Většina z našich e-mailů je pravděpodobně považována za důležitou, ale rozhodně ne všichni. Být schopen rozlišovat důležité zprávy od ostatních, jako je spam nebo zprávy, které nepotřebují naši pozornost hned, může drasticky ovlivnit čas strávený prosévání prostřednictvím e-mailů.
Většina e-mailových služeb a programů používá to, co se nazývá priority zpráv označit, co je důležité a co není důležité. Existují dva hlavní způsoby, jak lze prioritu zpráv použít - ručně a automaticky, a přestože se může zdát zvláštní, můžete dokonce označit zprávu jako nízkou prioritu nebo nedůležitou.
Jak to funguje
V závislosti na e-mailové službě a programu, které používáte, můžete ručně označit zprávu za důležitou nebo nedůležitou. Pokud jste připraveni odeslat e-mail, pokud je součástí funkce, můžete říci, že e-mail je důležitý a měl by být jako příjemce označen jako příjemce, nebo můžete snížit význam, aby se necítili povinni adresovat e-mailu okamžitě.
Emaily nesoucí nejvyšší důležitost mohou být ve složce Doručená pošta označena tučným písmem nebo označena červenou barvou, zatímco méně důležité zprávy mohou být šedé nebo posunuty v seznamu. Specifika závisí na e-mailovém programu příjemce.
Někteří poskytovatelé e-mailů automaticky nastaví prioritu e-mailu, a to i v případě, že úroveň důležitosti není určena odesílatelem. Předpokládá úroveň priority a provede filtrování do části Důležité v doručené poště. Tato funkce je založena na předpokládaném chování a stále se mění podle služby podle toho, komu jste odeslali e-maily a zda je zpráva automaticky generována nebo od skutečné osoby.
Další e-mailové klienty vám mohou dokonce dovolit změnit stav významu e-mailů. To je často to, co je potřeba, pokud příjemce vždy používá vysokou / důležitou prioritní vlajku, pokud by neměl, ale je stejně užitečné, pokud chcete, aby všechny e-maily od jednoho odesílatele byly označeny za důležité, abyste nikdy o nich neztratili.
Proč to záleží
Který byste měli raději: e-mailový program, který vás upozorní pokaždé, když obdržíte zprávu - dokonce i spam - nebo ten, který automaticky odfiltruje to, co si myslí, že je bezvýznamný a ponechává vám nejkritičtější e-maily v samostatné složce nebo, ještě lépe, na vrcholu doručené pošty?
Když strávíte méně času prohledáváním nedůležitých e-mailů, můžete věnovat více času práci nebo odpovědi na e-maily, které potřebují vaši pozornost a pozornost právě teď. Je to jeden z nejlepších způsobů, jak komunikovat nejen lépe a slyšet rychleji, ale snadno zjistit, co je důležité, když dostanete desítky nebo více nových zpráv každý den.
V závislosti na aplikaci, kterou používáte, může e-mailový klient odeslat oznámení o novém e-mailu, pouze pokud považuje zprávu za důležitou. Můžete snadno vidět, jak užitečné je odstranění všech nekritických e-mailů z vašich oznámení, aniž byste je skutečně odstranili.
Komunikace o významu zprávy je stejně důležitá jako u e-mailu, neboť je v osobním kontaktu a není to mnohem obtížnější. Stačí, když při odesílání e-mailu rozhodujete mezi vysokou nebo nízkou prioritou.
Jak to udělat
Většina e-mailových klientů vám při sestavování e-mailu umožňuje nastavit prioritu zprávy. Obvykle se nachází v krabici pro psaní, protože můžete nastavit důležitou úroveň na základě e-mailu.
Můžete změnit prioritu zprávy nebo povolit speciální filtrování Důležité ve všech typech e-mailových klientů a webmailových služeb. Některé příklady zahrnují Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com a Yahoo Mail.
