Z jakéhokoli důvodu jste ve své práci pozadu. Váš seznam úkolů je mimo kontrolu, chybí vám termíny a vaše doručená pošta je plná e-mailů od spolupracovníků, kteří sledují věci, které jste jim před týdny slíbili.
Když jsou věci opravdu zoufalé, situace rychlá oprava nebo nová aplikace seznam úkolů neopraví situaci. Chcete-li znovu převzít kontrolu, je čas udělat krok zpět, posoudit situaci a provést několik strategických kroků, abyste vyčistili svůj talíř.
Nejprve musíte udělat to, čemu říkám „seznam kuchyňských dřezů.“ Zablokujte čas ve vašem rozvrhu na schůzku se sebou (doporučuji mimopracovní snídani). Poté na této schůzce zapište absolutně vše, co se právě děje. Začněte tím, že identifikujete hlavní seskupení práce (např. Klientská komunikace, interní reporting, najímání) a u všech různých položek, které se nevyhnutelně objeví, přidejte kbelík „Jiné“. Poté si na papír napište vše, co potřebujete. Žádná položka není příliš malá nebo příliš nevýznamná pro vytvoření seznamu. Je důležité čelit realitě přesně toho, co musíte udělat, abyste určili závažnost situace - a jak extrémní strategie budete muset zavést.
Obvykle se po provedení seznamu kuchyňských dřezů ocitnete v jednom ze dvou táborů. První tábor je, když se podíváte na všechno a je to jako hodně, ale s trochou perspektivy, pár věcí se reorganizovalo a pár týdnů šelem se to může stát. Bude to jen pár týdnů práce.
Ale pokud se podíváte na seznam kuchyňských dřezů a víte, že je nemožné vše zvládnout, jste v táboře dva. Nějak jste se pokousal daleko víc, než můžete žvýkat, a jste naprosto ohromeni a zoufale pozadu. Jsem tu, abych vám řekl, že je čas čelit této realitě a provést nějaké změny.
Pro zjednodušení vašeho frazzled self, zde je sedm strategií, které vám pomohou dostat zpět svůj pracovní život pod kontrolu:
1. Prořezejte strom
Podívejte se na úkoly v seznamu kuchyňských dřezů a rozhodněte, které z nich lze zcela odstranit. Vím, že to zní strašidelně - dokonce nemožné. Ale jsem ochoten se vsadit, že existuje několik věcí, které se ve skutečnosti nemusí dělat hned teď (alespoň ne vy). Sekeru by mělo dostat cokoli, co není kritické.
2. Zjednodušte výstup pomocí pravidla 80/20.
Existují nějaké úkoly nebo projekty, kde by 20% úsilí přineslo 80% dopadu? Například váš šéf chce konkurenční analýzu nového produktu, který zamýšlí uvést na trh. Bude stačit jedna stránka každého vážného konkurenta, než jí předá román o konkurenčním prostředí, aby pomohla učinit toto rozhodnutí? Nebo pokud většina příjmů, které vyděláte jako obchodní zástupce, pochází z větších obchodů, ale polovinu času věnujete malým obchodům, které sotva pohnou jehlou, můžete místo toho posunout svůj čas a pozornost na větší obchody? Ano? Jděte s těmito úkoly nebo projekty.
3. Automatizovat nebo zadávat
Odborník na produktivitu Stever Robbins napsal velký kus pravidla 30/3. To vysvětluje, že něco, co vám zabere 30 minut denně, zvyšuje až tři týdny v roce. Tři celé týdny! Získejte čas zpět tím, že zjistíte, zda existují nějaké menší úkoly, které můžete zautomatizovat nebo zadávat pomocí nástrojů třetích stran, jako je Assistant.to, a urychlit tak plánování.
4. Požádejte o pomoc
Promluvte si se svým šéfem, kolegy, zaměstnanci, dokonce i jinými odděleními, abyste zjistili, zda vám někdo může pomoci s převzetím pracovního vytížení. Kdo ví - možná vaše stážistka umírá, aby si v aplikaci PowerPoint nechala namočit nohy, nebo možná má Dan z prodeje model Excel, který byste mohli snadno přizpůsobit předpovědi svého rozpočtu. Podívejte se na oblasti, ve kterých dochází k určitému překrývání s prací kolegů pro nejviditelnější předání. (Pokud potřebujete pomoc při zahájení této konverzace, podívejte se na tyto tipy pro delegování.)
5. Spusťte sekvenování
Pokud se vše, co zbývá na vašem seznamu, musí stát a nebudete mít žádnou pomoc, pak se to musí stát - prostě ne všechny najednou. Podívejte se na své termíny a zjistěte, které položky jsou skutečně naléhavé a které jízdní řády lze posunout zpět. Váš manažer vám může a měl by vám pomoci s určováním priorit a sekvenováním.
6. Předejte moratorium na Ano
Tato strategie nepomůže vyřešit váš stávající problém, ale je rozhodující pro jeho udržení pod kontrolou. Dokud nebudou věci znovu pod kontrolou, musíte být králem nebo královnou „Ne!“ Nepřijímejte další projekty, dokud se nedostanete z tohoto nepořádku.
7. Navrhněte pronájem
Pokud jste vyzkoušeli všechny výše uvedené a stále se ocitnete plavat v úkolu, možná je na čase požádat o přidání někoho do svého týmu. V závislosti na firemní kultuře a rozpočtu považujte částečnou pracovní dobu, stáž nebo dočasnou pomoc za levnější variantu.
A pokud všechno ostatní selže, vyhlásit konkurz na seznamu úkolů a přesunout se na Bali. Jen si dělám srandu, nezklameš. Jednoduše se ocitnete v trošku více stresu, než obvykle, až to všechno zjistíte - ale slibuji, že se tam dostanete.
