Pro většinu z nás jsou naše schránky nepřítelem - bezedná černá díra bolesti, zoufalství a prodejních kupónů, ze kterých nikdy nemůžeme vylézt.
A přestože se můžete pokusit o automatické ukládání souborů a odhlášení vašeho srdce, existuje jen několik e-mailů, kterým se nelze vyhnout. Nebudete mít možnost zabránit vaší společnosti v tom, aby vám posílala všechny tyto týmové zprávy, ani si nechat toho otravného publicistu, aby upustil od tiskové zprávy po vaší tiskové zprávě.
Existuje však jeden druh e-mailu, který můžete zastavit: Další e-maily.
Přemýšlejte o tom: čím více e-mailů hromadíte, tím déle budete reagovat na všechny. Čím déle trvá odpověď, tím více e-mailů s dalšími zprávami se lidé rozhodnou odeslat, aby se ujistili, že jste dostali jejich zprávy. Netrvalo dlouho a jste uvězněni v začarovaném, věčném cyklu. Pokud vám posílá nepřeberné množství lidí „Hej, dostali jste zprávu, kterou jsem včera poslal?“, Můžete si představit, kolik zbytečného prostoru a času se ztrácí?
Naštěstí existuje velmi snadný způsob, jak snížit počet následných zpráv (a potenciálně jen zpráv obecně), které dostáváte: Umístěte automatickou e-mailovou odpověď na místo - nejen když jste na dovolené, ale všechny čas.
Vaše automatická odpověď nemusí být dlouhá nebo podrobná, ale rychlá zpráva „Ahoj, obdržel jsem váš e-mail a vrátím se vám, až budu moci!“ Zpráva může zachovat dychtivé bobry na uzdě.
Potřebujete trochu vodítka, jak formátovat automatickou odpověď? Vyzkoušejte tuto šablonu a začněte:
Také mějte na paměti, že být konkrétnější s automatickou odpovědí je nejlepší. Dejte lidem obecnou časovou osu, kdy se k nim vrátíte („Pokusím se odpovědět na obchodní dotazy do tří dnů“), aby věděli, jaký je rozdíl mezi tím, že jste zaneprázdněni, a vy používáte automatickou odpověď jako způsob abyste se úplně vyhnuli vaší doručené poště (samozřejmě to nedoporučujeme).
Kromě toho jsou auto-respondenti skvělým způsobem, jak nasměrovat práci na jiné lidi, kteří se mohou lépe hodit („Pokud mě kontaktujete ohledně marketingové příležitosti, neváhejte a pošlete e-mail, náš marketingový spolupracovník, na“).
Vaše auto-respondér může být také nekonvenční příležitostí k zapojení lidí. Cítíte se trochu sebepropagační? Přidejte odkaz na jednu ze svých stránek sociálních médií. Chcete preemtivně odpovědět na některé otázky? Zahrňte zábavné FAQ o řešení některých věcí, které pro vás lidé nejčastěji přicházejí. Máte zájem o kreativitu? Odkaz na nedávný článek, který vám připadá zajímavý.
Především se však ujistěte, že používáte automatickou odpověď jako způsob, jak si koupit čas, a nikoli jako alternativu k odpovědi na e-maily (protože překvapení: automatická odpověď neodpovídá na zprávy bez ohledu na to, jak dlouho čekáte).
Ale pomocí tohoto přístupu budete mít zbytečné e-maily na uzdě. Vaše kontakty zůstanou šťastné. A nejlepší ze všeho je, že budete mít doručenou poštu strach z plíživosti do vašeho dne.
