte svou doručenou poštu a ignorujte, jak váš tým zpracovává příležitostnou korespondenci. Nebo, pokud váš kolega s vámi začal komunikovat příležitostným způsobem (aniž by vás oslovoval jménem nebo bez oficiálního odhlášení), přijměte to jako své znamení, že odpoví v naturáliích.
2. Přepněte jej (podle toho, s kým mluvíte)
Nezáleží na tom, jestli váš poslední šéf dal najevo, že přijetí neformálního tónu bylo nesnesitelné; už pro ni nepracuješ. Ačkoli slovo opatrnosti, jen proto, že dosáhnete bodu, ve kterém upustíte od „nejlepšího“ svého manažera, neznamená, že byste toto slovo mělo zrušit z celého slovníku. Pokud pravidelně hovoříte s někým, koho jste nikdy nepotkali a váš vztah je formálnější než ne, nenechte se tak rychle odhlásit bez řádného uzavření, zejména pokud jste na plotě o tom, jak postupovat. Erring na straně opatrnosti bude vždy dobrá rada.
Vědět toto: Přepnutí se nevztahuje pouze na různé lidi. I když korespondence s jednou osobou začíná formálně, máte možnost skočit do masa tématu, když diskutujete o položce přes dlouhé e-mailové vlákno - spíše než se obtěžovat s pozdravem nebo odhlášením.
3. Zvažte načasování
Pokud se chystáte na dovolenou na týden a vrátíte se do kanceláře se seznamem otázek pro svého šéfa, s kterým jste od chvíle, kdy jste odešli, nemluvil nebo neviděl, je pravděpodobně nejlepší začít první e-mail s příjemnou věcí, jako je "Dobré ráno, " "Doufám, že jsi byl v pořádku, " nebo, pokud byl tvůj manažer na dovolené, "Vítejte zpět" - vždy, když ty a tvůj nadřízený obvykle přeskočí pozdrav nebo malou řeč. U výměn s externími klienty nebo prodejci je důležitá také časová prodleva. Pokud jste v kontaktu jednou týdně nebo jen několikrát za měsíc, může být vhodné zahájit úvodní zprávu po uplynutí určité doby úvodním úvodem a příslušným podpisem.
Měsíční dotyková základna s vedoucím členem vašeho oddělení může také vyžadovat, abyste se přikláněli k psaní více konzervativně. Pokud tato počáteční zpráva povede během několika dnů k významnému posunu dopředu a dozadu, je pravděpodobně dobré snížit formální faktor, zejména pokud tak učinila druhá strana.
Nakonec musíte určit tón a strukturu vašich odchozích zpráv. Mohu vám však říci jednu věc, osobně jsem to nikdy nepovažoval za problematické, když se někdo, s kým pravidelně mluvím, rozhodne upustit od standardního otevírání a zavírání; ve skutečnosti mi připadá trochu úlevy, že můžeme jen začít říkat, co jsme přišli online říct. Procházení e-mailem je často vhodné pouze k určitému bodu - a moje pouta je, že budete vědět, kdy se zbavit formalit.
