Cítí se vaše pracoviště v poslední době trochu jako Kongres? Pracují všichni pro svůj tým a ne pro kolektivní vylepšení společnosti? Máte potíže s průjezdem přes uličku, abyste získali informace, které potřebujete k dobré práci - nebo vůbec?
Přestože jsou neziskoví zaměstnanci sjednoceni posláním svých organizací, zjistil jsem, že tyto problémy trápí neziskové organizace stejně jako ostatní firmy. I když můžeme mít na mysli jeden konečný výsledek, jsme snadno rozděleni podle našich funkcí a toho, jak tuto misi plníme.
Nejčastější střet v neziskovém světě je mezi pracovníky programu a zaměstnanci fundraisingu. Zaměstnanci programu často obviňují fundraisery, že se zaměřují na peníze nad misí, zkreslují práci organizace nebo zneužívají klienty. Na druhou stranu se fundraisery frustrují, když je programový personál nezasahuje do důležitého vývoje, což jim ztěžuje získávání peněz nezbytných pro fungování programů. Přidejte k tomu, že neziskové organizace jsou trvale poddimenzované a máte stresovaný a ohromený personál - což může vést k chraplavému chování a neefektivnímu fundraisingu a vývoji programů.
Ať už jste také součástí neziskové organizace, nebo je vaše společnost jednoduše rozdělena do neviditelných sil, která zřejmě nehrají hezky, zde je několik mých nejlepších tipů, jak pohřbít sekeru se svými spolupracovníky a zjistit, jak komunikovat lepší.
1. Objasněte svou roli
Zdá se to základní, ale je to pravděpodobně kořen mnoha vašich problémů. V mé situaci, jako fundraiser, očekávám, že všichni zaměstnanci - bez ohledu na jejich určené role - se budou účastnit fundraisingu na určité úrovni. Pokud to však nikdy nemuseli udělat v předchozí roli nebo úplně nechápou, proč předkládám žádost, často narazím na určitý odpor. Abych věci vyhladil, vysvětlím, co potřebuji a proč to potřebuji. Jinak lidem, kteří nemají s mojí funkcí mnoho zkušeností, to vypadá, že je žádám, aby pro mě udělali práci.
Často je také užitečné jasně uvést, jak jim vaše role může na oplátku pomoci. Například jako někdo, kdo pravidelně komunikuje s donory, vysvětluji, co moje organizace dělá a jak to děláme každý den. Také se setkávám s nadacemi, které podporují několik dalších neziskových organizací v našem oboru a mají smysl pro osvědčené postupy. Díky tomu jsem perfektním účastníkem každého setkání s plánováním programu, zejména pokud má vedoucí obavy o to, zda může být nový program financován.
Jakmile vaši spolupracovníci přesně vědí, co od nich potřebujete, abyste mohli plnit svou roli a jak jim můžete na oplátku pomoci, zjistíte, že komunikace a spolupráce jsou mnohem jednodušší.
2. Zúčastněte se schůzek druhé strany
Upřímně řečeno, největším komunikačním problémem v mnoha organizacích je často to, že mezi sebou ve skutečnosti nekomunikujeme! Teď vím, že nikdo v kalendáři nepotřebuje další událost, ale pokud jste si všimli výpadku spolupráce nebo komunikace mezi odděleními, možná je čas na pravidelné schůzky na druhé straně. Tímto způsobem si nemusejí dělat poznámky, psát je a zasílat vám je (což asi stejně nikdy nebudete číst). Namísto toho můžete přítomnost okamžitě interpretovat.
Miluji, když se moji kolegové účastní setkání s fundraisingem - často mají skvělé nápady nebo zpětnou vazbu k problémům, kterým mé oddělení čelí. Někdy je agenda tak jednoduchá jako aktualizace programu, ale občas někdo z jiného oddělení navrhne zcela nový způsob, jak přemýšlet o projektu - což znamená nový způsob, jak na to získat finanční prostředky.
Tato setkání vám také umožní lépe porozumět výzvám vašich kolegů. Pokud si myslíte, že jsou směšní, když vás honí za určitými informacemi nebo línými, protože nereagují na to, co považujete za hvězdný nápad, může se to změnit, když začnete chápat celou svou strategii, nebo když zjistíte, kolik práce jde do jedné z jejich projekty.
3. Plánování je moc
V mé organizaci vzniká největší tření mezi zaměstnanci kvůli harmonogramům a očekáváním. Zaměstnanci fundraisingu mají na starosti správu návrhů a podávání zpráv nadacím a někdy tyto lhůty vyžadují docela směšné doby obratu.
Pokud jsou zaměstnanci programu pod těmito lhůtami chráněni, aby shromažďovali a analyzovali potřebná data, mohou - pochopitelně - být frustrovaní a zdůrazňováni. A někdy, kvůli složitosti potřebných dat a informací, může být nemožné je v tomto časovém rámci otočit. V takovém případě mohou zaměstnanci fundraisingu s donory vyjednat a stanovit různá očekávání, ale také potřebují čas, aby to dokázali - což znamená, že programovací personál nemůže čekat do poslední chvíle, než požádá o prodloužení.
V závislosti na vaší organizaci vám může něco tak jednoduchého, jako je nastavení sdíleného kalendáře, pomoci sdělit interní a externí termíny. Není to ani špatný nápad řešit jakékoli obavy hned, když se objeví, například když přijde dopis s potvrzením grantu, takže zaměstnanci fundraisingu mají více času na vyjednávání nebo celý tým může spolupracovat na vytvoření plánu B.
Efektivní komunikace zůstává výzvou pro každé pracoviště, stejně jako e-mail, mobilní telefony a internet. Na konci dne si pamatujte, že jste v tom všichni společně a že váš úspěch závisí na tom, jak každý dobře vykonává svou práci. (A pokud všechno ostatní selže, poslouchejte Otis a zkuste trochu něhy.)
