Práce ve velké firemní kanceláři může být požehnáním a kletbou.
Na jedné straně máte k dispozici spoustu zdrojů - technickou pomoc, kreativní týmy, mentory, dobře zásobenou zásobovací místnost a cokoli jiného, co potřebujete jen k nákupu.
Ale na druhé straně byrokracie podnikového prostředí může snadno postavit tlumič na nové nápady a zpomalit práci, kterou potřebujete, abyste toho udělali. Mezi zbytečnými politikami, nekonečným papírováním a nedostatkem rozhodovací pravomoci se můžete začít ptát, zda se tvůrci firemních pravidel aktivně snaží svou práci ztížit.
Pravda je, že pravděpodobně nebudete schopni jednorázově zbavit svou společnost tohoto druhu směšnosti - er, byrokracie - kdykoli brzy. Ale čelem tomu čelem a správným řešením je to pro vás a váš tým mnohem méně frustrující.
Po několika letech strávených v podnikovém světě jsem zjistil, že je to nejvíce frustrující - a jak jsem se naučil, jak s nimi aktivně jednat.
Problém: Nedostatek transparentnosti
Pokud nejste v C-suite, je pravděpodobné, že nebudete dostávat mnoho informací o obchodních rozhodnutích vaší společnosti. I když jste v dozorčí roli, budete pravděpodobně zaslepeni neočekávanými oznámeními, novými iniciativami a změnami zásad.
Vezměte si svou vlastní kancelář: Asi před měsícem byli čtyři zaměstnanci v mém oddělení svoláni na schůzku, kde byli propuštěni - všichni bez mého předchozího vědomí. Jako jejich nadřízený jsem spěchal ke svému manažerovi, abych se zeptal, co ví o situaci. Ukázalo se, že netušila, že se propouštění dějí, na jakých informacích se zakládají, a jestli přijde více.
Totéž se stalo, když byla naše společnost zakoupena a sloučena s jinou společností. Změny ve struktuře a řízení byly přenášeny pouze do určitých oddělení, takže ostatní zaměstnanci byli závislí na fámách, dokud nebyly informace strategicky odfiltrovány.
Jak se vypořádat
Neexistuje opravdu zaručený způsob, jak získat náhled na vnitřní fungování vaší společnosti - pokud generální ředitel nechce, abyste to věděli, pravděpodobně to nebudete schopni zjistit. Neublíží však pravidelně komunikovat s vaším nadřízeným a ptát se, co ví o určitých situacích. Zjistil jsem, že i když mi můj manažer nemůže poskytnout mnoho specifik, mohu získat občasné nugety informací (které mi přinášejí alespoň část velkého obrazu, i když nevidím celou věc).
Druhou stránkou řešení nedostatku znalostí (a frustrace, která s tím souvisí) je soustředit se na agilnost ve vaší roli. Jak to může být těžké, pokud se můžete naučit přijímat změny elegantním a klidným způsobem (spíše než si stěžovat nebo se neustále ptát, proč se věci nemohou vrátit zpět tak, jak tomu bylo dříve), budete mít mnohem snazší přizpůsobení času a provádění změn.
Problém: Zdánlivě zbytečné politiky
Podívejte se na jakoukoli příručku společnosti a najdete zásady za zásadami týkajícími se všeho, od očekávaného chování po oblékání až po dny volna. A z velké části pravděpodobně nepochybujete o tom, proč jsou tyto politiky nezbytné.
To znamená, že dokud nenarazíte na pravidlo, které specifikuje něco absurdního: Například, že PTO lze požadovat pouze v půl nebo celodenních krocích, namísto hodiny (a půl hodiny? Zapomeňte!) - takže máte využít čtyři hodiny této vzácné dovolené na lékařskou prohlídku, místo na jednu. Nebo pravidlo, které stanoví, že hodinoví zaměstnanci nemohou používat mobilní telefony k textování nebo surfování na internetu, i když jsou během oběda a přestávky mimo provoz.
Pro kancelář plnou dospělých, kteří vědí, jak tuto práci zvládnout? Tyto politiky se zdají být zbytečné a nespravedlivé.
Jak se vypořádat
Frustrující pravidla mohou být pravděpodobně platná. Zjistil jsem, že mi to pomáhá přijímat (a vymáhat), pokud dokážu získat více informací o těchto důvodech. Pokud například zjistím, že náš PTO systém jednoduše nemůže zpracovat nic jiného než čtyři nebo osm hodinové žádosti, cítím se spokojenější, než když předpokládám, že naše personální oddělení prostě chce přinutit nás, abychom vyčerpali naše hodiny tak rychle, jak možný. (Také vím, vzhledem k tomu, že to je jediný důvod pravidla, že je možné sukni - jako když dovolí zaměstnankyni přeskočit její obědovou hodinu, aby nahradila doktorova jmenování, což ji způsobilo pozdě.)
Problém: Nedostatek schopností rozhodování
Dokud nejste na pozici ředitele, nemáte opravdu velký prostor pro rozhodování jménem svého týmu, klientů nebo dokonce sami.
Například, mým týmem je primární funkcí například nastavení softwaru klientů pro elektronický přenos pojistných nároků, ale nedávno jsme také dostali odpovědnost za řešení sporů na faktuře. Klienti by tedy zavolali, rozzlobení, že jim byly účtovány dvojnásobné částky, než by měly být. Do určité míry bychom byli schopni tento problém prozkoumat, protože jsme se mohli vzdáleně přihlásit do jejich systému.
Úlovek však byl, i když jsme zjistili, že faktura byla nesprávná, neměli jsme přístup ke smlouvě klienta, která upřesňovala, o co jde, a nebyla za ni odpovědná. I když bylo zřejmé, že si klient zasloužil kredit za přeplatek, neměli jsme oprávnění mu ho poskytnout. Museli jsme přenést klienta do jiného oddělení, pak jsme museli projít řadami, abychom dostali souhlas. Pro všechny zúčastněné to bylo vyčerpávající a rozčilující.
Ať už pracujete kdekoli, pravděpodobně to zažijete také. Nemusíte být oprávněni rozhodovat, měnit procesy nebo chodit na končetiny pro klienta bez řádného souhlasu - což může v některých nepříjemných situacích způsobit.
Jak se vypořádat
Pokud vím v předstihu, že nejsem správná osoba, která by něco změnila nebo aby něco schválila, ráda bych to zveřejnila od začátku. Když tedy hovořím s klientem o faktuře, předpovím rozhovor vysvětlením: „Pomůžu vám tento problém prozkoumat, ale aby byla vaše faktura opravena, musím vás převést do našeho zákaznického servisu. oddělení, dobře? “
Nastavením správných očekávání se všemi zúčastněnými odstraníte frustrace, která by přišla, kdybyste čekali až do konce rozhovoru, abyste vysvětlili, že nemáte dostatečnou autoritu.
Problém: Nekonečná papírování a červená páska
I když můžete mít nekonečný seznam úkolů a celou řadu projektů, skutečný pokrok v těchto věcech se často ukáže, že je snazší říci než udělat. Místo toho, abyste se potápěli přímo, musíte nejprve vytvořit plán projektu, který podrobně uvede, koho budete muset zapojit, výdaje, které vám vzniknou, a očekávaný časový rozvrh.
Chcete-li získat zpětnou vazbu, pošlete ji e-mailem svému šéfovi - a pokud se neslyšíte po týdnu, pošlete několik následných zpráv. Budete čekat, až dostane schválení od začátku, a teprve potom, týdny poté, co jste „zahájili“ projekt, budete skutečně moci začít.
Zní povědomě? V takových prostředích je těžké - a neuvěřitelně frustrující - skutečně něco udělat.
Jak se vypořádat
Naneštěstí, odolávat stávajícímu schvalovacímu procesu, jak dlouho to bude zdlouhavé a únavné, jej pouze prodlouží. Například moji zaměstnanci často přicházejí ke mně, aby si stěžovali na konkrétní způsob, jak dělat věci, a pokaždé se zeptám: „Dokážete dokumentovat několik příkladů?“ Koneckonců, to je jediný způsob, jak mohu zjistit, zda lze provést změnu - a prezentovat ji vyšším, pokud ano. Pokud moji zaměstnanci nejsou s těmito příklady připraveni, což proces přidá alespoň den nebo dva - ale pokud jsou připraveni, můžeme začít hned.
Totéž platí pro vypracování projektových plánů, vyplnění papírování a vytvoření projektových plánů. Jo, jsou to bolesti, ale pokud dokážete předvídat jejich potřebu a začít s časem, budete náskok (a vyhnete se frustrace ze slyšení svého šéfa opakovat: „Zdokumentovali jste to? “). Pro tip: Zkuste vytvořit opakovaně použitelné šablony, které můžete použít při žádosti o schválení, navrhování změny nebo předložení nápadu.
Na konci dne jsou zde pravidla a zásady, protože umožňují podnikům bezproblémový chod. Mohou být frustrující, ale nikam nevedou. Ale úpravou způsobu, jakým se vypořádáte s byrokracií, budete moci snadněji procházet vodami - a ve svém každodenním pracovním životě budete mít velký rozdíl.
