Setkání mají špatný rap - a bohužel z dobrého důvodu. Průměrný zaměstnanec každý měsíc tráví 31 hodin sedením v neproduktivních schůzkách (ne vtipem) a přiznejme si to - je tu něco o sedění kolem stolu v béžové stěně osvětlené místnosti, která neovlivňuje kreativitu.
Dobré zprávy? Za předpokladu, že máte alespoň malou flexibilitu v tom, jak a kde děláte svou práci, existuje mnoho různých možností. Zde v Museu jsme byli známí, že se scházíme v kavárnách, na parkových lavicích, v jiných kancelářích nebo na procházce po bloku. Zjistili jsme, že jen malá změna scenérie může významně podpořit naši kreativitu a produktivitu.
Chcete to vyzkoušet? Zde je rychlý kontrolní seznam, který zajistí, že vaše mimopracovní schůzky budou ještě efektivnější než schůzky v konferenční místnosti.
Zvažte své okolí
I když ano, schůzka mimo areál může fungovat téměř v každé situaci, ne všechna místa jsou vytvořena stejně. Například rušná kavárna pravděpodobně není nejlepším místem k seriózní konverzaci s vaším šéfem, zatímco velká skupina může mít potíže s komunikací, zatímco na procházce.
Proto pečlivě zvažte tón, velikost a technologické požadavky schůzky, kterou plánujete. Bude si skupina muset sednout? Je důležité mít Wi-Fi nebo zásuvky nebo můžete používat notebooky? Potřebujete soukromí, nebo je to v pořádku, pokud se lidé frézují? Jak profesionální musí být umístění (tj. Musí to být správná restaurace nebo je příležitostná kavárna v pořádku)?
Pokud uvažujete o návštěvě restaurace nebo kavárny a nikdy jste tam nebyli v době, kdy je vaše schůzka naplánována, zvažte prozkoumání scény několik dní předem. Nechcete přijít den a zjistíte, že neexistují žádné stoly nebo že je příliš hlasité slyšet ostatní lidi mluvit!
Připravte svou techniku
Může to znít kontraintuitivně, ale nejprve se rozhodněte, zda pro schůzku potřebujete nějaké zařízení. V závislosti na nastavení by mohlo být nejvhodnější, kdyby každý přinesl poznámkové bloky a pera versus jejich notebooky. Restaurace s omezeným stolním prostorem se lépe hodí pro dobré staromódní psací nástroje, zatímco hands-free nástroje jako mobilní telefony jsou skvělé pro procházky v parku.
Pokud se rozhodnete přivést zařízení, ujistěte se, že máte dostatek energie baterie, aby vydržel po celou dobu - není nic horšího, než když v nejnepříznivějším okamžiku dojde málo šťávy. Nastavte si v telefonu připomenutí, které připojuje vaše zařízení alespoň hodinu před vydáním, nebo pokud zjistíte, že se neustále zapomínáte, investujte do přenosné nabíječky.
Nakonec zvažte situaci Wi-Fi. Pokud jedete do kavárny, dvakrát zkontrolujte na Yelpu, že poskytuje internet zdarma (a proveďte kontrolu recenzí, abyste zjistili, zda někdo nemá stížnosti na to, že nefunguje). Pokud míříte do jiné kanceláře, zavolejte předem vedoucímu kanceláře a zjistěte heslo Wi-Fi - budete moci přeskočit trápnou interakci, že budete muset požádat někoho, kdo heslo zapomněl dávno, aby běžet a chytit to. A pokud jedete venku a absolutně se potřebujete připojit k internetu, zvažte přístup k Mi-Fi nebo připojení počítače k telefonu.
Podívejte se na svou agendu
Nakonec si předem projděte cíle své schůzky a ujistěte se, že máte dokumenty nebo informace, které potřebujete, aby schůzka byla úspěšná. Pokud máte notebook nebo tablet, ukládejte důležité dokumenty do snadno vyhledatelné složky, která nevyžaduje přístup k internetu (jen pro případ!). Pokud se scházíte venku v parku nebo na procházce, pošlete si e-mailové poznámky pro snadný přístup k telefonu (nemusíte procházet celý dokument na malé obrazovce, zatímco se stále pokoušíte schůzku), nebo si zapisujte pár poznámek předem, aby vám pomohly zachránit paměť.
Měli byste také přemýšlet o tom, zda budete muset během schůzky dělat poznámky a jak to uděláte. Samozřejmě, pokud máte notebook nebo notebook, můžete si věci zapisovat stejně, jako kdybyste byli v kanceláři, ale pokud chodíte po okolí, zvažte zanedbávání poznámek v malém notebooku nebo pomocí anotace mluvením k textu schůzku v telefonu. A pokud kvůli místu nic nenapíšete? Ať už se vrátíte do kanceláře, abyste si vypsali cokoli důležitého, udělejte si prioritu sedět po dobu pěti minut.
Nyní, když jste přišli s plánem, věnujte chvíli vizualizaci schůzky. Procházejte se však a ujistěte se, že jste nepřehlédli nic, co potřebujete k úspěšnému setkání mimo kancelář. Pak? Vypadni odsud! Užijete si schůzky více, než to budete vědět.
