Jsem si jistý, že většina z vás je z e-mailové etikety zřetelně jasná. Víte, kdy předat poznámku kolegovi a kdy CC svého šéfa na vlákno. Dokonce víte, kdy implementovat někdy matoucí možnost BCC (nebo ne?). A podle toho, s kým korespondujete, pravděpodobně také víte, kdy reagovat a kdy ne.
A přesto se ukazuje, že CC / BCC / Odpovědět Všichni stále lidi navštěvují - a ne jen nedávné grady, kteří se právě dostávají do houpačky věcí. Poté, co jsem poslouchal kolegy a mluvil o jejich trapných e-mailových „oops“ chvílích, natáhl jsem se do své sítě, abych viděl, jaké další incidenty se v průběhu let vyskytly. Ukázalo se? Tyto malé e-mailové štítky mohou mít velký dopad, jak dobré, tak naprosto katastrofální - a velké lekce pro nás ostatní.
Pojďme to začít s touto anekdotou od Felipe, webového vývojáře, jehož spolupracovník se naučil tvrdě, že myšlení před vámi CC a press send je nejen obezřetné, ale šetří kariéru:
Na jednoroční výročí 9/11 můj spolupracovník Judd odstoupil z práce. Protože to bylo pro 11. září, jeden z jeho kolegů, Larry, ilustroval karikaturu zobrazující Judda jako vyděšeného dětem obávajícího se teroristu. Ukázalo se, že se Judd schovával pod postelí a tlačil medvídka. Larry to poslal do malé skupiny spolupracovníků a jejich manažera jako vtip. Z nějakého podivného důvodu manažer na vlákně e-mailem karikaturu a CCed celou společnost . Společnost měla přes 500 zaměstnanců. O pár hodin později byl manažer CC-všichni vystřelen a doprovodil budovu navždy. Jejda!
Takže lekce jedna: Pokud se chystáte na CC celou skupinu lidí, ujistěte se, že bude dobře přijat.
Právě to dělá Danielle, ředitelka kariérních služeb ve vysokoškolském vzdělávání. Využívá pole CC k oslavě úspěchů svých kolegů. "Posílání e-mailů do celého našeho kampusu, kde je třeba křičet, je dobré pro morálku, " říká Danielle, který má rád možnost CC také pomoci někomu zůstat ve smyčce a povzbuzovat ho, aby byl proaktivní.
Varovným slovem: Přestože výkřiky obvykle vedou k výkřikům ošípaných, někdy je dost. Amanda, koordinátorka získávání talentů, si vzpomíná na práci v bance, kde „Měli jednoho chlapa, který byl nechvalně známý tím, že odpověděl všem, aby řekl„ děkuji “nebo„ velmi si cením “… Každý. Singl. E-mailem. I kdyby tam bylo 50 lidí CC'd. Tam byl běhající vtip o něm a opravdu se lidé otrávili, “vysvětluje. Nakonec jeden z jejích frustrovaných spolupracovníků zavolal urážlivého respondenta a vysvětlil základy e-mailu.
James, editor kopií, zná příliš dobře problémy, které mohou nastat, když je zasláno příliš mnoho lidí. Vzpomíná si na incident z jeho vysokoškolských let, kdy mimoškolní studentská rada jednou náhodou poslala zprávu celé své listině, spíše než BCC všem jejím členům. Výsledek? Týden odpovědi-vše chaosu pro 3000 studentů. "Dobré časy, " řekl James a zavrtěl hlavou, nepochybně si vzpomněl na nejplnější schránku, jakou kdy měl.
Pro některé jednotlivce je však BCC jen špatným obchodem. Jessica, specialista na rané dětství se sídlem v Brooklynu, o tom má říci:
Nemám rád BCCing. Mám rád průhlednost. Zničí to vždy lidé, kteří jsou „odpovědí všem“. Ve své současné roli musím rozesílat skupinové e-maily, abych mohl komunikovat čas a informace o místě a pravidelně požadovat zpětnou vazbu. I když v horní části e-mailu píšu tučně kurzívou, „nevyhnutelně neodpovězte na tento e-mail“, někdo to vždycky udělá. Povzdech. Proto jsem se rozhodl BCCing všem a jen CCing svůj tým. Pokud tedy někdo „odpoví všem“, ne všichni budou podléhat svým myšlenkám, názorům a pocitům.
Spisovatelka a editorka Sara se necítí tak silně na používání BCC jako někteří, ale věří, že je v tom trik:
Kdykoli chcete někoho BCC za účelem ukázat mu e-mail určený pro někoho jiného, zeptejte se sami sebe: Mohl bych poslat e-mail zamýšlenému příjemci (bez BCC) a poté jej předat dalšímu kontaktu? Je to mnohem upřímnější, protože místo toho, abyste vypadali, že skrýváte, s kým sdílíte e-mail, vypadá to, že jste jej odeslali obvyklým způsobem, a pak si pomysleli: „Možná bych to měl sdílet se svým šéfem za ni odkaz.' Je to více „Ujistěte se, že můj manažer je zazděn“ a méně „Spy při mé komunikaci s tím a tak, “ což je vždy hezké. Navíc, tímto způsobem jste pokrytí, pokud to BCCer někdy objeví!
Zmatek nezpůsobuje pouze CC a BCC. Je známo, že klamně jednoduchá „odpověď“ způsobuje, že se více než několik lidí potí. Rebecca, manažerka účtu, připouští stisknutí tlačítka „Odpovědět“, když chtěla zasáhnout „Předat dál“. Jako prezident klubu na vysoké škole, který pořádal velkou událost, byla Rebecca zděšena, když zjistila, že prostor, který klub plánoval používat, byl rezervován dvakrát. Ve spěchu, aby se podělila o svou zuřivost se zbytkem popravčího týmu, Rebecca vypsala spoustu explikátů zaměřených na majitele klubu, ale určená pouze pro oči jejích kolegů, a namísto předávání dál náhodně odpověděla! Rebecca se z této události dozvěděla mnoho věcí, včetně: „Ujistěte se, že posíláte zprávy správnému člověku, “ „neposílejte e-maily, když se naštváte“, a co je nejdůležitější, „Nebuď nezralý idiot. při odesílání e-mailů skutečným lidem. “
Nezapomeňte poslat své zprávy správné osobě. Mark, obchodní manažer, si přeje, aby mu věnoval pozornost před několika měsíci předtím, než zaslal redigované úpravy smlouvy nesprávné osobě. Když si Mark uvědomil svou chybu a vyděšil, že neztratil jen jeden, ale dva obchody, rozeslal potřebné omluvy a pospíchal, aby napravil škodu, kterou způsobil tím, že byl nedbalý. Přistál jen jeden ze dvou obchodů a rychle říká, že společnost, která se z rozpočtových důvodů vytáhla, tak neučinila kvůli své chybě - „i když jsem si jist, že to nepomohlo.“
I když může existovat rozdílný názor na to, kdy použít které pole, existuje několik ponaučení z těchto barevných anekdot. A pokud chcete můj názor? Nebuďte tak nepříjemnou odpovědnou osobou, vyhýbejte se mocnému CC a nezapomeňte někoho skutečně přesunout do BCC, pokud říkáte, že to děláte.
