Přestali jste někdy přemýšlet o tom, jak důležité je psaní pro vaši každodenní práci? S výjimkou několika polí je většina z nás zodpovědná za komunikaci prostřednictvím e-mailu. A co víc: Můžeme být požádáni, abychom napsali návrhy, přidali stránky do příručky nebo vytvořili balíček s těžkým textem pro představení nového nápadu. Navíc je možné, že budete muset do budoucna odeslat písemný vzorek.
Takže i když nemusíte být obchodně „spisovatelem“, počet věcí, s nimiž se musíte každý den psát, není nepodstatný.
To znamená, že se chcete nejen ujistit, že používáte „jeho“ a „je“ správně, ale také chcete odškrtnout několik dalších „spisovatelských“ polí.
Protože pokud tak neučiníte, skončíte odesíláním e-mailů takto:
Dobře, mohlo by to být přehnané. Ale není to tak daleko.
Jak byste to napravili? A jak si opravit psaní v budoucnu (aniž byste museli dávat hodiny práce?). Jak se stanete silnějším řečníkem a spisovatelem? Ve skutečnosti to není tak těžké - začněte pracovat v tomto kontrolním seznamu a vy se stanete lepším spisovatelem v žádném okamžiku.
Existují běžící věty?
Pokud si nejste jisti, přečtěte si nahlas a ujistěte se, že vy - a kolega - můžete následovat to, co se snažíte říct. Pokud nejste pokročilý spisovatel s vědomím zdlouhavých, složitých řádků, rozhodněte se pro krátké, přímé věty.
Ve výše uvedeném příkladu je první větou run-on (což je důvod, proč jste se pravděpodobně cítili ztraceni od začátku).
Zde je návod, jak číst:
Je to, co říkáte, jasné?
Přizpůsobení se silným slovíčkům je skvělé, ale pouze pokud jste pozitivní, že je používáte správně. Je lepší ovládat své psaní slovy, které znáte, spíše než házet do velkého a doufat, že to bude vypadat chytře. A pokud je to očividné zneužití - jako je tomu u kompaktu výše - dobře, je to opravdu špatné.
Je psaní konverzace?
Samozřejmě, v závislosti na položce, nebudete chtít být příliš lhostejní, ale také nechcete, aby vaše slova četla příliš strnule nebo zněla mimořádně formálně, zvláště pokud si nepřejete, aby fasáda pokračovala po celou dobu může to být neustálá výměna.
Používání frází jako „Chci diskutovat“, „pokud se vám líbí“, a nikdy nepoužíváte kontrakce, je pro necitlivé psaní, a pokud to vaše práce absolutně nevyžaduje, narazíte na to, jak přístupnější (čtení: lidská bytost), pokud pracovat na psaní konverzačně.
Máte na místě potřebné přechody?
Přečtěte si to nahlas a zkontrolujte, zda skok z jednoho odstavce do následujícího má smysl a pěkně teče.
I když je vše v pořádku a dobře otevřít e-mail v pondělí ráno s poznámkou o víkendu, je to divné, když se dostane do středu e-mailu - tak, jak je výše.
Používáte správnou interpunkci?
Znáte rozdíl mezi středníkem a dvojtečkou? Používáte konzistentně čárky (oxfordské čárky, pokud je to vaše preference)?
S tím souvisí řada problémů: „Doufám, že jste měli dobrý víkend: Zajímalo by mě, jestli si můžeme nastavit čas na telefonování“ - ale nahoře je nesprávné použití tlustého střeva.
Zkontrolujte své homofony
Víte, ta slova, která zní stejně, ale jsou napsána odlišně a mají různý význam. (Některé příklady: jsou tam, jejich.)
Nebo ve výše uvedeném příkladu jste možná chytili chybu, kterou jste / vaši chybu dosáhli.
Je vaše kapitalizace správná?
Je to ošidné a spousta lidí mylně vydělává velká jména, pokud by měla být vydělávána pouze vlastní.
V tomto e-mailu nemusí být velká písmena ani tým ani oddělení. Jsou to běžná substantiva - ne vlastní.
Je to dost snadné, že? Tady je tento e-mail, jak by vypadal, kdyby Fictional Ben přijal tuto radu:
Nemusíte být vůbec nejlepším spisovatelem - to není cíl zde. Prakticky každé odvětví však oceňuje lidi, kteří umí spojit gramaticky správné věty a jasně sdílet své nápady. To z vás dělá lepšího e-mailera, lepšího moderátora, lepšího hledajícího práci a celkově lepšího komunikátora.
