Vždycky se chichotám, když opravdu vlivní lidé uvádějí něco jako: „Ach, dostávám přes 600 e-mailů denně, “ protože to zní tak strašně strašně, dokonce i pro skromného chvála. Ale co by mohlo být ještě smutnější? Šance, že vaše e-maily uvidí a odpoví na ně někdo takový, nejsou tak dobré.
Existuje však několik jednoduchých pravidel, která můžete dodržovat, abyste zvýšili pravděpodobnost, že si vaše e-maily nejen přečtete, ale dostanou odpověď. Ať už zasíláte e-mailem vedoucím pracovníkům ve vaší společnosti nebo důležitým profesionálním kontaktům, postupujte podle těchto pravidel.
Věnujte pozornost denní době
E-mail je skvělý, protože se cítí jako neintruzivní způsob, jak někoho chytit. Myslíme si, že „nezáleží na tom, když pošlete e-mail, dostanou to, když budou mít volný okamžik.“ Ale to tak docela nefunguje. Ve skutečnosti všichni máme vzory používání e-mailů, kde se díváme na e-maily a reagujeme na ně během určitých špičkových hodin. Pokud se vaše zpráva dostane do složky Doručená pošta, když někdo aktivně pošle e-mail, znamená to, že máte lepší šanci vidět ji.
Vůdci obvykle kontrolují e-maily brzy ráno nebo pozdě v noci, protože jsou zaneprázdněni schůzkami během většiny dne, takže je dobré začít. Pokud od někoho nedostanete odpověď po týdnu, zkuste odeslat e-mail znovu, ale v úplně jinou denní dobu.
Buď krátký
Nezačínejte e-mail dlouhým atributem o tom, kdo jste, kde jste našli něčí e-mailovou adresu nebo svůj životní příběh. Jen se k tomu přímo. V žurnalistice existuje koncept vkládání všech podstatných prvků příběhu do ledu, který není v pátém odstavci pohřben. Tady to udělej.
A doslova mějte svůj e-mail na co nejméně slov. Skutečně dlouhý e-mail bude zkontrolován tak rychle, že prakticky neexistuje šance, že bude vidět váš skutečný důvod pro zasílání e-mailů. K této poznámce:
Vyjasněte si, o co žádáte
E-maily dostávám pokaždé, když dokončím čtení, a říkám si: „Nemám ponětí, co tato osoba chce.“ Mít cíl nebo požadovanou akci od vašeho čtenáře je zásadní, protože pokud někdo neví, co chcete, pravděpodobně nebude reagovat. Jaký je tedy cíl? Chcete, aby se s vámi někdo setkal? Chcete, aby vás spojil s někým? Nebo chcete, aby klikla na odkaz a dozvěděla se něco o něčem? Nezapomeňte konkrétně uvést, co byste chtěli, aby akce byla. A nezapomeňte být zdvořilí.
Ať je to o nich
Zaneprázdněný člověk nemá čas číst o tom, co vaše společnost dělá, jaké je vaše hledání práce nebo co skutečně potřebujete právě teď pro vaše podnikání. Místo toho, abyste věnovali mnoho slov sobě, udělejte to o druhé osobě. Co můžete udělat, abyste mu pomohli? Proč pro ni bude odpověď prospěšná nebo snadná? Zřídka odpovím na e-mail, kde člověk mluví o dvou odstavcích o tom, co jeho společnost dělá v mučivých detailech. Ale pokud mi někdo rychle řekne, jak mi usnadní život, mám sklon se učit více.
Předmět Lines Matter
Do e-mailů jsme vložili tolik času, že jsme často na předmětové heslo zapomněli. Řádky pro osobní e-maily jsou však stejně důležité jako pro marketingové e-maily (ve kterých pečlivě posedláme vždy slovo a horečně testujeme různé možnosti, abychom viděli, co funguje nejlépe).
Je snadné přeskakovat nebo ignorovat obecné linie předmětu, takže zde jsou některé, kterým bych se úplně vyhnul:
- Úvod
- Zdravím Elliott
- V návaznosti
- Skvělé setkání
Proč? Protože jsou druhové a mohou pocházet od kohokoliv. Nebudete vyniknout. Místo toho zkuste něco takového:
- Včera v noci jsme potřásli rukou na akci Smith Charity
- Úvod pro osobu 1 a osobu 2 pro připojení
- Dnes pravděpodobně nebudete číst další e-mail
Možná jsou trochu mimo zeď, ale pravděpodobně se liší od všeho jiného v doručené poště.
Špatnou zprávou je, že pokud jde o oslovení důležitého kontaktu, můžete udělat vše správně a stále nedostanete odpověď. Ale hej, když někdo čte několik stovek e-mailů denně, nemusí se vždy dostat k vašim. Neberte si ticho jako odmítnutí - místo toho si přečtěte naše tipy, jak být příjemně vytrvalí a držet se ho. Postupem času se těmito pravidly zvýší vaše šance na odpověď na větší procento vašich e-mailů.
