Každý ví, že je důležité zkoumat materiály uprostřed hledání práce a také v komunikaci na pracovišti. A to vypadá jako docela snadný úkol; Koneckonců, jen dáváte svému psaní ještě jednu prohlídku, že?
No, ne docela. Abychom to dokázali dobře, korektura zabere trochu více času a úsilí než rychlé poslední čtení.
Ve skutečnosti je základní pravopis a gramatika jen začátek. Níže jsem použil své redakční odborné znalosti k procházení všemi věcmi, které byste měli opravdu kontrolovat, když si dokážete (že většina lidí zapomíná). Použijte jej jako druh kontrolního seznamu při příštím prohlížení dokumentů nebo e-mailů, než zasáhnete „odeslat“.
1. Základní pravopis a gramatika
Hej, řekl jsem, že to byl začátek. Vypadá to jednoduše, ale drobné pravopisné a gramatické chyby mohou vážně poškodit dojem všeho, co posíláte. Začněte tedy pečlivě ujistit se, že jste na jejich místo vložili období, použili jste správnou verzi běžně zmatených slov a nechtěli jste omylem překlepat něco, co kontrola pravopisu nerozpozná.
Pro tip: Nejste si jisti gramatickým pravidlem? Požádejte o pomoc gramatickou knihu nebo gramatiku. Nebo, pokud je to tak matoucí, že ho musíte vyhledat, může být užitečné zjednodušit větu a problém zcela odstranit.
2. Správná substantiva
To je něco, na co lidé často zapomínají, když se dívají na pravopis ve své práci: Podívejte se na správná substantiva a ujistěte se, že jsou správně napsána. Pokud má manažer dlouhé a komplikované jméno (nebo dokonce jméno, které by mohlo být napsáno více způsoby, například Smith nebo Smyth), proveďte rychlé vyhledávání na Googlu nebo v adresáři zaměstnanců, abyste se ujistili, že jste ho zadali správně. Udělejte totéž pro jména společností, názvy pracovních míst a umístění.
Tip pro tip: Když jste u toho, zkontrolujte také, zda společnosti dodržují podivná pravidla pro používání svých jmen, jako všechna malá písmena nebo několik slov v kombinaci bez mezer - je snadné se mýlit, ale může to být špatná chyba, zejména pokud posíláte e-mail s někým z této společnosti. Skvělým příkladem je jednodenní, který nemá velké písmeno a dává dohromady tři slova do jednoho.
3. Slovesné časy
Slovesné časy jsou nepříjemné, protože mnohokrát existuje obrovský rozpor mezi tím, jak lidé mluví a píšou, a tím, jak správná gramatika říká, že byste měli mluvit a psát. Přečtěte si znovu své věty, abyste se ujistili, že nemícháte slovesné časy nebo nepoužíváte více časů ve stejné větě (často se to děje ve větách, ve kterých vyjmenováváte více akcí).
Tip pro tip: OWL v Purdue má šikovně podmanivý slovesný napjatý list, takže můžete vidět, jak se různé slovesné časy vzájemně vztahují.
4. Struktura věty
Podívejte se na délku svých vět. Všimnete si hodně čárek, středníků a spojek? Některé z vašich vět mohou být runy, takže se podívejte, jestli je můžete vyčistit zkrácením. Pamatujte: Někdy je lepší rozložit věci a vědět, že vše je čitelné, než zkusit usilovně znějící působivě a nakonec zmást čtenáře.
Tip pro tip: Mnoho odborníků má tendenci používat příliš mnoho středníků (vinných podle nabití). Chcete-li jasněji napsat, zkuste se jich několik zbavit a vytvořte samostatné věty.
5. Formátování
To může být zvláště důležité, pokud zasíláte životopis nebo průvodní dopis. Podívejte se na svůj dokument jako celek (nebo nechte někoho jiného udělat) a kritizujte, jak to vypadá. Jsou marže příliš široké? Je písmo příliš malé nebo obtížně čitelné? Mohli byste použít tučné písmo, abyste něco usnadnili? Chcete, aby kus, který posíláte, vypadal stejně dobře, jak to zní.
Pro tip: Obecným pravidlem, které rád dodržím, je nikdy nepoužívat více než dva formátovací triky (tučné, kurzíva, podtržení, funky okraje, malé písmo) ve stejném dokumentu. Když už mluvíme tučně, kurzívou a podtržením, nikdy nepoužívejte více než jednu najednou. Tučný a podtržený něco v dokumentu neznamená, že to vypadá zvlášť důležitě; vypadá to bláznivě.
6. Konzistence
Ujistěte se, že vaše psaní je konzistentní po celou dobu, zejména pokud používáte čísla, symboly nebo kontrakce. Například říkáte ve své práci „spolupracovníky“ a „spolupracovníky“? Rozhodněte se, kterou chcete použít. Používáte „%“ nebo „procento“ k mluvení o statistikách ve svém životopisu? Ani to není špatné, ale je důležité si vybrat jeden a používat jej důsledně po celou dobu.
Tip pro tip: Pokud se vám při rozhodování o těchto drobných rozhodnutích ohledně konzistence dostává únava při rozhodování, postupujte podle pravidel AP stylu používaných většinou novinářů.
7. Idiomy
Pokud používáte postavy řeči, ujistěte se, že jste je skutečně používali správně. Například lidé často kombinují „jednou za čas“ a „jednou za čas“, jakož i „nemohli se starat méně“ a „nemohli se starat méně“. Google před projevem projevu promluvil jakékoli projevy řeči určitě jsou A-OK.
Tip pro tip: Pokud se vydáte cestou Google, vřele doporučuji podívat se na více zdrojů (nejméně čtyři nebo pět), abyste se ujistili, že se všichni shodnou na tom, co je to za idiom. Jednou jsem Googled postavu projevu, a ukázalo se, že první výsledek vyhledávání na tomto konkrétním idiomu byl úplně špatně - Jejda.
8. Celkový průtok
Zejména poté, co jste upravili a vyladili svou práci, je snadné začít znít nespojitě nebo nesouvisle. Jakmile tedy uděláte jeden průkaz korektury, ujistěte se, že vše logicky protéká a snadno sledujte přechody.
Tip pro profesionály: Zkuste svou práci číst nahlas pomalu a všimněte si jakýchkoli problémů se zvukem psaní. Pokud se tak cítíte pohodlně, podívejte se, jestli to dokážete nahlas přečíst i někomu jinému. Mnohokrát se ostatní potýkají s malými problémy, které si myslíte, že jsou v pořádku, ale které se ostatním čtou jinak.
Korektury se týkají více než jen hledání chyb; jde o to, aby všechny vaše kachny byly v řadě a aby se malé věci shodovaly.
Sečteno a podtrženo? Staňte se mistrem detailů.
