Pokud jste uživatelem sociálních médií, nejspíš neznáte myšlenku plánování zpráv, které mají být odeslány později. Po celá léta existují nástroje, které vám to umožňují; to prostě dává smysl psát příspěvky, když chcete, ale publikovat je, když to dává smysl pro vaše čtenáře.
Ale přemýšleli jste někdy, proč nejsme schopni naplánovat zprávy v komunikačním nástroji, který používáme ještě více než sociální média; věc, kterou trávíme více než dvě a půl hodiny denně; platforma, která provozuje moderní obchodní svět? Mluvím o e-mailu a jsem tu, abych vám řekl, že pokud jste nikdy nepřemýšleli o tom, jak plánování e-mailů může zlepšit váš život (a kariéru), měli byste.
My v Museu už nějakou dobu používáme (číst: posedlí) nástrojem pro plánování e-mailů Boomerang pro Gmail. Zjistili jsme, že to nejenže nám pomáhá lépe spravovat naše doručené, ale že nám to vlastně pomohlo zlepšit naši komunikaci a posílit naši kariéru.
Nevěříš nám? Zde je několik chytrých způsobů použití tohoto nástroje.
Nikdy nezapomeňte znovu sledovat
Řekněme, že jste právě vyšli z rozhovoru a víme, že musíte lidem, se kterými jste hovořili, zaslat výzvu. Nechceš to poslat okamžitě - protože by to vypadalo trochu nadšeně - ale také se nechceš dostat do svého dne a zapomenout ho poslat za pár hodin.
Posaďte se tedy a napište e-mail hned, ale naplánujte si jej na dvě až tři hodiny. Svůj den můžete pokračovat s vědomím, že impozantní děkovací poznámka dorazí po pohovoru ve správný čas.
Funguje to pro jakýkoli druh sledování. Řekněme, že vás někdo požádá, abyste se za pár týdnů po otevření rozvrhu dostali zpět - namísto toho, aby vám tato zpráva zůstala ve vaší mysli (a doručené poště) do té doby, nebo jen zapomněli sledovat, napište zprávu hned teď a naplánujte ji na tři týdny ven.
Dokonce si můžete naplánovat, aby se věci vrátily na začátek vaší doručené pošty, pokud vám někdo neodpověděl - takže je snazší zapamatovat si to, když se ostatní lidé nedohodli.
Zajistěte, aby důležité zprávy byly skutečně přečteny
Lidé, zejména ti úspěšní, obvykle nesedí po celý den na své doručené zprávy a nepřijímají nové zprávy. Když tedy nechcete, aby se vaše zpráva pohřbila ve všech příchozích e-mailech, je nejlepší ji odeslat strategicky, takže je v horní části doručené pošty hned, když se posadí, aby se s tím vypořádali.
Například data ukázala, že většina lidí chce odpovědět na e-maily dříve, než se ráno a během poledne dostanou do kanceláře. Pokud tedy napíšete většinu svých e-mailů na konci pracovního dne (nebo později té noci před televizí se sklenkou vína), jejich odeslání v tu chvíli jim nezajistí pozornost, kterou si zaslouží, takže naplánujte je na další den na ideální čas. Dalo by se dokonce vyladit, v jaký den dorazí - zvažte naplánování věcí na středu, kdy je objem e-mailového provozu obecně nižší, takže budete mít menší konkurenci.
Tento trik vám může přinejmenším pomoci vypadat super na vrcholu vaší hry. Rád pracujete opravdu pozdě v noci, ale nechcete, aby si váš šéf nebo klienti mysleli, že spálíte půlnoční olej? Naplánujte si e-mail na první věc příští ráno, aby to vypadalo, že už jste v provozu a že jste produktivní.
Získejte informace přesně, když je potřebujete
Boomerang vám nedovolí naplánovat e-maily ostatním lidem - umožňuje vám to také naplánovat zpět k sobě.
To znamená, že místo toho, aby věci nechávaly nepořádek ve své doručené poště, dokud nenastane ten pravý čas, abyste se s nimi vypořádali - nebo abyste nemuseli prohledávat svou poštu, když potřebujete nějakou informaci - stačí ji naplánovat tak, aby dorazila v horní části doručené pošty přesně tehdy, když potřebuj to na vrcholu mysli.
Takže pokud máte e-mail plný informací pro schůzku příští týden? Naplánujte si to tak, abyste se dostali do horní části doručené pošty 20 minut předem, abyste si ji pak mohli prohlédnout. Požádal vás někdo na otázku, na kterou nemůžete odpovědět, dokud zítra nehovoříte se šéfem? Nechte si to vrátit zítra odpoledne - kdy se s tím můžete skutečně vypořádat.
Zůstaňte v kontaktu se svou sítí
Jednou z nejtěžších částí budování dobrých profesionálních vztahů je zapamatování zůstat v kontaktu v pravidelných intervalech. Tento stejný trik můžete použít k odstranění tohoto problému v zárodku!
Až příště odešlete e-mail s kontaktem, aby se ohlásil nebo zastřelil zprávu, která jí poděkovala za to, že si s vámi vzala kávu, druhý den, Boomerang, vrátí se na vrchol vaší doručené pošty za měsíc nebo dva, pokud se chcete ujistit, že znovu se jí dotkněte základny. Neustále budete rozvíjet své vztahy - aniž byste se museli snažit sledovat, kdy byste se měli dostat ven.
Zůstaňte na vrcholu svých cílů
Je to zábavný způsob, jak používat tento nástroj - napište e-mail do budoucna a naplánujte jej, aby se vrátil do vaší doručené pošty za tři měsíce, rok, kdykoli budete mít pocit, že to bude nejcennější. Načrtněte, kde byste v té době chtěli být, abyste mohli posoudit své cíle, zjistit, jak daleko jste se dostali, a posoudit oblasti, kde je třeba se zlepšit.
Máte-li profesionální verzi služby, můžete dokonce naplánovat opakující se zprávy - což znamená, že byste si mohli zaslat týdenní nebo měsíční připomenutí, abyste si našli nějaký čas na sebevědomí a na velké kariérní myšlení. Nebo si můžete jen poslat týdenní motivační citáty nebo potvrzení, abyste pomohli dál.
Toto je jen začátek - existuje mnoho způsobů, jak vám může plánování e-mailů pomoci. Vyzkoušejte Boomerang ještě dnes a Tweet me @erinaceous mi řekněte, jak budete tento nástroj používat!
