E-mail: Najde si cestu do všech koutů našeho života. Osobní email. Pracovní e-mail. Školní e-mail. Druhý osobní e-mail (pro spam). Obchodní svět je předním e-mailovým ovladačem, který denně generuje více než 108 miliard e-mailů.
S e-mailem dominujícím vaše konverzace ve všech aspektech vašeho života - zejména v profesionálním životě - budete posílat každý den mnoho žádostí. Od požadavku někoho v účetnictví, aby pro vás spustil sestavu, až po prosbu s někým jiným v grafickém designu, který vám pomůže při formátování návrhu, pravděpodobně odešlete spoustu e-mailů s žádostí o laskavost.
Pokud však váš požadavek není osobně, je pro příjemce příliš snadné ignorovat vaši zprávu, dokud nezmizí v zapomnění doručené pošty - nebo, co je horší, úplně ji odstranit.
Takže, když potřebujete laskavost, jak píšete e-mail, který dostane odpověď? Krátká odpověď zní: pečlivě. Zde je několik ukazatelů, které vám pomohou vytvořit zprávu, která skutečně upoutá pozornost čtenáře - a odpověď, kterou potřebujete.
Použijte řádek Předmět ke své výhodě
První věc první: Předmět je tam z nějakého důvodu. Použijte jej k tomu, abyste jasně informovali příjemce o tom, proč jste právě přidali další e-mail do své doručené pošty, a vy okamžitě zjistíte šance, že jej skutečně otevře.
Nejasný řádek předmětu (například „Máte otázku“) není užitečný a může dráždit - a nechcete, aby někdo otevřel váš e-mail v podrážděném stavu, když něco potřebujete. Místo toho buďte ohleduplní na čas vašeho příjemce a dejte mu konkrétně vědět, proč jste komunikaci poslali. Například: „Potřebujete vaši recenzi: Úpravy programové brožury.“
Potřebujete pomoc při psaní skvělého předmětu? Podívejte se na tyto tipy.
Pozdravte čtenáře před provedením poptávky
Často dostávám e-maily od studentů, kteří se okamžitě pustí do žádosti, požadavku nebo otázky, aniž by se museli obtěžovat nejprve říci: „Dobré ráno“ nebo dokonce jednoduše „Ahoj.“ (Doufejme, že byste se nepotáhli do něčí kanceláře a nezačali chrastit požadavky, takže to nedělejte ani e-mailem.
Nemusíte se pustit do dlouhého spektra radostí, ale neuškodí vám něco osobního, než se pustíte do vaší žádosti: „Ahoj Randi! Jaký byl tento víkend 10K? V sobotu jsem na tebe myslel a poslal ti dobré vibrace. “Nebo„ Dobré ráno, Jacobe. Jaký byl tvůj víkend? Bylo to skvělé zahradnické počasí - doufám, že jste toho dokázali vytěžit maximum! “
Tato pozdravy jsou krátké a jednoduché, ale ukazují příjemnou míru skutečného zájmu o příjemce. Pamatujete si, co jsem řekl dříve o tom, že nechcete, aby byl čtenář při otevírání e-mailu podrážděný? Je těžké se cítit naštvaný s někým, kdo napíše komentář nebo položí otázku ohledně něčeho, co je pro vás důležité. Váš příjemce je koneckonců člověk s pocity a zájmy mimo kancelář. Někdy nejlepším způsobem, jak se spojit s osobou a dostat ho na palubu s něčím, je být milý.
Pamatujte, co jste se naučili v angličtině
Pokud je váš požadavek naléhavý, může být lákavé vyhodit e-mail ve spěchu s textovými zkratkami, spěšně napsanými větami a tulnými odstavci, které postrádají smysluplnou interpunkci. Pokud se ocitnete v tomto stavu, zastavte se. Zhluboka se nadechnout. Když žádáte o pomoc, poslední věcí, kterou chcete udělat, je, že někomu znesnadní porozumět vaší žádosti. Pokud váš příjemce nedokáže pochopit váš e-mail, jen vám ublížili šance na získání pomoci, kterou potřebujete.
Například odstavcový odstavec bez příslušných čárek přinutí čtenáře číst a znovu číst oddíly, aby se ujistil, že rozumí tomu, co se snažíte komunikovat. To vyžaduje více času a může to být nesmírně frustrující - dvě věci, kterým se chcete vyhnout. Oprava je jednoduchá: Napište kompletní věty. Rozdělte dlouhé odstavce na menší odstavce. Použijte čárky vhodně.
A jeden poslední interpunkční tip: Pokud máte tendenci ukončit věty řetězcem vykřičníků, zastavte prosím. Pokud neoznámíte, že váš tým právě vyhrál dohodu o bajilionech dolarů, vaše věta nevyžaduje řadu vykřičníků.
Nepište román
Ano, při odesílání žádosti e-mailem musíte vykonat jistotu včetně uvítání, úplných vět a příslušné interpunkce. Je však zcela možné tyto věci splnit a požádat o ně pouze v několika větách, nikoli v několika odstavcích.
Někteří odborníci na kariéru navrhují, aby e-maily měly být pět nebo méně vět. K dispozici je dokonce nástroj, který vám může pomoci omezit vaše e-maily na číslo věty podle vašeho výběru.
V závislosti na složitosti vaší žádosti nemusí být vždy možné držet se návrhu pěti vět, ale měli byste napsat svůj první koncept, pak zvažte, zda můžete snížit jakýkoli materiál, aby bylo snazší čtení. Poté se podívejte na finální produkt a zeptejte se sami sebe, zda je požadavek jasný, nebo zda by byl vyřešen efektivněji telefonem nebo osobně.
Například:
Vidět? Leštěné, ale k věci. Namísto psaní odstavců o důvodech, proč by Randi byla ideálním kandidátem, autorka poskytla jasné a stručné vysvětlení toho, co chce, následovala žádost o další diskuzi.
Neposílejte e-mail
Já vím - přečetl jste si celý sloupec o tvorbě efektivního „zeptat se“ e-mailem, a teď vám říkám, abys zasáhl zasílání. O co jde?
Zadání tohoto e-mailu nebylo zbytečné. Někdy vám při psaní a úpravě žádosti pomůžeme ve vaší zprávě promyslet, abyste měli jasno v tom, co se chcete zeptat, jak svou žádost podpoříte a jak můžete řešit otázky nebo obavy, které z žádosti vyplynou. To může být cenné cvičení, které vás připraví na osobní dotaz.
Některé požadavky jsou zcela vhodné e-mailem. Pokud však máte důležitý požadavek a přímý přístup k osobě, která vám může pomoci, zeptejte se sami sebe, zda by osobní konverzace byla výhodnější než elektronická žádost. E-mailem neexistuje kontext, tón hlasu, výraz obličeje ani emoce. Někdy, když sedíte naproti člověku a dovolíte mu, aby viděl vaši upřímnost, vaše pocity, váš úsměv nebo vaše zděšení - víte, věci, díky nimž jste člověk -, může vaši zprávu prodat mnohem lépe, než ty nejpropracovanější (ale postrádající) -of-humanity) email.
Pro záznam nejsem anti-technologie. Píšu spoustu e-mailů a trávím příliš mnoho času pronásledováním králíků prostřednictvím Twitteru. Ale pokud skutečně potřebuji osobní nákup nebo pomoc, věřím, že mohu a měla bych vyvinout úsilí, aby zvedla telefon nebo šla do jeho kanceláře, aby vysvětlila, co chci a proč si myslím, že mi tato osoba může pomoci.
Udržujte svou žádost stručnou, věcnou a leštěnou - ať už elektronickou nebo tváří v tvář - a budete mít mnohem lepší šanci získat pomoc, kterou potřebujete.
