Nezáleží na tom, zda používáte e-mailový účet společnosti k odeslání osobních e-mailů, je primárně na firmě. Je na vašem zaměstnavateli, aby stanovil zásady a pokyny, které upravují používání svých síťových zdrojů. Zaměstnavatelé by měli zaměstnance přečíst a souhlasit s Pravidly přijatelného užívání (AUP), které načrtávají, co je povoleno a co není, než jim udělí přístup k síťovým zdrojům.
Co je s používáním osobního e-mailového účtu k podnikání?
Znovu je odpovědí, že pravděpodobně není moudré. Obsahuje váš osobní e-mailový účet stejná pravidla pro heslo jako firemní e-mailový účet? Jsou komunikace mezi počítačem a servery poskytovatele osobních e-mailů zajištěny nebo šifrovány nějakým způsobem? Pokud odešlete citlivé nebo důvěrné informace, může to být zachyceno, nebo bude kopie uložena na cache nebo uložena na poštovních serverech?
Kromě těchto otázek, pokud vaše společnost spadá pod mandáty jako Sarbanes-Oxley (SOX), existují požadavky na ochranu a uchování e-mailové komunikace týkající se společnosti. Pokud pracujete pro vládní agenturu, existuje velká šance, že vaše komunikace podléhají určitým pravidlům týkajícím se svobody informací. V obou případech by odesílání oficiálních informací na váš osobní účet bylo umístěno mimo ovládací prvky, které jsou k dispozici pro ochranu a udržení e-mailové komunikace. Pokud tak učiníte, je to nejen porušení předpisů, ale také projevuje úmyslný a úmyslný pokus o obcházení systému a skryté skrytí vašich komunikací.
Neexistuje lepší příklad toho, proč míchání osobního e-mailu s pracovním e-mailem je strašný nápad, než to, že Hillary Clinton použil soukromý e-mailový server během své funkce ministra. Jednalo se o jeden z nejčastějších případů, proč byste neměli něco takového dělat. Nejen, že jde proti vládní politice. To prostě není dobrý nápad, protože osobní e-mailové účty obvykle nemají nikde jiný počet technických záruk, které vládní systémy dělají. Ne že vládní systémy jsou dokonalé, ale jsou typicky konfigurovány takovým způsobem, aby se pokusily minimalizovat bezpečnostní hrozby.
Na druhou stranu uličky se jednou Republikánská místopředsedkyně prezidenta Sarah Palin, bývalá guvernéra Aljašky, naučila tvrdě, že osobní e-mailové účty neposkytují stejnou úroveň bezpečnosti jako aljašský vládní e-mailový systém. Skupina, která se říká "anonymní", se podařilo vniknout do osobních poštovních účtů Yahoo. "Anonymous" udělal hrst e-mailových zpráv veřejně, víceméně prokázat, že skutečně hackli účet. Některé názvy zpráv a příjemci se zdají podporovat zvěsti, že možná použila svůj osobní e-mail, aby se etické předměty z e-mailového systému v aljašském státě udržely a mimo požadavky na svobodu informací.
Ujistěte se, že při vytváření hesel dodržujete osvědčené postupy i pro vaše osobní účty. Zabezpečte hesla nebo ne, použijte správný úsudek a postupujte podle pravidel při rozhodování o tom, zda chcete kombinovat osobní a obchodní e-maily.
Některé další skvělé zdroje zabezpečení elektronické pošty obsahují následující:
- Nebezpečí zpráv mimo kancelář - automatické odpovědi
- Proč potřebujete jednorázový e-mailový účet
Poznámka redakce: Tento starší článek byl aktualizován Andy O'Donnell
