Schůzky jsou drahé. Ne proto, že účtujete lidem, aby se účastnili (samozřejmě), ale proto, že využívají čas lidí; čas, který lze strávit spoustou dalších věcí vytvářejících příjmy. Jedna studie ve skutečnosti zjistila, že opakující se setkání středních manažerů stálo jednu společnost 15 milionů dolarů ročně.
15 milionů dolarů ročně!
Nemluvě o tom, že je také třeba vzít v úvahu čas přípravy a čas přepínání kontextu. Profesorka Gloria Marková z University of California v Kalifornii zjistila, že se pracovník po přerušení vrátí k původnímu úkolu v průměru 25 minut.
Znalost těchto statistik znamená, že když diskutuji o tom, zda musím svolat schůzku, ptám se sama sebe, co stojí za to (doslova). Je to nejlepší využití času každého, včetně mého? A ne tak zřídka, odpověď zní „ne“.
Co tedy dělat? Snadný! Pošlete jednoduchý, ale kritický e-mail, aby vás všichni informovali a sledovali.
Co zahrnout
Musíte pokrýt tři klíčové věci:
- Logistika : proč byla schůzka zrušena, a pokud se jedná o opakující se schůzku, co čekat příště
- Akce : všechny položky kritických akcí byly dokončeny nebo čekají na vyřízení
- Informace : jakékoli aktualizace nebo obecné FYI pro skupinu
Poznámka: Nenechte se chytit do pasti, když vydržíte akční předměty a logistika. Vyšší úroveň nejdůležitějších informací zajistí, že se zobrazí, když vaši kolegové pošlou e-mail. Jo, a bonusový tip pro vás: Dejte jména lidí tučným písmem, pokud potřebují něco udělat, aby se trojnásobek ujistil, že si toho všimnou.
Ukázka e-mailu Jak proměnit schůzku v e-mail
- Oslovte pět klientů pro zpětnou vazbu ohledně návrhů - Maria
- Odeslat konečné načasování marketingového plánu ke schválení- Jason
- Marketingová kopie uzamčena
- Užší seznam klientů byl dokončen
- Žádost o rozpočet zaslána finančnímu týmu
- Datum spuštění potvrzeno (14. listopadu!)
Může se to zdát jednoduché, ale přidání e-mailu se schůzkou do profesionální tašky triků je skvělý způsob, jak zvýšit zaměření a produktivitu vašeho týmu. Pokud respektujete čas ostatních lidí a vždy zajistíte, aby další kroky byly jasné, je pravděpodobnější, že ostatní kolem vás udělají totéž. A kdo nemiluje hodinu zpět, aby si práci udělal v náročném dni?
