Miluji léto. Jistě, občas může být směšně horko a je obtížné najít vhodné pracovní oděvy, ale pokud budete mít štěstí, je čas na dovolenou.
Během posledních několika let jsem si však všiml, že prázdniny již nejsou jen možností k odpočinku: začaly se také stávat synonymem stresu. Stres související s e-mailem, přesněji: Zdá se, že se lidé cítí ohromeni myšlenkou, že jsou uvázáni ve svém e-mailu, že k němu nemají dostatečný přístup nebo že se vracejí do doručené pošty, která praskne ve švech.
Dobře, vezmi si to ode mě: S trochou přípravou a jasnými hranicemi se budete moci soustředit na odpočinek u bazénu s mojito - bez laptopu - v žádném okamžiku.
Než půjdeš
Stejně jako si uděláte postel, vyprázdněte ledničku a vytáhnete odpadky, než se vydáte na dovolenou. Vymazání doručené pošty před odjezdem vám usnadní návrat zpět. Takže, několik týdnů před odjezdem na cestu, vyčleňte pár hodin na malou jarní schránu doručené pošty, abyste se připravili (pomyslete na to jako na základní opálení, s výjimkou lepšího pro vás a nekonečně snadnějšího dělat z vašeho gauče).
Rovněž budete chtít připravit tým a klienty 10-15 dní před odjezdem. Zašlete jim e-mail s připomínkou vašich termínů pryč, poskytněte sekundární kontaktní místa pro různé oblasti, za které jste odpovědní (tj. Dejte jim vědět, aby vám neposílali e-mail!), A požádejte, aby odložili vše, co není naléhavé, zatímco jsi pryč. Nezapomeňte požádat, aby vám zaslali jakoukoli práci nebo odpovědi splatné před datem odjezdu, a to 4–5 dní před cestou, takže musíte mít čas se k nim vrátit.
Doporučuji také říci, že nebudete často kontrolovat e-maily, ale do předmětu uvést „URGENT“, pokud něco opravdu nemůže čekat, až se vrátíte. Tím, že připravíte svůj tým, aby před odjezdem požádal o to, co potřebují, a požádal je, aby vás kontaktovali, dokud se nevrátíte, čímž výrazně snížíte celkovou e-mailovou zátěž.
Nakonec se před vzletem ujistěte, že máte k dispozici automatickou odpověď. Někteří lidé jdou do extrému a úplně vypnou svůj e-mail, když jsou pryč, ale nedoporučoval bych jít touto cestou, pokud to vy a vaše pracoviště nepodporíte. Dostatečná je zpráva s textem „Jsem mimo kancelář a až do 15. srpna nekontroluji e-maily - pokud potřebujete pomoc, kontaktujte nás prosím.“
Tip pro profesionály: Do automatického návratu přidejte do data návratu 1–2 dny a kupte si čas, který chcete dohnat, než vás lidé začnou znovu bombardovat e-maily.
Zatímco jsi pryč
Teď, tady je vaše osobnost velkým faktorem, takže jsem rozdělil své rady pro dva extrémy:
Pro přepážky typu „Take-a-Total-Break-From-Your-Screen“
Pokud myšlenka nekontrolování e-mailu po dobu dvou týdnů vyvolává pocity strachu místo radosti, můžete být spíše jako já, takže přeskočte do další sekce. Pokud to vůbec nezní jako vy, doporučuji následující: Obchodujte o den méně dovolené a získejte úplnou přestávku od e-mailu.
Vím, že mnozí z vás ten nápad nenávidí, ale mějte se mnou. Buď máš práci, kde můžeš dohnat, jakmile se vrátíš, nebo ne. Pokud víte, že spadáte do druhé skupiny, létání domů v sobotu a neuspěchané dohánění v neděli před návratem do práce bylo pro mnoho mých přátel, kteří nejsou závislí na e-mailu, velmi úspěšnou strategií.
Pro osoby závislé na poctivosti k dobrému e-mailu
U závislých na e-mailu (jako jsem já) vám doporučujeme zkontrolovat doručenou poštu každé 1-2 dny ze smartphonu a zaměřit se na vyklizení věcí . Tyto dvě věci jsou klíčové:
1. Používejte smartphone: Proč? Je mnohem těžší dostat se do své schránky doručené telefonicky - opravdu nemůžete psát dlouhé e-maily nebo hledat věci. Pokud ale přijde něco důležitého, uvidíte to.
2. Zaměřte se na zúčtování věcí: Je důležité, abyste odolali nutkání odpovídat na jiné než naléhavé e-maily, bez ohledu na to, jak rychlé a snadné jsou, protože to bude příjemci signalizovat, že jste k dispozici, a odpovídat na e-maily. V okamžiku, kdy od vás lidé dostanou jakýkoli e-mail, myslí si, že jste k dispozici, a jste přípitek.
Máte však svolení k následujícím účelům: Odpovídejte na e-maily označené „URGENT“ (doufejme, že nebudete mít), odstraňujte e-maily, které nepotřebujete nebo nechcete číst, a čtěte a archivujte informační e-maily. (E-maily, které jsou zasílány do skupin, kde nejste výslovně povoláni, spadají do skupiny pro čtení a archivaci.) Po návratu zůstanou e-maily, které vyžadují vaši pozornost a odpověď, ale nejsou tak naléhavé, abyste je třeba jim odpovědět, než se vrátím.
Na mé poslední týdenní dovolené měla tato strategie za následek, že jsem měl po svém návratu 90 e-mailů (namísto plných 380, které prošly během mé cesty). Trvalo mi 15-30 minut denně. Pro mě to stojí za to, a to mi poskytlo klid, který jsem potřeboval, abych opravdu odpočíval, když na dovolené.
Až se vrátíš
Bez ohledu na metodu, kterou vyberete, když jste pryč, bude prvních pár dní zpět pravděpodobně vyžadovat trochu dohánění. Dopřejte si dva plné pracovní dny, abyste se rozběhli a běželi, a během této doby se vyhněte termínům nebo velkým schůzkám. Obvykle blokuji 2-3 hodiny denně na první dva dny zpět, abych se vypořádal s mojí doručenou poštou a obecným dohonením se svým týmem. Nezapomeňte si u svého manažera dát kávu a zeptat se na jakékoli změny v prioritách nebo časových osách nebo nových projektech, které byly zahájeny. Pokud spravujete ostatní, nastavte si s nimi čas, abyste zjistili, jak se věci děly, když jste byli venku.
S trochou příprav, trochou sebevědomí a časových bloků, když se vrátíte, se můžete ujistit, že během příští dovolené budete mít odpočinek a relaxaci, kterou potřebujete.
