Podávání zpráv o výdajích se řadí hned tam s kořenovými kanály na mé zábavné stupnici. Přestože mi moje společnost oprávněně dluží spoustu peněz, téměř vždy se bojím, že musím tyto zprávy podat.
Pravděpodobně to má kořeny v mém prvním zaměstnání mimo vysokou školu, když jsem požádal svého šéfa o radu ohledně toho, jaké výdaje jsou vhodné pro nadcházející pracovní cestu. Jednoduše řekla: „Použijte svůj nejlepší úsudek.“
Um, díky. Vzhledem k tomu, že jsem nikdy nebyl na služební cestě, měl jsem pocit, že můj nejlepší úsudek se pravděpodobně lišil od jejích.
Ale myslím, že to byl smysl. Když jsem se stal manažerem a zaměstnanci mi položili stejnou otázku, zjistil jsem, že dávám stejnou vágní odpověď. Chtěl jsem vyzkoušet své zaměstnance, abych viděl, jak se chovali bez dozoru - kdyby jedli v noci divočině a foukali stovky dolarů na chlast, mohl bych zpochybnit jejich rozhodovací schopnosti (a ano, mohl bych je také předat za propagace místo toho, kdo tuto výzvu zvládl rozumně).
Morální příběh? Když váš šéf řekne „Použijte svůj nejlepší úsudek“, když utratíte desetník společnosti, myslí to vážně. To, jak vyřídíte své výdaje, o vás jako zaměstnanci hodně řekne a může to také ovlivnit vaši pověst u vašeho šéfa.
Naštěstí jsem v průběhu let vyvinul několik triků - a ty se hodí, abych se udržel na uzdě, když budu hrabat účtenky.
Sledovat a učit se
Nejlepší způsob, jak zjistit, kolik byste měli utrácet, je sledovat své ostřílenější kolegy. Šance jsou, že budete jíst, pít a zůstat na stejných místech, takže budete mít spoustu šancí stát a zjistit, co dělají jako první.
Zde je příklad: Když vy a vaši kolegové vyrazíte na večeři, nechte nejprve objednat všechny ostatní a věnujte pozornost nákladům na objednávku každé osoby. Až budete na řadě, ujistěte se, že váš výběr je nejméně nákladný nebo ve stejném rozsahu jako objednávky s nižšími cenami ve skupině. Ne, jen proto, že váš šéf objednává filet mignon, nutně neznamená, že byste se měli řídit. Když ale všichni veteráni objednou saláty Cobb, postupujte podle jejich pokynů a váš šéf nikdy nezpochybní cenu jídla.
A co když na vaší cestě nebude nikdo jiný? Zkuste předem provést nějaký výzkum. Zeptejte se ostatních kolegů, například: „Zamířím do Chicaga - můžete navrhnout několik míst k jídlu?“ Zjistěte, kde obvykle zbytek týmu často frekvence, a budete mít několik míst, o kterých víte, že jsou na úkor nákladů.
Nebuď chamtivý
Pravděpodobně se to zdá zřejmé, ale mohu vám říci ze zkušenosti, je snadné se cítit, jako byste mohli žít trochu, když vás v kanceláři letí, platit za váš hotel a posílat vás na fantastické večeře s klienty. A přestože vidíte, jak to žijí ostatní lidé, protože vědí, že někdo jiný kartu zvedne, je lepší vsadit, aby vaše výdaje zůstaly na minimu, kdykoli je to možné.
Pravidlo: Pokud byste si je nekoupili svými vlastními penězi, nevynakládejte je. Sklenici vína k večeři? Dobře. Sklenici vína, plus tři koktejly, pár aplikací a dezert? „Potřeba“ toho nebude snadné zdůvodnit.
Nebuď levné
Zdá se rozumné, že byste neměli vynakládat na společnost desetník - ale co levnější předměty? Dokážete na cestách za prací utratit ranní latte a bagel? Technicky můžete požádat svou společnost, aby vám vrátila částku 4, 67 $, kterou jste zaplatili za malou kávu a bagel, ale zaručuji vám, že nezískáte žádné body, když to váš šéf uvidí ve vaší rozepsané zprávě.
Například jsem měl jednoho zaměstnance předložit zprávu o výdajích za parkovací poplatek 1 $ z jednání klienta. Děláš si ze mě srandu? Vrátil jsem jí její dolar, ale od té doby jsem se vždycky cítil, jako by se pokoušela prchnout ze společnosti pro všechno, co mohla.
Ano, vaše společnost by měla platit přiměřené výdaje, když jste mimo a o zastupování společnosti, ale vaše náklady na nikl a stmívání způsobí, že budete vypadat neprofesionálně a nezralě, nemluvě o tom. Tady je dobrá zkouška: Pokud je to něco, co si obvykle kupujete v běžném pracovním dni, nevynakládejte to na úkor nákladů (ale ponechejte si své příjmy, v naději, že vám šéf nabídne zaplatit i za malé věci).
Vždy požádejte o potvrzení
V této poznámce je vedle udržení vašich výdajů v rozumných mezích nejdůležitější věcí, kterou byste měli mít na paměti, když jste mimo kancelář. Nemohu ani spočítat, kolikrát jsem nechal zaměstnance předložit zprávy o výdajích bez jakéhokoli důkazu o výdajích. Bez ohledu na to, jak si myslíte, že vám váš šéf důvěřuje, nemůže jen vzít slovo za to, že jste utratili 256 dolarů za poslední služební cestu.
Když jsem se zeptala jednoho zaměstnance, proč nezahrnula své příjmy za relativně malý výdaj - ten, který bych úplně schválil - připustila, že se bojí, že bych položku neschválila, takže prostě „zapomněla“ požádat o potvrzení. Měla pravdu: neschválila jsem to. Ale ne proto, že jsem proti nákupu protestoval - protože jsem neměl žádný důkaz, že by se to skutečně stalo.
Rychlý tip: Posuňte stacionární obálku hotelu z místnosti a uložte ji do kabelky nebo kufříku. Omotejte kolem své peněženky velkou gumičku, aby vám připomněla, že chcete požádat o potvrzení - poté, co ji obdržíte, vložte ji do obálky. A pokud je na výdajích něco neobvyklého, napište jej na zadní stranu, než jej odložíte.
Každá společnost a každý šéf má jiný přístup k nakládání s výdaji, což znamená, že neexistuje žádné tvrdé a rychlé pravidlo, které se bude vztahovat na každou situaci. Ale držte se těchto pokynů a váš šéf nikdy nebude mít důvod zpochybňovat svůj nejlepší úsudek.
